В списке на оплату стоит 120 000 рублей. Менеджер просит перечислить всю сумму, но бухгалтер помнит об авансе 45 000 рублей. Если речь об одном счёте и аванс действительно ушёл поставщику, доплатить нужно 75 000. Ошибка возникает, когда повторное письмо принимают за новую покупку или переносят в платёжку полную сумму счёта без проверки предыдущего перевода.

Сначала сопоставьте счёт и уже сделанные платежи

Сравните номер и дату счёта, поставщика, организацию-плательщика и условия покупки. Одинаковая сумма сама по себе ничего не доказывает: у одного контрагента могут быть несколько поставок по одной цене. При повторном письме проверьте, не зарегистрирован ли этот счёт в базе раньше.

Затем найдите подтверждённое банком списание и его отражение в 1С. Подготовленное платёжное поручение ещё не означает, что деньги перечислены. Для нашего примера важно подтвердить не просто перевод 45 000 рублей этому поставщику, а оплату именно выбранного счёта. Если назначение платежа неоднозначно, уточните распределение суммы до отправки остатка.

Что показывает отчёт по неоплаченным счетам

В 1С:Бухгалтерии 8 начиная с версии 3.0.207 отчёт «Счета, не оплаченные поставщикам» дополнен суммой уже выполненной оплаты и остатком к оплате. Эти показатели удобно использовать при подготовке очередного платежа: полная стоимость покупки и необходимая доплата видны отдельно.

В полном интерфейсе отчёт находится в разделе «Руководителю», в простом — в разделе «Анализ», группа «Покупки». Если новых колонок нет, сначала уточните версию конфигурации.

Строку с неожиданным остатком нужно проверить по документам. Не отправляйте второй перевод только потому, что счёт продолжает отображаться среди неоплаченных.

Почему остаток может не совпасть с ожиданием

  • Платёж ещё не отражён в базе. Сопоставьте банковскую выписку с документом списания. Не вводите операцию повторно, пока не проверили, не была ли она уже загружена.
  • Оплата относится к другому основанию. Проверьте выбранный счёт, поставщика и договор, если расчёты ведутся по договорам. Не переносите аванс между покупками только ради нужной цифры в отчёте.
  • Статус счёта меняли вручную. В программе предусмотрено как автоматическое изменение статуса при выборе счёта основанием оплаты, так и ручное. Поэтому статус следует сопоставить с фактическим платежом, а не считать отдельным подтверждением перевода.
  • Поставщик заменил счёт. Уточните, действует ли прежний документ и какая сумма согласована сейчас. Исправленный счёт и дополнительная поставка требуют разного решения.

Не смешивайте счета на оплату и бухгалтерскую задолженность

Документ «Счёт от поставщика» сам по себе не формирует бухгалтерских проводок. Для проверки расчётов используйте также оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60 с нужной детализацией. Список счетов и бухгалтерский остаток отвечают на разные вопросы, поэтому требовать безусловного равенства их итогов нельзя.

Например, счёт может предусматривать аванс до поставки. А в бухгалтерском учёте уже могут быть отражены поступления и платежи по другим покупкам у того же контрагента. Сравнивайте конкретные документы, а не только общий итог по поставщику.

Перед доплатой зафиксируйте три суммы: согласованную стоимость, подтверждённую оплату и остаток. В примере это 120 000, 45 000 и 75 000 рублей. Дополнительно проверьте, не отправлен ли остаток другим сотрудником и не ожидает ли второй платёж исполнения в банке. Если документы в 1С расходятся с выпиской, специалисты компании «АйБиТи Консалт» помогут проверить их в рамках сопровождения 1С.