1С:Документооборот 8

Выберите редакцию продукта

Решение «1С-Документооборот» разработано для упрощения, оптимизации операций и автоматизации процессов по работе с документами для организаций любого направления деятельности. Конфигурация представляет из себя универсальную базу, в которой хранится вся документация, а также обеспечивает быстрый доступ к любому файлу.

Внедрение «1С: Документооборот» позволяет не только сократить трудовые ресурсы на формирование документов, но также избежать ошибок. Программный продукт может быть использован для автоматизации различных бизнес-задач по оформлению, согласованию и даже исполнению документации.

Решение является универсальным, поэтому может применяться на любых предприятиях, вне зависимости от формы собственности и масштаба. Продукт весьма гибкий, он позволяет настроить интерфейс и функционал под требования конкретной компании, что дает возможность использовать программу в любых направлениях с учетом внутренней политики фирмы.


Задачи, которые позволяет решить программа

Типовая поставка 1С: Документооборот состоит из нескольких функциональных разделов, разработанных для решения определенных задач по обработке документации. Поставщик выделил девять функциональных инструментов для автоматизации процесса.


Управление

Основной раздел с набором стандартных функций:

  • Ведение учета исходящей и входящей документации, обработка корреспонденции, документов предприятия, приказов;
  • Поддержка электронной подписи для регистрации и утверждения документов;
  • Составление распоряжений и организационных документов;
  • Доступ к контролю по исполнению. Поэтапное изменение статуса документа по предварительному согласованию, утверждению, регистрации, рассмотрении и пр. В рамках каждого статуса документу можно присвоить определенное состояние;
  • Сканирование, работа со штрихкодами для отражения документов в программе, реализации учета и хранения;
  • Архивирование документации для удобного доступа;
  • Обеспечение контроля. Функция обладает гибкими настройками, что позволяет адаптировать ее под потребности руководителей (рассмотрение в указанное время, контроль исполнения, проверка утверждения контрагентом и пр.).

Обработка договоров и сопроводительной документации

Программа обеспечивает автоматизацию основных рабочих процессов, начиная от планирования и согласования, заканчивая передачей и контролем возврата, периода действия, порядка исполнения, аннулирования. В информационную базу автоматически вносятся все действия по каждому документу. Система включает расширенный инструментарий для обработки договоров:

  • Работа с проектными задачами: составление списков, утверждение сроков для исполнения, разработка производственных графиков, аналитика исполнительных результатов;
  • Применение готовых шаблонов. Для быстрого составления договоров в программе имеются готовые шаблоны с функцией автозаполнения реквизитов. Каждый документ дополняется карточкой, где указаны необходимые данные о нем. В карточке можно найти все данные, включая корреспонденцию, активные процессы, черновые и чистовые варианты, утверждения, а также прочую важную информацию;
  • Согласование в различных формах (например, последовательное, параллельное, смешанное, выполняемое с учетом определенных условий);
  • Составление договоров для неограниченного количества сторон, указание корреспондентов. Возможно внесение сведений в типовый шаблон;
  • Опции для автоматического изменения периода действия документа с соответствующим уведомлением уполномоченных работников;
  • Работа с отчетностью и аналитикой, что позволяет оценить эффективность работы кадрового состава, сформировать перечень партнеров для последующего заключения договоров с учетом сезонности спроса и других сопутствующих факторов.

Управление действиями

В процессе обработки документов предусмотрен запуск связанных процессов в автоматическом режиме. Функция обладает гибкими конфигурациями, что дает возможность формировать индивидуальные цепочки бизнес-процессов, выстраивать последовательность, значимость, а также контролировать порядок и срок исполнения.

В программный интерфейс входит девять стандартных действий, которые могут запускаться при обработке документации. Кроме того, документ можно связывать с другими задачами, отражаемыми в карточке. Например, пользователь может настроить автоматический запуск проектных задач, кадровых мероприятий и пр. Все действия подлежат контролю, для которого может быть выбран ответственный работник. Здесь же реализуются мониторинг и аналитика.

Работа с проектами

В базовый функционал программы входит возможность работы с проектами и сопровождение подобных мероприятий. Внедрение конфигурации Документооборот обеспечивает оптимизацию и автоматизацию ряда процессов:

  • Консолидация проектных данных. Речь идет о составлении списка объектов, которые относятся к определенному проекту и отображаются в карточке. В ходе работы с проектом пользователь может быстро найти все необходимые сведения;
  • Планирование процессов. Здесь предусмотрена настраиваемая иерархия. Клиент может составить календарный план, установить ограничения и настроить другие параметры для проекта;
  • Настройка исполнение. Задачи по проекту направляются на утверждение по предварительно подготовленному календарю. Для этого в программе предусмотрен отдельный процесс, где указан список исполнителей и сроки исполнения;
  • Контрольные мероприятия и аналитика. С помощью конфигурации можно обеспечить автоматический контроль сроков окончания конкретных задач и проектов, вести учет времени, а также производить анализ эффективности. Данные могут быть отражены в графическом виде (по диаграмме Ганта).

Почтовый клиент

Встроенная функция почтового клиента служит для обработки корреспонденции прямо из интерфейса ПО, автоматического прикрепления переписки к карточке документа, задачи или проекта. Постановка задач реализуется через электронную почту.

Корреспонденция обрабатывается в автоматическом режиме на основании заданных конфигураций. Здесь же доступна ручная настройка параметров. Вся переписка хранится в истории, при этом их может быть несколько (например, для конкретного пользователя или процесса).

Удобный поиск по переписке позволяет быстро найти нужное сообщение. Кроме того, с помощью программного функционала можно контролировать исходящую корреспонденцию на основании заданных параметров (ограничение количества получателей, настройка предупреждений при пересылке коммерческих данных и пр.).

Многопользовательский режим

Одновременная работа в программе реализуется посредством нескольких функций. Первая – доступ к групповой работе с документацией (внесение правок, рассмотрение, утверждение). Кроме того, в программе имеются дополнительные возможности:

  • Планирование мероприятий для организации совместной работы с соответствующими документами;
  • Бронирование коммерческих помещений с помощью справочника по этажам, территориальному расположению и пр. Это удобная функция для организации корпоративных переговоров, встреч с партнерами и пр.;
  • Форум. Полезная опция для совместного обсуждения рабочих вопросов. Здесь возможна настройка прав пользовательского доступа по категориям работников.

Учет трудового времени

Учет реализуется посредством расширенного набора инструментов. В программе можно вест учет временных затрат отдельно по проектам, по задачам, типам работ, процессам. Такой подход позволяет эффективно планировать рабочее время, рационально распределять кадровую нагрузку, вести внутренний производственный календарь.

Подсистема включает следующие инструменты:

  • Производственный календарь. Служит как персональный инструмент для планирования, предусматривает возможность переноса информации из проектов для составления рабочего графика, а также ручное внесение данных. Для руководителей и определенных категорий пользователей можно настроить расширенный доступ, например права редактирования;
  • Учет времени отсутствия на рабочем месте. Возможен учет для каждого работника с точным указанием продолжительности отсутствия, причины, замены и других показателей. Отсутствие работника предусматривает автоматизированный запуск процессов по заданным шаблонам (например, отправка оповещений другим сотрудникам, настройка переадресации входящей корреспонденции и пр.);
  • Отчеты. Работники могут составлять ежедневные отчеты, формировать сводки по выбранным данным;
  • Аналитика трудозатрат. Производится автоматически для определенных проектов, действий, их категорий. Анализ может быть настроен по конкретным параметрам, что позволяет оценить качество работы как отдельных кадров, так и групп.

 

Для чего нужен автоматизированный документооборот 1С?

Внедрение конфигурации на предприятии обеспечивает пять основных преимуществ, в частности:

1. Систематизация. Программа обеспечивает упорядоченную работу с документацией в соответствии с регламентированными стандартами, установленными правилами работы с корреспонденцией и других сопутствующих задач. Для безопасного хранения корпоративных данных в конфигурации имеется настраиваемая система директорий. Ее можно настроить под потребности бизнеса: например, разделить по категориям задач, подразделениям, отделам, видам бизнес-задач и пр. Интуитивно понятная поисковая система отвечает за быструю структуризацию документов, а также доступ к необходимым файлам. Вся важная документация будет всегда под рукой.

2. Оптимизация рабочего процесса. Представители отдельных подразделений в крупных компаниях могут уделять около половины рабочего времени на составление и обработку документации, поиск и заполнение данных. Автоматизация ряда процессов позволит сократить время обработки документации и уделить внимание более важным задачам. Внедрение автоматизированного документооборота дает возможность руководителю распределить кадровый состав и рационализировать рабочее время.

3. Оперативность. Входящая корреспонденция от контрагентов и покупателей, приказы и прочие обращения будут обрабатываться в разы быстрее с использованием СЭД. Такое решение позволит оптимизировать деятельность в подразделениях, которые не имеют прямого отношения к работе с документами (например, склад, логистика).

4. Надежность. Хранение корпоративного контента в информационной базе программы абсолютно безопасно. Кроме того, программа предусматривает применение усиленной защиты данных от несанкционированного доступа. В конфигурации доступно использование подписей электронного образца, что повышает уровень защиты.

5. Широкий спектр возможностей. Использование программы значительно упрощает взаимодействие с партнерами, клиентами, поставщиками, службами контроля, государственными организациями. Обмен электронной документацией – это быстро, безопасно и эффективно.

 
 

Пользователи продукта получают следующие преимущества:

  • Упорядоченная обработка документов;
  • Отсутствие рисков, связанных с утерей документов либо пересечением фрагментов при условии обработки несколькими пользователями;
  • Оперативный поиск к необходимой информации;
  • Оптимизация работы с документацией за счет отлаженного процесса.

Поскольку программа не имеет отраслевой привязки, она будет одинаково полезна как для бюджетных, так и для коммерческих отраслей, поэтому может использоваться в организациях любого масштаба, включая холдинги. Кроме того, разработку можно адаптировать под индивидуальные потребности фирмы.
Документооборот 1С обеспечивает эффективную автоматизацию учета документации, эффективное взаимодействие участников рабочего процесса, беспрепятственный контроль аспектов исполнения задач, в частности:

  • Безопасное хранение документации в централизованной базе;
  • Доступ к файлам в режиме онлайн с учетом настроек доступа для пользователей;
  • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
  • Опции настройки и редактирования документов;
  • Контроль документации в различных форматах (офисная документация, текстовая, графическая, визуальная, архивная, аудио-, видео- и пр.);
  • Поисковая строка, позволяющая осуществлять поиск по содержанию;
  • Многопользовательская работа с возможностью беспрепятственного взаимодействия, включая контроль исполнения;
  • Маршрутизация файлов;
  • Автоматическая загрузка из электронного почтового ящика, сканера;
  • Учет и контроль рабочего времени.

Все шаблоны документов, встроенных в «1С Документооборот», соответствуют действующим требованиям законодательства и установленным стандартам.
Возможности программы
1. Поддержка многопользовательского режима работы через локальную сеть и через Интернет.
2. Работа через веб-браузер или в режиме тонкого клиента.




Преимущества 1С:Документооборот

Прикладное решение разработано для автоматизации обмена электронными документами, организации регламентированного учета на предприятии, адаптации документооборота под внутреннюю политику компании.

Среди основных преимуществ продукта стоит выделить:

1. Многофункциональность. Все необходимые опции консолидированы в одном решении с интуитивно понятным интерфейсом. Примечательно, что даже базовый пакет включает весь спектр возможностей для автоматизации. Встроенный конфигуратор обеспечивает гибкие настройки конкретных функций с учетом потребностей организации. Программа отличается стабильностью и надежностью.

2. Соответствие установленным нормам. Продукт разработан с учетом действующих законодательных требований по оформлению документации. Шаблоны обновляются по мере внесения законодательных правок, поэтому регламентированная отчетность – всегда под рукой.

3. Надежность. Благодаря гибким настройкам прав и безопасному хранению информации, риски утечки и потери коммерческих данных сводятся к минимуму. Для повышения безопасности программу можно использовать совместно с ЭЦП.

4. Быстрая интеграция. Продукт адаптирован для работы как с другими конфигурациями 1С, так и со сторонними системами. Это позволяет реализовать комплексную, системную автоматизацию на любом предприятии.

5. Простой интерфейс. Пользователь сможет без труда освоить программный интерфейс. В поставку входят справочные материалы с детальным описанием функционала. Кроме того, вы можете обратиться в пользовательскую поддержку. Также для работы доступно бесплатное мобильное приложение.

Гибкие конфигурации. Продукт может поставляться в четырех версиях, среди которых есть двуязычная версия. Для автоматизации возможна частичная установка подсистем. Гибкость настроек позволяет использовать продукт совместно с профильными решениями. Если необходима автоматизация нестандартных процессов, доступно внесение правок в типовую


Примечание: обслуживание программного продукта «1С:Документооборот 8» ПРОФ осуществляется ТОЛЬКО при наличии действующего договора на информационно-технологическое сопровождение (1С:ИТС).

По дополнительным вопросам вы можете обратиться к специалистам компании "АйБиТи Консалт".

Этот продукт уже выбрали у нас

Дополнительные услуги

Поможем сориентироваться в многообразии различных продуктов 1С и посоветуем что подойдет именно для вашего бизнеса наилучшим образом.
бесплатно
service

опыт работы
с 1С с 2005 года

Более 900 клиентов
и 150 отзывов

35 сертификатов
от 1С

Гарантия
качества работ


Не знаете какой продукт или услугу выбрать?

Cвяжитесь с нами или оставьте свои данные и мы свяжемся с вами

Звоните нам бесплатно

+7 (495) 506-74-81

Приходите к нам

105064, Москва, ул. Казакова, д.27
Яндекс.Метрика Связаться с менеджером