Начисленная сотруднику выплата и возмещение работодателю — разные операции. Даже если расчёт зарплаты завершён, в заявлении могут остаться неверные сведения о ребёнке или прежний банковский счёт. Проверку в 1С:Зарплате и управлении персоналом удобнее вести по одному сотруднику: от приказа и документа оплаты до ответа фонда.
Проверьте, чьи сведения попали в заявление
Ребёнка нужно завести отдельным элементом справочника физических лиц. Его сведения об инвалидности нельзя записывать в карточку родителя: иначе данные будут относиться к сотруднику. В карточке ребёнка проверьте ФИО, дату рождения, сведения справки и СНИЛС, если он имеется у работодателя.
В документе «Оплата дней ухода за детьми-инвалидами» должен быть выбран именно этот ребёнок. Затем сопоставьте заполненное заявление с исходными документами. Совпадение фамилии родителя и ребёнка не заменяет проверку: ориентируйтесь на конкретное физическое лицо и его реквизиты.
Сверьте дни с приказом и графиком
Четыре дополнительных дня в месяц предоставляются родителям в общей сложности, а не каждому отдельно. Они могут распределить дни между собой. Накопленные дни разрешено использовать однократно в течение календарного года, до 24 дней подряд. Поэтому число дней в документе нужно сопоставить с подтверждающими документами и уже использованными днями, а не только с пожеланием сотрудника.
В 1С отдельно проверьте даты по рабочему графику. Если программа предлагает исключить обычный выходной или праздник, выясните, почему он попал в период. При использовании накопленных дней проверьте флаг «Использовать остаток дней за год» и ранее проведённые документы. Установка флага сама по себе не подтверждает право на дополнительные дни.
Например, сотруднику согласованы три дня, но при выборе диапазона в документ попал ещё и его выходной по графику. До отправки нужно привести даты в соответствие с приказом и графиком, затем проверить расчёт. Не стоит вручную уменьшать только итог в заявлении: в базе останется исходное расхождение.
Сопоставьте оплату и взносы
К возмещению относятся расходы на оплату таких дней и начисленные на эту оплату страховые взносы. После окончательного начисления зарплаты за месяц проверьте сумму выплаты, средний заработок и взносы. Для контроля взносов в ЗУП используется отчёт «Реестр пособий за счет ФСС» — историческое название отчёта не означает, что заявление отправляется в прежний фонд.
Заявление можно заполнить по документам оплаты. После автозаполнения сравните строки с расчётом: сотрудник, период, дни или часы, средний заработок, оплата и взносы. Если начисление исправляли, проверьте, отражено ли исправление в подготовленном заявлении. Не считайте данные актуальными только потому, что форма уже заполнена.
Начиная с версии ЗУП 3.1.38.41 можно сформировать несколько заявлений за один месяц. Это позволяет разделить отправку, но требует сверки: одни и те же расходы не должны случайно попасть в два заявления. Перед повторной отправкой найдите исходный документ и посмотрите, что именно уже было передано.
Перепроверьте счёт для возмещения
В документе «Заявление в СФР о возмещении выплат родителям детей-инвалидов» банковские реквизиты после выбора организации могут заполниться из предыдущего заявления. Если счёт менялся, автозаполнение перенесёт данные, которые требуют отдельной проверки. Сверьте получателя, БИК и номер счёта с действующими реквизитами организации.
Для расчётов через казначейство предусмотрены сведения о лицевом счёте и промежуточном финансовом учреждении в УФК. Не заменяйте их обычными банковскими реквизитами по аналогии с другой организацией. Проверьте, какой порядок расчётов применяется именно у вашего учреждения.
Отделяйте отправку от результата обработки
Для возмещения через СЭДО используются сообщение 12010 с заявлением, 12110 с результатом его обработки и 12210 с решением об отказе. Они заменили прежние типы 120, 121 и 122. Если обмен не проходит, проверьте актуальность релиза и текст ответа, а не пытайтесь повторно отправлять неизменённый документ.
Статус отправки ещё не означает, что расходы возмещены. Получите ответ фонда, прочитайте результат обработки и при наличии ошибки определите, к какому полю или документу она относится. Если исправляете данные, сохраните связь с исходным заявлением и убедитесь, что не создаёте повторное требование на ту же сумму.
Перед отправкой полезно ещё раз сопоставить четыре вещи: кому предоставлены дни, какие даты оплачены, какая сумма заявлена и куда должно поступить возмещение. Если расхождение возникает при заполнении или обмене с СФР, специалисты компании «АйБиТи Консалт» помогут проверить документы, настройки и обновления в рамках сопровождения 1С.
