В 1С:Бухгалтерии 8 можно отправлять запросы на сверку расчетов сразу по списку контрагентов. Это удобно перед закрытием периода: бухгалтер видит, кому нужен акт сверки, выбирает способ отправки и не собирает письма вручную по одному партнеру.
Если с контрагентом уже настроен 1С-ЭДО, акт можно отправить электронным документом. Если ЭДО пока не подключен, программа сформирует письмо на адрес из карточки контрагента. Перед массовой отправкой проверьте настройки почты и список получателей.
1. Настройте почту организации
Откройте настройки почты. В простом интерфейсе путь такой: Настройки - Основное - Настройки программы - Органайзер - Почта. В полном интерфейсе откройте Администрирование - Настройки программы - Органайзер - Почта.
Почта должна быть настроена не только на отправку, но и на получение писем, если вы хотите видеть ответы контрагентов в программе. После настройки проверьте тестовую отправку и убедитесь, что письма не уходят в ошибку авторизации.
2. Проверьте карточки контрагентов
Перед рассылкой откройте карточки контрагентов и заполните рабочие адреса электронной почты. Для партнеров, с которыми используется электронный документооборот, проверьте состояние обмена и актуальность идентификаторов ЭДО.
Если адрес не заполнен или указан общий ящик без ответственного бухгалтера, рассылка формально уйдет, но ответ может потеряться. Для важных контрагентов лучше заранее согласовать получателя акта сверки.
3. Откройте монитор сверки
В простом интерфейсе перейдите в Контрагенты - Монитор сверки с контрагентами. В полном интерфейсе используйте раздел Продажи или Покупки, затем Расчеты с контрагентами - Монитор сверки с контрагентами.
Установите период сверки и отборы. Обычно удобнее сначала оставить контрагентов со статусом, где сверка не выполнялась или запрос еще не отправлялся. Так бухгалтер не будет повторно беспокоить тех, кто уже прислал ответ.
4. Запустите рассылку по готовому варианту
Нажмите Запросить сверки и выберите подходящий вариант рассылки. Программа позволяет отправить письмо с просьбой прислать акт сверки или письмо со своим актом сверки во вложении, который будет сформирован автоматически.
Перед отправкой просмотрите список получателей. Уберите лишних контрагентов, проверьте адреса и текст письма. Если часть сверок должна уйти через ЭДО, убедитесь, что для этих контрагентов обмен настроен и статус позволяет отправить электронный документ.
5. Отследите ответы и статусы
После отправки в мониторе изменятся статусы сверки. По ним видно, кому запрос отправлен, от кого получен ответ и где сверка еще не завершена. Если почта подключена на получение входящих писем, программа сможет загрузить информацию о полученном ответе.
Для регулярной работы полезно использовать 1С:Сверку: сервис помогает быстрее обмениваться актами и контролировать расхождения. Но даже без отдельного сервиса монитор сверки помогает не вести список запросов в таблицах вручную.
6. Настройте собственный вариант рассылки
Если стандартный текст письма не подходит, откройте редактирование варианта рассылки. Можно изменить тему, текст, вложения и логику формирования акта. Такой шаблон удобно подготовить отдельно для покупателей, поставщиков или групп контрагентов.
Не меняйте шаблон прямо перед массовой отправкой без проверки на одном контрагенте. Сначала отправьте тестовое письмо, откройте вложенный акт и убедитесь, что период, организация, договор и контакты заполнены корректно.
Что проверить перед закрытием периода
- почта организации отправляет и принимает письма без ошибок;
- в карточках контрагентов заполнены актуальные адреса;
- для ЭДО-контрагентов настроен обмен электронными документами;
- в мониторе сверки выбран правильный период;
- из списка получателей исключены контрагенты, по которым сверка уже завершена;
- ответы после рассылки отражаются в статусах монитора.
Если рассылка не уходит, статусы не обновляются или акты сверки формируются с неверными данными, специалисты компании «АйБиТи Консалт» помогут проверить настройки почты, ЭДО, карточки контрагентов и организовать сопровождение 1С для регулярной сверки расчетов без ручного контроля.