Минтранс России сообщает, что с 1 сентября 2026 года оформление отдельных видов перевозочных и экспедиторских документов в электронном виде становится обязательным для участников перевозочного процесса (в рамках требований федерального закона № 140‑ФЗ). Это означает, что привычные бумажные документы в коммерческих перевозках постепенно перестанут быть «основным» вариантом, а проверки и обмен данными будут опираться на ГИС ЭПД.

Если вы ведете транспортный учет, взаиморасчеты и первичку в 1С, заранее проверьте готовность процессов и прав подписания. Для работы с электронными перевозочными документами в экосистеме 1С применяется сервис 1С:ЭПД, а обмен сопутствующими документами с контрагентами удобно организовать через 1С-ЭДО.

Какие изменения важны бизнесу

  • Документы по перевозке и экспедированию будут оформляться и передаваться в цифровом виде по установленным правилам обмена и форматам.
  • Понадобится выстроить процесс подписания: кто подписывает от имени организации, какими полномочиями обладает, как оформлены доверенности.
  • Придется обеспечить стабильный обмен с контрагентами и оператором/сервисом, а также контроль статусов (подписан, отправлен, принят, отклонен и т. п.).
  • Нужно заранее подготовить сотрудников и регламенты: что делать при ошибке формата, расхождениях, спорных ситуациях, отсутствии связи.

Чек‑лист подготовки 1С к обязательным ЭПД

Ниже — практический список шагов, который можно использовать как план подготовки. Он подходит компаниям, которые работают с перевозчиками/экспедиторами, оформляют транспортные документы и хотят перейти на ЭПД без остановки отгрузок.

1) Определите контур документов и роли

  • Зафиксируйте, какие документы по перевозке/экспедированию вы оформляете сейчас (по видам перевозок и сценариям).
  • Определите участников процесса: грузоотправитель, перевозчик, экспедитор, грузополучатель — и кто за что отвечает внутри вашей компании.
  • Опишите, где документы создаются (в 1С, в личном кабинете оператора, в отдельном модуле) и кто их согласует.

2) Проверьте электронную подпись и полномочия

  • Проверьте наличие и срок действия КЭП у руководителя и сотрудников, которые будут подписывать документы.
  • Если подписывает не руководитель — заранее оформите машиночитаемые доверенности и назначьте роли подписантов в 1С/сервисе.
  • Обновите внутренний регламент: кто и когда подписывает, кто контролирует статусы и исправляет отклонения.

3) Подготовьте 1С и интеграции

  • Проверьте актуальность релизов конфигураций и платформы 1С, используемых в контуре перевозок и учета.
  • Настройте подключение к сервису 1С:ЭПД и протестируйте базовые сценарии: создание, подписание, отправка, получение, отказ, корректировка.
  • Если вы параллельно ведете обмен первичкой (УПД, акты, счета‑фактуры и т. п.), проверьте интеграцию с 1С-ЭДО, чтобы документооборот не распался на «разрозненные каналы».

4) Настройте контроль и поддержку пользователей

  • Определите ответственных за мониторинг статусов обмена и обработку ошибок.
  • Согласуйте шаблоны действий при типовых проблемах: неверные реквизиты, отказ контрагента, расхождения в данных, сбой связи.
  • Подготовьте короткие инструкции для логистов и бухгалтерии: где смотреть статусы, как сформировать повторную отправку, как зафиксировать отказ.

Как мы можем помочь

Специалисты компании «АйБиТи Консалт» помогут оценить готовность вашей учетной системы, настроить сервисы 1С для обмена ЭПД, проверить права и сценарии подписания, а также внедрить необходимые доработки в рамках услуги настройки и внедрения 1С.

Источники: сообщения Минтранса России о правилах обмена ЭПД и переходе отрасли на обязательный электронный формат с 01.09.2026.