1C:Управление холдингом – это масштабная система для автоматизации управления крупными организациями, в том числе, с разветвленной сетью филиалов с разрозненным географическим положением. Сегодня мы хотим остановиться на блоке инструментов данного программного решения, предназначенном для работы с договорами. С его помощью создается база данных всех действующих и завершенных договоров, предоставляется возможность отслеживать исполнение обязательств, согласовывать документы и вносить в их формулировки необходимые коррективы и совершать многие другие действия.

Основные возможности Управления договорами в 1С:УХ

  • предварительное согласование договоров;
  • контроль за соблюдением условий соглашения на каждом этапе;
  • определение этапа жизненного цикла договора для контроля и корректировки сроков в режиме реального времени;
  • доступ к договорам в базе данных по локальной сети или через интернет в любое время;
  • минимизация рисков наложения санкций за нарушение условий договора благодаря настраиваемой системе оповещений о важных событиях;
  • создание отчетов по готовым шаблонам.

Все договоры объединены в структурированную базу данных с возможностью поиска с заданными фильтрами:

  • по статусу (действующий или завершенный договор);
  • по организации (если с помощью 1С УХ осуществляется управление несколькими отделениями компании);
  • по контрагенту;
  • по типу (коммерческие, договоры финансирования, обеспечения, цессии и т.п. - далее рассмотрим каждый из них в отдельности).

По последнему пункту: очень важно правильно указать тип договора при его создании и внесении в базу данных. Дело в том, что с ним будут связаны различные документы, так что при ошибке будет нарушена корректность взаимосвязи в программе, что приведет к необходимости формировать заново не только сам договор, но и все зависящие от него объекты.

Виды договоров в 1С:Управление холдингом

Программа предоставляет возможность создавать типовые договоры, которые, в свою очередь подразделяются на несколько групп, поэтому разберем по порядку все их особенности и отличия.

Коммерческие договоры

Эти соглашения являются наиболее часто использующимися в разрезе сделок по купле/продаже. Существует несколько вариантов коммерческих соглашений:

  • на закупку с комитентом;
  • на закупку с комиссионером (например, маркетплейсами);
  • на продажу с комитентом;
  • на продажу с комиссионером;
  • прямой договор с покупателем.

Курсы валют

При составлении коммерческого договора необходимо изначально указать валюту расчетов, чтобы впоследствии было проще контролировать задолженности и задержки без необходимости конвертации при подбитии баланса.

Также необходимо указать способ расчета курса указанной валюты:

  • Фиксированный – курс на момент заключения договора, без учета его изменений в дальнейшем.
  • На определенный период – например, в случае высокой волатильности валюты на момент заключения договора, можно указать конкретную дату, по наступлении которой будет установлено расчетное значение курса. Для определения наиболее благоприятной даты желательно прибегнуть к помощи финансовых аналитиков.
  • На день выплаты. Учитывается курс, который будет действовать на дату получения оплаты по договору.

При обоюдном согласии сторон, срок может быть изменен с помощью инструмента Сдвиг даты фиксации курса.

Также при работе с коммерческими договорами предоставляются следующие опции:

  • анализ взаимодействия с контрагентами и их группировка в базе данных по прибыльности и рискам;
  • применение разных методов расчетов по соглашениям, в том числе, оформление скидок при соблюдении определенных условий;
  • изменение графика расчетов по договору (при условии предварительного согласования изменения сроков с контрагентом);
  • контроль соблюдения графика поставок и отгрузок;
  • оформление документов и прочий функционал для участия в тендере.

Договоры финансирования

Эта категория объединяет в себе все соглашения, направленные на привлечение стороннего капитала с целью развития организации. В модуль Управление договорами встроен инструмент Калькулятор графиков, предназначенный для отслеживания всех сделок, в результате которых были получены денежные средства.

Договоры финансирования делятся на следующие типы:

  • факторинг – получение денег в счет предстоящей выручки по каким-либо операциям;
  • кредиты от банков и прочих финансовых организаций;
  • займы, полученные у партнеров или любых других компаний, не являющихся финансовыми организациями;
  • офердрафт – краткосрочный кредит по дебетовому счету в банке, отличием которого от обычного является то, что при поступлении каких-либо средств на использующийся для займа счет, они автоматически списываются банком для погашения долга.

С помощью модуля Управление договорами все соглашения по займам и обязательствам по ним хранятся в структурированной базе. Посредством анализа этих документов в целом, а не каждого в отдельности, можно составить максимально эффективный график погашения задолженностей.

Договоры обеспечения

Такие соглашения являются дополнениями к основному договору и выступают в качестве гарантии соблюдения оговоренных условий одной из сторон. Например, это может быть частичная предоплата, страховка, имущественный залог, пеня или неустойка и т.п. Благодаря этому, в случае нарушения договора, пострадавшая сторона гарантировано получает компенсацию за причиненный ущерб.

В подсистеме Управление договорами могут учитываться любые типы договоров, обеспечивающих повышение надежности заключенной сделки, в том числе банковские гарантии.

Договоры цессии

В системе ведется учет договоров по уступкам истребования задолженностей. Организация может передать рискованный долг сторонней компании путем его перепродажи. Обычно цессия подразумевает скидку относительно первоначальной суммы, что, с одной стороны, приводит к убыткам, но, с другой, позволяет возместить хотя бы часть финансовых средств. В Управлении договорами сохраняются соглашения как по исходящей, так и по входящей цессии – то есть, не только по уступке, но и по получению возможности истребования кредитных обязательств с получением вероятной выгоды.

Претензионно-исковая работа

Помимо самих договоров, в системе фиксируются претензии к контрагентам в связи с неисполнением взятых на себя обязательств, что облегчает дальнейшую претензионно-исковую работу.

Данный функционал позволяет:

  • Регистрировать и сохранять в базе все претензии как со стороны организации, так и со стороны контрагентов, причем это касается претензий как финансового, так и нефинансового характера. Благодаря этому исключается утеря обращений в том случае, если решение возникшего конфликта откладывается на неопределенный срок.
  • Управлять и контролировать действия на каждом этапе.
  • Автоматизировать создание претензии в случае нарушения договора. К примеру, если контрагент просрочил запланированную в программе выплату по соглашению, модуль Управление договорами сформирует обращение без участия оператора, а в бухгалтерском учете сразу же будет отображен не поступивший платеж, что исключает проблемы с отчетностью.
  • Установить напоминания и отсылок уведомлений всем сотрудникам организации, задействованных в ходе претензионно-исковой работы, что позволит не пропустить важные события – назначенные переговоры с контрагентом, судебное слушание и т.п.
  • Прогнозировать возможность мирного соглашения по претензии в соответствии с бюджетом движения денежных средств.

При разрешении конфликта, созданное в системе обращение с претензией закрывается. При этом фиксируется факт получения компенсации или возврата задолженности, что отражается в соответствующих документах бухгалтерского учета. Благодаря модулю все претензионно-исковые процессы значительно ускоряются, исключается затягивание сроков судебного разбирательства, повышается вероятность возмещения задолженности или удовлетворения претензии другим способом в полной мере.

Преимущества Управления договорами в 1С:УХ

  • В базе данных сохраняются все документы, оформляющиеся на протяжении жизненного цикла соглашения, что исключает возникновение ошибок и утери важной информации из-за человеческого фактора.
  • Повышение эффективности претензионно-исковой работы с отсутствием вероятности отказа в компенсации по причине неявки представителей организации на важные встречи или в суд.
  • Широкий список типов договоров. В базу заносятся не только договоры купли/продажи, но и вся документация по кредитам, страхованию, банковских гарантиям, аккредитации и т.п.
  • Полный контроль сроков получения финансовых средств и выплат по договорам, что позволяет исключить риск срыва графика и нарушения условий договоренности. Система оповещает оператора о приближающейся дате расчета и прочих важных событиях.

В заключение

Подсистема Управление договорами в 1С:УХ открывает широкие возможности по оптимизации и автоматизации документооборота при взаимодействии с контрагентами по различным направлениям. Для заказа конфигурации 1С:Управление холдингом со встроенным модулем для работы с договорами обращайтесь к специалистам компании «АйБиТи Консалт». Мы предлагаем полное развертывание системы со стандартным модулем, а также его доработку под специфические нужды каждой организации. Кроме того, обеспечивается техническая поддержка на протяжении действия лицензии и обучение сотрудников работе с программным решением.