Отгул в кадровом учете обычно означает дополнительный день или часы отдыха за уже отработанное время. В 1С:ЗУП важно сначала включить нужные настройки, затем правильно зарегистрировать основание и только после этого оформить отсутствие сотрудника. Если пропустить первый этап, программа не сможет корректно списать накопленные дни или часы.
Перед настройкой проверьте, что база обновлена до актуального релиза, а кадровые документы по работе в выходные, праздники или сверхурочной работе заведены без задвоений. Если конфигурация давно не обновлялась, сначала проверьте релиз через 1С:Обновление программ.
1. Включите учет отгулов
Откройте раздел Настройка - Расчет зарплаты - Настройка состава начислений и удержаний. На закладке Учет отсутствий установите флаг Отгулы. Если в компании бывают отгулы на несколько часов, дополнительно включите вариант В том числе внутрисменные.
Для отгулов за сверхурочную работу проверьте настройки на закладке Почасовая оплата: должен быть включен учет сверхурочной работы, а при суммированном учете времени - переработки. Для отгулов за работу в выходные и праздники проверьте флаг Работа в праздничные или выходные дни на закладке Прочие начисления.
2. Зарегистрируйте право на отгул
Право на отгул возникает не при самом отсутствии, а при регистрации переработки или работы в выходной день. В зависимости от ситуации используйте документ Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно или Регистрация переработок. В табличной части выберите способ компенсации Отгул.
После проведения документа программа учтет неиспользованные дни или часы для последующего списания. На этом этапе особенно важно не оформлять отгул авансом: сначала должно быть основание, затем предоставление отдыха сотруднику.
3. Оформите отгул сотруднику
Когда сотрудник подал заявление, откройте Кадры - Отгулы и создайте документ Отгул. Для нескольких сотрудников можно использовать документ Отгул списком. Укажите сотрудника, период отсутствия и проверьте, что программа предлагает списать день или часы из накопленных ранее отгулов.
Если сотрудник отсутствует только часть смены, включите флаг Отсутствие в течение части смены, укажите дату и количество часов. Поля В счет отработанных ранее дней и В счет отработанных ранее часов помогают связать отдых с конкретным основанием. Для отгулов, заработанных после 1 марта 2025 года за работу в выходной или праздник, следите за годичным сроком использования.
4. Проверьте остатки и расчет зарплаты
- откройте кадровый отчет Остатки отпусков и проверьте блок неиспользованных часов отгулов;
- сравните даты отработанного времени и даты предоставленного отдыха;
- убедитесь, что в табеле отсутствие отражается корректным кодом дополнительного выходного;
- проверьте расчет зарплаты за месяц, если отгул оформлен на часть смены;
- при увольнении отдельно проверьте неиспользованные отгулы, которые нужно компенсировать.
Если в базе накопились старые документы, отгулы ведутся в часах и днях одновременно или программа не предлагает списание остатка, специалисты компании «АйБиТи Консалт» помогут проверить настройки начислений, кадровые документы и организовать регулярное сопровождение 1С.