Если сотрудник заболел во время ежегодного оплачиваемого отпуска, работодателю нужно продлить отпуск или перенести неиспользованные дни на другой срок. В 1С:ЗУП этот сценарий зависит от настроек расчета зарплаты и от того, что выбрал работник: продолжить отдых сразу после больничного или использовать оставшиеся дни позже.
Важно разделить два случая. Если болел сам сотрудник, отпуск продлевают или переносят. Если больничный открыт по уходу за ребенком или другим членом семьи, дни отпуска обычно не продлеваются, а пособие назначается только с даты, когда сотрудник должен был выйти на работу.
1. Проверьте настройку пересечения отпуска и больничного
Откройте Настройка - Расчет зарплаты и найдите флаг Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов.
Для обычной работы удобнее оставить флаг снятым: тогда программа не будет автоматически сторнировать отпускные в больничном, а предложит исправить документ отпуска. Такой вариант проще контролировать, потому что дата окончания отпуска меняется в кадровом документе, а больничный рассчитывается отдельно.
2. Введите больничный лист
Создайте документ Больничный лист в разделе Кадры или Зарплата - Больничные листы. Укажите период нетрудоспособности и проверьте, пересекается ли он с уже проведенным документом Отпуск.
Если пересечение найдено, программа покажет подсказку о необходимости продлить и пересчитать отпуск. Перейдите по ссылке из больничного, чтобы создать документ-исправление исходного отпуска. Не исправляйте период вручную в старом документе без понимания, какие начисления уже попали в расчет зарплаты.
3. Продлите отпуск через исправление
В документе-исправлении программа предложит продлить отпуск на дни болезни. Если сотрудник продолжает отдых сразу после закрытия больничного, согласитесь с продлением. На закладке Основной отпуск изменится дата окончания, а на закладке Продления, переносы, отзывы появится период болезни и документ-основание.
При продлении общая продолжительность отпуска не меняется, поэтому сумма отпускных обычно остается прежней. Больничное пособие рассчитывается в документе больничного листа. Если в периоде есть нерабочие праздничные дни, они не включаются в число календарных дней отпуска, поэтому продление считают только по дням болезни, которые совпали с отпуском.
4. Перенесите дни, если сотрудник не продлевает отпуск
Если сотрудник хочет использовать оставшиеся дни позже, в ответ на предложение продлить отпуск выберите Нет. В исправлении программа сторнирует отпускные за пересекающийся период и начислит отпуск заново без дней болезни. Когда сотрудник согласует новые даты отдыха, создайте отдельный документ Отпуск.
При переносе расчетный период может измениться, поэтому сумма отпускных за новый отпуск будет рассчитана заново. Если из-за переноса возникла переплата, удерживать ее из зарплаты можно только при наличии письменного согласия работника или после судебного решения.
5. Проверьте ситуацию с открытым ЭЛН
Если электронный листок нетрудоспособности еще открыт, а сотрудник не вышел на работу после плановой даты окончания отпуска, оформите документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) с переключателем Болезнь (больничный еще не закрыт). Когда закрытие ЭЛН уже получено через сообщения СФР, отдельное отсутствие обычно не требуется.
Для стабильного обмена с СФР проверьте подключение и права пользователей в 1С-Отчетности, особенно если закрытые ЭЛН приходят с задержкой или не попадают в базу.
6. Проверьте списание остатков отпусков
В актуальных релизах 1С:ЗУП есть настройка кадрового учета Пересчитывать продолжительность видов отпусков при болезни или отзыве из отпуска. Она находится в разделе Настройка - Кадровый учет.
Если флаг установлен, при продлении программа перераспределяет списание остатков так, чтобы сначала использовались дни за более ранние рабочие годы. Это помогает не искажать историю отпусков, когда у сотрудника накоплены остатки за несколько периодов.
Что проверить перед закрытием зарплаты
- выяснено, продлевает сотрудник отпуск или переносит дни на другой срок;
- настройка сторнирования отпуска соответствует принятому порядку расчета;
- больничный лист не оставлен без документа-исправления отпуска;
- праздничные дни не включены в количество дней продления;
- переплата при переносе не удерживается без письменного согласия сотрудника;
- сообщения СФР и ЭЛН загружаются в базу без ошибок;
- остатки отпусков после исправления совпадают с кадровым учетом.
Если программа сторнирует отпускные не так, как ожидает расчетчик, не приходит закрытие ЭЛН или расходятся остатки отпусков, специалисты компании «АйБиТи Консалт» помогут проверить настройки, обновить релиз и организовать сопровождение 1С для кадрового и зарплатного учета.