Инструкция подойдет бухгалтеру, который ведет зарплату руководителя прямо в 1С:Бухгалтерии 8 и должен понять, когда программа рассчитает взносы автоматически, а когда нужно создать отдельный документ регистрации базы.
Когда нужен отдельный документ
Сначала разделите ситуацию на три варианта:
- с директором заключен трудовой договор и установлен оклад больше 0 руб.;
- трудовой договор есть, но оклад равен 0 руб.;
- трудовой договор с директором в программе не оформлен.
Если оклад больше нуля, страховые взносы до минимальной базы рассчитываются при проведении документа начисления зарплаты. Если оклад нулевой или договора нет, используйте документ Регистрация облагаемой базы руководителя: он фиксирует базу исходя из МРОТ и рассчитывает взносы без отдельного документа перерасчета.
1. Проверьте карточку директора
Откройте список сотрудников: в простом интерфейсе это раздел Сотрудники - Основное, в полном интерфейсе - Зарплата и кадры - Кадры - Сотрудники. В карточке руководителя проверьте флаг, который указывает, что это должностное лицо руководителя коммерческой организации. Без этой настройки программа может не увидеть сотрудника как директора для контроля минимальной базы.
2. Проверьте настройку страховых взносов
Откройте настройки налогов и отчетов: в простом интерфейсе - Налоги - Настройка налогов и отчетов - Страховые взносы, в полном интерфейсе - Главное - Настройки - Налоги и отчеты - Страховые взносы. Включите настройку автоматического дополнения облагаемой базы руководителя до МРОТ. Если база меньше минимума, программа будет контролировать доначисление.
3. Если у директора есть оклад
Когда трудовой договор оформлен и оклад больше 0 руб., откройте начисление зарплаты: в простом интерфейсе - Сотрудники - Начисления - Начисление зарплаты, в полном интерфейсе - Зарплата и кадры - Зарплата - Все начисления - Начисление зарплаты. Заполните месяц и организацию, начислите зарплату и проверьте вкладку взносов. При нехватке базы программа должна доначислить взносы до МРОТ автоматически.
4. Если оклад равен нулю
Если договор есть, но оклад нулевой, создайте документ Регистрация облагаемой базы руководителя. В простом интерфейсе он находится по пути Сотрудники - Взносы и пособия - Страховые взносы - Регистрации облагаемой базы руководителя, в полном интерфейсе - Зарплата и кадры - Страховые взносы - Регистрации облагаемой базы руководителя.
В документе укажите организацию, директора и месяц. Если трудовой договор оформлен, программа подставит период полномочий и рассчитает базу пропорционально календарным дням месяца. После проведения проверьте движения документа: там должны появиться база и сумма страховых взносов.
5. Если трудового договора нет
При отсутствии трудового договора используйте тот же документ регистрации базы. В поле трудового договора выберите значение, соответствующее отсутствию договора, затем укажите количество дней, в течение которых директор исполнял полномочия. База рассчитывается исходя из МРОТ пропорционально этим дням.
Что проверить после проведения
- в карточке директора установлен признак руководителя коммерческой организации;
- в настройках страховых взносов включено дополнение базы до МРОТ;
- при окладе больше 0 руб. взносы появились в документе начисления зарплаты;
- при нулевом окладе или отсутствии договора проведен документ регистрации базы;
- данные попали в регламентированную отчетность и не конфликтуют с закрытыми месяцами.
Если база не доначисляется или прошлые месяцы уже закрыты ручными операциями, лучше проверить релиз конфигурации и настройки вместе со специалистом по сопровождению 1С. Для новых правил особенно важно своевременно устанавливать обновления 1С и сверять итоговые суммы перед отправкой отчетности через 1С-Отчетность.