Когда учреждение покупает несколько одинаковых объектов, например компьютеры, столы или оборудование одной модели, удобнее не заводить каждую позицию вручную с нуля. В 1С:БГУ можно сформировать капитальные вложения одним документом, указать объект группового учета и затем использовать данные для карточки капитальных вложений.
Перед вводом проверьте, что объекты действительно однородные: у них одинаковое назначение, характеристики, срок полезного использования, дата принятия к учету и несущественная стоимость в учетной политике учреждения. Если хотя бы один признак отличается, безопаснее вести такие объекты раздельно.
1. Создайте документ поступления
Откройте раздел ОС, НМА, НПА и создайте документ Поступление ОС, НМА, НПА. В шапке заполните контрагента, договор и центр материальной ответственности. Если в базе включен учет по подразделениям, дополнительно укажите подразделение, куда поступает имущество.
На этом же этапе выберите способ зачета аванса и проверьте настройки цен. Если НДС включен в сумму или должен приниматься к вычету, это нужно указать до проведения документа, иначе бухгалтерские записи придется исправлять позже.
2. Подготовьте объект группового учета
В справочнике Основные средства, НМА, НПА создайте элемент для группы объектов. Укажите вид НФА Основные средства и включите признак Групповой учет. Такой элемент будет объединять однотипные объекты, но не отменяет последующее присвоение инвентарных номеров.
Не используйте групповой учет только ради сокращения ввода. Если у объектов разные характеристики, стоимость, срок полезного использования или материально ответственные лица, их нужно разделить, чтобы карточки и отчетность не искажали учет.
3. Заполните капитальные вложения
На закладке Капитальные вложения выберите созданный объект группового учета. Заполните КПС, КФО, счет учета капитальных вложений, количество, сумму и ставку НДС. Для примера с 30 одинаковыми объектами количество указывается одной строкой, а сумма отражает общую стоимость группы.
Если нужно сформировать карточку капитальных вложений по форме 0509211, установите флаг отражения в карточке и создайте связанную карточку. Это поможет затем проверить, что группа объектов попала в учет не только в документе поступления, но и в регистре капитальных вложений.
4. Заполните дополнительные сведения
На закладке Дополнительно укажите раздел лицевого счета, данные документа поставщика, дату подписания и документ-основание. Если поставка оформляется через государственный контракт, отдельно проверьте реквизиты, которые будут нужны для подтверждения приемки и оплаты.
На закладке Сведения об оборудовании при необходимости заполните количество по документам, массу, особенности поставки, дефекты и примечания. Эти сведения особенно важны, если имущество поступает партией и нужно зафиксировать расхождения при приемке.
5. Выберите бухгалтерскую операцию
На закладке Комиссия укажите комиссию по приемке основных средств. Затем на закладке Бухгалтерская операция выберите типовую операцию по поступлению ОС, НМА, НПА по договору поставки или другой подходящий вариант для вашей ситуации.
Если дата фактической поставки отличается от даты подписания документа о приемке, сначала разберите, не является ли поставка неотфактурованной. В таком случае типовая операция будет другой, и обычное поступление может дать неверную корреспонденцию счетов.
6. Проверьте результат проведения
После проведения откройте движения документа. По капитальным вложениям должны сформироваться записи на счете 106.21 или другом счете, который соответствует виду имущества и настройкам учреждения. Отдельно проверьте признание денежного обязательства на оплату поставщику.
Затем сформируйте карточку капитальных вложений и убедитесь, что в ней отражены данные по группе объектов. Если количество, сумма или счет не совпадают с документом поступления, исправлять нужно первичный документ и настройки объекта, а не только печатную форму.
Что проверить перед закрытием операции
- объекты соответствуют критериям однородности;
- в карточке ОС включен признак группового учета;
- КПС, КФО, счет учета и сумма заполнены по учетной политике;
- документ поставщика и документ-основание указаны полностью;
- выбрана правильная типовая операция;
- проводки и карточка капитальных вложений совпадают с задачей учета.
Если в базе нет нужных форм, не заполняются реквизиты или проводки отличаются от учетной политики, специалисты компании «АйБиТи Консалт» помогут проверить настройки бюджетного учета, обновить конфигурацию и организовать сопровождение 1С или информационно-технологическое сопровождение для регулярной работы с 1С:БГУ.