1С:БизнесСтарт подходит небольшим компаниям и ИП, которым нужно вести бухгалтерию, кадровые документы и зарплатные выплаты без сложной настройки отдельной зарплатной системы. Ниже приведен рабочий порядок для базовых операций с сотрудником: прием, выплата зарплаты, отпускные и увольнение.
1. Примите сотрудника
Откройте раздел Сотрудники и выберите действие Принять на работу сотрудника. На первом шаге программа создаст карточку сотрудника и предложит заполнить персональные данные. Эти сведения нужны не только для внутреннего учета, но и для последующей отправки кадровых мероприятий.
В блоке договора укажите дату приема, должность, условия работы, оклад и банковский счет для перечисления зарплаты. Проверьте, что ФИО, СНИЛС, ИНН и паспортные данные заполнены без опечаток: ошибки в этих полях обычно проявляются уже на этапе отчетности или банковской выплаты.
2. Отправьте сведения о приеме
После заполнения карточки распечатайте приказ и трудовой договор через кнопку Печать, передайте документы сотруднику на подпись. Затем нажмите Зарегистрировать и отправить, укажите номер приказа и откройте сформированные сведения о трудовой деятельности. Их нужно отправить в СФР не позднее следующего рабочего дня после приема.
3. Начислите аванс и зарплату
Для выплаты аванса или зарплаты откройте начальную страницу и перейдите в задачи организации. По задаче Зарплата, аванс или Зарплата сформируйте документы. Программа подготовит платежное поручение, которое остается проверить и отправить в банк.
Перед отправкой платежа проверьте сумму, расчетный счет сотрудника, назначение платежа и дату выплаты. Если зарплатные документы формируются с ошибками, сначала проверьте настройки организации, заполнение карточки сотрудника и актуальность конфигурации.
4. Оформите отпускные или премию
Для отпуска откройте раздел Сотрудники, выберите Документы - Отпуск и заполните даты. Сумма отпускных рассчитывается автоматически, после проведения документа можно нажать Выплатить и сформировать платежное поручение. Отпускные перечисляют не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.
Премия оформляется похожим образом: в разделе сотрудников выберите Зарплата - Начислить премию, заполните документ, проведите его и сформируйте выплату. Для разовых премий особенно важно заранее проверить, что начисление относится к нужному месяцу.
5. Закройте увольнение
Если сотрудник увольняется, откройте его карточку и нажмите Уволить. Укажите дату увольнения, распечатайте приказ, затем зарегистрируйте кадровое мероприятие и отправьте сведения в СФР. После этого в последний рабочий день рассчитайте начисления при увольнении и сформируйте платежное поручение на выплату.
Что проверить перед проведением
- в карточке сотрудника заполнены обязательные персональные данные;
- дата приема, дата увольнения и номер приказа совпадают с кадровыми документами;
- банковские реквизиты сотрудника актуальны;
- сведения о приеме или увольнении отправлены в СФР в установленный срок;
- платежные поручения сформированы по правильной организации и расчетному счету.
Если в базе не формируются кадровые сведения, не уходят платежные поручения или требуется проверить обновления, специалисты компании «АйБиТи Консалт» помогут настроить учет, обновить конфигурацию через 1С:Обновление программ и организовать регулярное сопровождение 1С.