Начиная с версии 3.0.206 в 1С:Бухгалтерии 8 не обязательно сначала открывать отдельное окно загрузки первички. Скан можно передать в 1С:Распознавание первичных документов прямо из поступления или счета поставщика. После обработки программа заполняет документ найденными данными.
1. Проверьте версию программы
Откройте Справка — О программе. Нужен релиз 3.0.206 или более новый. Если база не обновлена, сначала сделайте резервную копию и установите актуальный релиз. Без него команды распознавания внутри документа не будет.
2. Откройте поступление или счет поставщика
В простом интерфейсе нужные списки находятся по одному из путей:
- Товары — Покупки — Поступление (Акты, накладные, УПД);
- Товары — Покупки — Счета от поставщиков;
- Документы — Документы.
В полном интерфейсе откройте раздел Покупки, затем список поступлений или счетов поставщиков. Создайте новый документ либо откройте тот, который еще не заполнен и не проведен.
3. Загрузите файл
В открытом документе нажмите Распознать из файла и выберите скан. Программа отправит его на обработку, а затем подставит распознанные реквизиты в текущий документ.
Команда находится в верхней части формы поступления или счета поставщика.
4. Сверьте шапку документа
Распознавание ускоряет ввод, но не заменяет проверку. Сначала сравните со сканом:
- вид операции и организацию;
- поставщика, договор и счет на оплату;
- номер и дату первичного документа;
- сумму, ставку и сумму НДС.
Если поставщик найден неверно, не исправляйте только его название в строке. Выберите правильного контрагента из справочника и заново проверьте договор, счета расчетов и налоговые реквизиты.
5. Проверьте табличную часть
Сопоставьте со сканом каждую позицию: номенклатуру, количество, единицу измерения, цену, сумму и НДС. Особое внимание нужно строкам с похожими наименованиями и разными ставками налога. Если программа создала новую номенклатуру, проверьте ее вид и счет учета до проведения.
После исправлений запишите документ и еще раз сравните общий итог с оригиналом. Проводить его стоит только после этой сверки: иначе ошибка попадет в расчеты с поставщиком, книги покупок и закрытие месяца.
Если кнопки нет или файл не обрабатывается
- проверьте релиз 1С:Бухгалтерии;
- убедитесь, что сервис подключен для этой базы и организации;
- проверьте права пользователя на работу с покупками и сервисом;
- попробуйте открыть непроведенный документ нужного вида.
Если команда не появилась после обновления или данные заполняются с ошибками, специалисты «АйБиТи Консалт» помогут проверить подключение и настройки в рамках сопровождения 1С.