В детском учреждении плата часто состоит из двух частей: постоянной за уход и образование и переменной, например за питание по дням посещения. Если ставка или табель заполнены неверно, ошибка перейдет в квитанции и взаиморасчеты с родителями. Ниже — последовательность для 1С:Бухгалтерии НКО 8 редакции 3.0.
1. Включите учет образовательных услуг
Работайте в полном интерфейсе версии ПРОФ или КОРП. Откройте Главное → Настройки → Функциональность → Деятельность и включите переключатель Образовательные услуги. Если организация отдельно начисляет питание, включите и этот вариант. При первом включении программа может предложить учет по договорам — он нужен для расчетов с родителями.
2. Создайте группу, ребенка и ставку
Перейдите в Справочники → Деятельность → Дети. В карточке укажите детскую группу и выберите способ создания: завести новые данные либо связать ребенка с записью из справочника контрагентов. Проверьте плательщика по договору — им может быть родитель или другой законный представитель.
Затем задайте ставку оплаты. В программе предусмотрены:
- фиксированная сумма за месяц;
- переменная сумма за месяц с учетом посещаемости;
- ставка за день посещения.
Если по договору есть льгота, внесите ее в ставку. Отдельно решите, нужно ли округлять начисление до целых рублей: эта настройка должна совпадать с условиями договора и учетной политикой.
3. Заполните табель посещаемости
Откройте Деятельность → Услуги детям → Табель учета посещаемости детей. Выберите месяц, организацию, группу и вид платы. В желтых ячейках отметьте пропуски; причину отсутствия можно указать через контекстное меню.
До записи табеля сверьте праздничные и выходные дни, даты приема и выбытия, а также документы на льготу. Не заменяйте реальный пропуск выходным днем: для переменной ставки это даст другой расчет.
4. Рассчитайте плату за месяц
Создайте документ Оказание услуг детям в разделе Деятельность → Услуги детям. Укажите месяц, группу, вид взаиморасчетов и услугу. По команде Заполнить программа добавит детей из выбранной группы и рассчитает сумму по ставкам и табелю.
Перед проведением сравните дни посещения с табелем, проверьте постоянную и переменную части, льготу и итог по каждому ребенку. После проведения ожидаемая проводка по начислению услуги — дебет 62.01, кредит 90.01.1.
5. Выпустите квитанции и сделайте контроль
Квитанции формируются через Деятельность → Услуги детям → Выписка квитанций. Их можно распечатать вместе с ведомостью либо отправить родителям по электронной почте. Оплату отражайте документом Поступление на расчетный счет с видом операции Оплата от покупателя.
Итоговую сверку выполните отчетом Ведомость по расчетам с родителями. Начисление, квитанция и поступившая оплата должны относиться к одному договору и плательщику. Если программа не рассчитывает переменную часть или задолженность задваивается, сначала проверьте ставку, табель и вид взаиморасчетов, а не корректируйте сумму вручную.
Перед началом расчетов установите актуальный релиз через 1С:Обновление программ. Специалисты «АйБиТи Консалт» помогут настроить учет услуг, перенести справочники и проверить взаиморасчеты в рамках сопровождения 1С.