Если с контрагентом еще не настроен юридически значимый ЭДО, акт сверки можно согласовать быстрее через 1С:Share. Пользователь отправляет не файл, а ссылку на документ, а получатель загружает данные в свою базу 1С или открывает акт в браузере.
Сценарий подходит для 1С:Бухгалтерии 8 и помогает убрать ручной перенос сумм из PDF. Перед началом проверьте, что база обновлена, в карточке контрагента заполнены реквизиты, а акт сверки уже проведен или готов к отправке.
1. Найдите контрагентов для сверки
Откройте раздел Продажи и перейдите в Монитор сверки с контрагентами. Укажите организацию и период сверки. Если нужно найти партнеров, по которым сверка давно не выполнялась, используйте соответствующий отбор.
Создайте акт сверки прямо из монитора или откройте уже подготовленный документ. Проверьте организацию, договор, даты, валюту и список документов, которые попали в табличную часть.
2. Отправьте ссылку на документ
В акте сверки нажмите Отправить - Ссылку на документ. В 1С:Бухгалтерии государственного учреждения похожая команда может находиться в меню ЭДО - Поделиться документом.
Программа сформирует короткую ссылку. Ее можно передать контрагенту по электронной почте или в рабочем мессенджере. Не отправляйте ссылку в открытый общий чат, если в акте есть чувствительные суммы и реквизиты.
3. Загрузите акт на стороне контрагента
Получатель открывает раздел Покупки - Монитор сверки и нажимает Загрузить по ссылке. Еще один вариант - вставить ссылку в поле глобального поиска 1С: программа распознает документ и предложит загрузку.
После загрузки в базе получателя создается акт сверки. Если у контрагента нет 1С, ссылка все равно позволит посмотреть документ в браузере, но автоматического сопоставления с учетными данными уже не будет.
4. Разберите расхождения
На закладке Сверка программа сопоставляет документы, даты, суммы дебета и кредита. Совпавшие строки не требуют действий, а расхождения нужно разобрать до подписания акта.
Если ошибка найдена у отправителя, исправьте первичный документ и отправьте новую ссылку. Если ошибка на стороне получателя, попросите его скорректировать учет и повторно загрузить актуальный акт. Такой порядок сохраняет историю согласования и не затирает старые данные.
5. Завершите сверку правильно
1С:Share помогает согласовать цифры, но не заменяет полноценный юридически значимый обмен с КЭП. После сверки подпишите акт привычным способом: на бумаге или через 1С-ЭДО, если обмен с контрагентом уже подключен.
Если ссылки не формируются, акт не загружается или программа неправильно сопоставляет строки, специалисты компании «АйБиТи Консалт» помогут проверить обновления, настройки обмена и организовать регулярное сопровождение 1С.