Трудовая функция и код ОКЗ попадают в подраздел 1.1 ЕФС-1 из кадровых данных. Если в 1С:ЗУП не настроить эти реквизиты заранее, отчет может сформироваться с ошибкой, а кадровые мероприятия придется исправлять уже перед отправкой. С 2026 года дополнительно важно проверить новый классификатор ОКПДТР и связку должности с выполняемой функцией.
Ниже приведен рабочий порядок проверки. Он подходит для приема, перевода, увольнения, изменения квалификации, регистрации трудовой деятельности и договоров ГПХ, где требуется код выполняемой функции.
Когда нужна проверка
Проверяйте трудовую функцию перед массовым вводом кадровых документов, после обновления базы, при изменении штатного расписания и перед сдачей сведений через 1С-Отчетность. Отдельно посмотрите должности с льготами, ограничениями, профстандартами и разными обязанностями при одинаковом названии должности.
- для обычного сотрудника нужна трудовая функция и код ОКЗ;
- для неполного рабочего времени дополнительно проверяются признаки НЕПН или НЕПД;
- для договора ГПХ трудовая функция не заполняется, но код ОКЗ указывается вручную;
- для статистической отчетности могут потребоваться отдельные коды ОКПДТР и ОКЗ.
Создайте трудовую функцию
Откройте раздел Настройки, затем Трудовые функции. Создайте новую запись или откройте существующую, если функция уже применялась раньше. В поле Наименование укажите понятное рабочее название, по которому кадровик сможет отличить одну функцию от другой.
Если для должности предусмотрены льготы, ограничения или обязательные квалификационные требования, не упрощайте название произвольно. Оно должно соответствовать справочникам, профстандартам или спискам должностей, на которые ссылается законодательство. Для обычных должностей название можно вести в удобной для организации форме, но оно должно совпадать с реальным кадровым смыслом позиции.
Далее заполните код ОКЗ и, если требуется, код ОКПДТР. Без кода ОКЗ программа не даст корректно сохранить трудовую функцию для кадровых мероприятий, где этот реквизит обязателен.
Свяжите функцию с должностью
После создания функции откройте карточку должности и заполните поле Трудовая функция. Если организация ведет штатное расписание, проверьте еще и позицию штатного расписания: на закладке Дополнительно значение может быть уточнено отдельно от должности.
Такой вариант нужен, когда должность называется одинаково, но обязанности сотрудников отличаются. Например, две позиции могут называться одинаково, но относиться к разным видам работ и разным кодам ОКЗ. В этом случае безопаснее настроить функцию на уровне позиции, чтобы кадровый документ подтянул точное значение.
Проверьте кадровый документ
Создайте или откройте кадровый документ: Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение, Перемещение в другое подразделение, Изменение квалификационного разряда или Регистрация трудовой деятельности. Если штатное расписание ведется, трудовая функция подтянется из выбранной позиции. Если штатное расписание не ведется, программа возьмет значение из должности.
Перед проведением проверьте подразделение, должность, график работы и вид мероприятия. Если подразделения в сведениях о трудовой деятельности передавать не нужно, это настраивается в карточке организации. Если у сотрудника неполное рабочее время, проверьте график и вид неполного времени, чтобы в ЕФС-1 не потерялись коды НЕПН или НЕПД.
После обновления классификаторов откройте один уже проведенный кадровый документ и убедитесь, что программа не подставила устаревшую функцию. Так проще поймать ошибку до формирования пачки сведений по нескольким сотрудникам.
Укажите код ОКЗ для ГПХ
Для договора гражданско-правового характера трудовая функция не заполняется как кадровая должность. Но код ОКЗ все равно нужен для мероприятия по договору. Откройте документ договора ГПХ и выберите код из классификатора в отдельном поле.
Не копируйте код из похожей должности без проверки. Для ГПХ важно, чтобы код соответствовал фактическому виду работ по договору, а не внутреннему названию задачи в компании.
Проверьте ЕФС-1 перед отправкой
Сформируйте подраздел 1.1 ЕФС-1 и откройте расшифровку по сотруднику. В графе трудовой функции должны быть должность, профессия, квалификация, конкретный вид работы и подразделение, если оно должно передаваться. В графе кода выполняемой функции должен стоять корректный код ОКЗ.
Если отчет показывает ошибку, возвращайтесь к первичным настройкам: должности, позиции штатного расписания, графику работы или документу ГПХ. Исправлять только печатную форму опасно: следующая отправка снова возьмет данные из настроек и кадровых документов.
Когда лучше обновить базу и настройки
Если в базе нет нужных классификаторов, трудовая функция не сохраняется или коды не подтягиваются в отчет, сначала проверьте релиз конфигурации и обновления. Специалисты компании «АйБиТи Консалт» помогут обновить программу, проверить кадровые настройки, подготовить ЕФС-1 и настроить регулярное сопровождение 1С, чтобы такие проверки не приходилось делать вручную перед каждой отчетной датой.