После закрытия месяца иногда нужно уточнить, где хранится оригинал накладной, или оставить коллеге пояснение к платежу. Суммы и проводки верны — менять учетные данные не требуется. В 1С:Бухгалтерии 8 для этого есть отдельное редактирование комментария. Оно доступно начиная с версии 3.0.170 и не требует открывать закрытый период.

1. Проверьте версию и разрешение

Настройку выполняет администратор. В полном интерфейсе откройте Администрирование → Настройки программы → Настройки пользователей и прав → Даты запрета изменения. В простом интерфейсе путь начинается с Настройки → Система → Настройки пользователей и прав.

При установленном запрете изменения включите флажок «Разрешить редактирование комментария документов в закрытом периоде». Саму дату запрета сдвигать не нужно: ограничение на учетные данные остается в силе.

Разрешение редактировать комментарии документов в закрытом периоде в настройках прав 1С

Одного флажка недостаточно, если у сотрудника нет прав на документ. Комментарий сможет изменить пользователь, которому разрешено редактировать такой документ в открытом периоде. Расширять права до администратора ради этой операции не следует.

2. Измените комментарий в форме документа

  1. Откройте нужный документ. Сверьте его номер, дату и организацию, чтобы примечание попало к нужной операции.
  2. Найдите поле «Комментарий» внизу формы и нажмите значок карандаша справа от него.
  3. Введите текст в отдельном окне. Например: «Оригинал накладной передан в бухгалтерию, папка за август». Примечание должно объяснять ситуацию, а не заменять исправление неверной суммы или реквизитов.
  4. Нажмите ОК в окне комментария, затем закройте документ. Кнопка «Провести и закрыть» для этой правки не нужна.

Редактирование комментария через значок карандаша в документе реализации 1С

При таком сохранении документ не перепроводится. Это и отличает правку примечания от изменения самого документа. Если обнаружена ошибка в учете, ее исправляют отдельно по принятому в организации порядку.

3. Или воспользуйтесь командой в списке

Если документ уже найден в журнале, открывать его форму необязательно. Выделите строку, нажмите правую кнопку мыши и выберите «Редактировать комментарий». В появившемся окне внесите текст и подтвердите его кнопкой ОК.

Команда Редактировать комментарий в контекстном меню списка документов 1С

Это альтернативный способ той же операции. Повторять правку через форму документа после него не нужно. Для проверки откройте документ и убедитесь, что в поле отображается нужный текст.

Если карандаша или команды нет

  • Проверьте релиз. В версиях до 3.0.170 такой возможности нет. Если база давно не обновлялась, сначала согласуйте обновление программы.
  • Проверьте настройку и права. Администратору нужно проверить разрешение для комментариев и доступ сотрудника к редактированию этого вида документов.
  • Уточните вид документа. Возможность поддерживается не во всех документах. Наличие команды в реализации не означает, что она обязательно будет в другой форме.

Не снимайте общий запрет изменения только ради примечания: это откроет возможность править и другие данные периода.

Как отслеживать изменения

Для контроля правок можно настроить историю изменений. В полном интерфейсе откройте Администрирование → Настройки программы → Общие настройки → История изменений, в простом — Настройки → Система → Общие настройки → История изменений. Если история нужна для внутреннего контроля, настройте ее до начала работы с комментариями.

Если разрешение включено, но нужная команда недоступна, специалисты АйБиТи Консалт помогут проверить версию, права и особенности вашей базы в рамках сопровождения 1С.