В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом есть возможность настроить рассылку сотрудникам расчетных листков в автоматическом режиме. Для этого необходимо выполнить несколько последовательных действий.
Добавление E-Mail сотрудников
Это первый шаг для того, чтобы настроить рассылку – адреса почты вводятся в карточки сотрудников в соответствующее поле. Для этого сначала перейдите в раздел Кадры и найдите там справочник Сотрудники.
Далее открывайте поочередно карточки каждого сотрудника из списка и переходите по ссылке Личные данные.
Впишите адрес почты в соответствующую строку.
Еще один путь для добавления E-Mail лежит через другой справочник = Физические лица. Он также находится в разделе главного меню Кадры.
Откройте справочник и выберите пункт Адреса и телефоны, после чего введите почтовые ящики сотрудников в соответствующее поле.
Если такой строки нет, ее можно добавить, нажав кнопку Еще, выбрав инструмент Изменить форму и отметив чекбокс E-Mail в списке всплывающего окна.
После выполнения нужного действия нажмите кнопку Применить для сохранения изменений.
Теперь при отображении списка сотрудника в справочнике Физические лица напротив имени каждого сотрудника отображается адрес его электронной почты.
Расчетный листок
На этом этапе необходимо изменить параметры отчета Расчетный листок, чтобы вы могли указывать физические лица из справочника в шапке данного документа.
Отчет находится в списке Отчеты по зарплате в разделе главного меню Зарплата.
Переведите отчет в расширенный вид.
Внизу развернувшегося окна следует удалить строчку Физическое лицо. Для этого отметьте находящийся рядом с ней чекбокс и нажмите красный крестик на верхней панели инструментов.
Здесь же кликните по кнопке Добавить фильтр и выберите из списка вариант Физическое лицо.
После этого в расширенных настройках отчета появилась строка под названием Физическое лицо – Равно – Физическое лицо. По окончании этих действий нажмите кнопку Закрыть и сформировать для сохранения изменений.
Внесите название отчета в соответствующую строку, чтобы не путать его с другими в базе данных.
Настройка рассылки
Откройте отчет Расчетный листок и нажмите на расположенную на верхней панели кнопку в виде конверта, а затем выберите из списка опцию Создать рассылку отчетов.
Заполните необходимые поля в открывшемся окне:
- наименование рассылки;
- тип рассылки (выберите вариант в поле отправлять);
- утвердите готовность рассылки к отправке, отметив соответствующий чекбокс.
При необходимости отправлять каждому сотруднику отдельный отчет, отметьте соответствующий чекбокс.
В поле Получатели укажите Физические лица, чтобы иметь возможность указывать получателей в настройках отборов отчетов. При этом, каждый сотрудник получит свой отчет, относящийся именно к нему.
В табличной части документа необходимо выбрать созданный на предыдущем этапе отчет из списка.
Вы можете выбрать применить к отчетам более тонкие настройки, позволяющие детализировать его в разрезе должностей, подразделений и т.п. Для этого достаточно выставить галочки в соответствующих чекбоксах.
Для указания получателя выделите мышкой строку Физическое лицо – Равно и нажмите на панели управления кнопку Указать получателя. Выберите сотрудника, и он появится в столбце Значение.
Аналогичным образом формируются отчеты для каждого отдельного получателя с его показателями. Последнее действие – настройка автоматической отправки расчетных листков.
Перейдите во вкладку Выполнять по расписанию, отметьте соответствующий чекбокс и укажите нужный график рассылки.
