Недостачей денежных средств в кассе считается отрицательное отличие фактически имеющейся в наличии суммы от данных бухгалтерского учета.
Для официального оформления недостачи в конфигурации 1С:Бухгалтерия необходимо изначально провести инвентаризацию кассы и внести в базу данных ее результаты.
В первую очередь необходимо создать документ Инвентаризация. Перейдите в пункт Касса раздела основного меню программы Банк и касса.
Откройте Инвентаризация кассы и нажмите кнопку Создать. В основной вкладке документа указывается дата проведения проверки, а также наименования организации (если с помощью программы обслуживается только 1 компания, оно будет выставлено по умолчанию).
Перейдите к вкладке Ценности. Здесь должны быть перечислены все находящиеся на момент начала инвентаризации в кассе виды ценностей, а также их количество, фактическая стоимость и сумма.
В случае с денежными средствами нас интересует только последний показатель. Вручную переписывать все из других документов не придется – нажмите кнопку заполнить и данные будут перенесены автоматически по информации из бухгалтерского учета.
В документе присутствует колонка для внесения фактически имеющейся в кассе суммы (Сумма факт.). Введите значение, после чего программа сразу же высчитает разницу и добавит ее в колонку Отклонение.
Следующая вкладка – Проведение инвентаризации. Здесь прописываются дата проведения проверки, причина и документ, на основании которого она была инициирована.
Последняя вкладка – Инвентаризационная комиссия содержит информацию о проверяющих.
Нажмите провести, чтоб внести документ в БД. При желании можете распечатать инвентаризационный акт, нажатием соответствующей кнопки.
После окончания инвентаризации можно переходить к списанию недостачи. Она происходит на основании документа Инвентаризация, именно поэтому все предыдущие действия обязательны к выполнению.
Откройте документ и нажмите кнопку Создать на основании на верхней панели. Из выпадающего списка выберите Выдача наличных.
Откроется новый документ, в котором потребуется заполнить следующие поля:
- Вид операции – прочий расход.
- В качестве статьи расходов указывается Недостача денежных средств.
- Выберите дебетовый счет 94.
- В строку Основание вписывается причина выдачи наличных, в нашем случае – недостача при инвентаризации.
- Приложение – это инвентаризационный акт с присвоенным ему номером и датой выпуска.
Нажмите Провести и закрыть, а затем ДтКт для отображение созданных на основании документа проводок.
Далее нажмите Записать и закрыть.
Если хотите проверить результаты списания недостачи, потребуется создать анализ счета 50.01.
Откройте Стандартные отчеты и выберите пункт Анализ счета.
Выберите нужный период и нажмите кнопку Сформировать.
