Инвентаризация является обязательной процедурой для любой компании, независимо от ее масштабов и сферы деятельности. Если законодательством предусмотрено несколько причин для обязательной ревизии (в том числе, перед закрытием финансового года), то регулярные плановые проверки по собственной инициативе позволяют постоянно иметь актуальную информацию о фактическом объеме материальных активов.
Упростить процесс позволяют программные решения 1С. Сегодня мы расскажем как правильно подготовиться к инвентаризации с 1С и опишем основные нюансы самой процедуры.
Необходимое оборудование
Инвентаризация с 1С подразумевает сканирование штрихкодов товаров, поэтому изначально следует выбрать и приобрести необходимое оборудование.
По сути есть 2 вида специализированных устройств для считывания штрихкодов и добавления их в программные продукты 1С – сканеры и терминалы сбора данных.
Сканеры штрихкодов
Этим приборам необходимо подключение к компьютеру или мобильному устройству, так как они передают полученную информацию в режиме реального времени. Таким образом, для работы с ними необходимо подключение к основному устройству по кабелю или беспроводной сети.
Терминалы сбора данных
ТСД могут действовать полностью автономно, так как обладают собственным процессором для обработки данных и памятью для их сохранения. Если сканеры изначально предназначены для работы с кассовыми аппаратами, то терминалы сбора данных разработаны специально для ведения складского учета. С их помощью можно сначала просканировать подлежащие инвентаризации товарно-материальные ценности и после загрузить их в программу. Прямое соединение с компьютером также возможно.
Также для проведения инвентаризации можно воспользоваться смартфоном с установленным на него приложением для считывания штрихкодов, но это не слишком удобно при большом объеме проверяемых товаров. В любом случае для крупных складов лучшим решением являются ТСД.
Интеграция оборудования и программного продукта 1С
Перед тем, как переходить непосредственно к подключению прибора, необходимо определиться с тем, как будет происходить обмен информацией – прямая передача данных в онлайн-режиме или загрузка всех данных после сканирования. Мы рассмотрим первый вариант, так как при втором достаточно просто передать информацию на компьютер, а затем загрузить ее в 1С.
Если речь идет о сканере штрихкодов, никакие дополнительные программы не потребуются, интеграция производится посредством встроенных в конфигурацию 1С инструментов. А вот для работы с ТСД необходимо установить специализированное ПО, которое обычно идет в комплекте с прибором (тут важно отметить, что можно использовать и сторонние решения, например, мобильные версии конфигураций 1С).
Далее необходимо подключить считывающее устройство к программному обеспечению от 1С. Сначала производится сопряжение с компьютером по инструкции от производителя, после чего осуществляется интеграция непосредственно с конфигурацией. Последнее происходит одинаково во всех конфигурациях, разница заключается только в расположении настроек.
Для подключения оборудования к 1С вам необходимо найти раздел РМК и оборудование. Например, в 1С:ERP он находится в НСИ и администрирование.
Здесь необходимо активировать опцию Использовать подключаемое оборудование, после чего терминал должен определиться в программе.
Инвентаризация с помощью 1С
Существует специальный программный продукт 1С Инвентаризация – он отличается от других более широким функционалом, предназначенным именно для ревизий, но в принципе, все необходимое есть и в остальных конфигурациях, так что рассмотрим инвентаризацию на примере 1С ERP.
- Выберите пункт Пересчеты товаров в разделе главного меню Склад и доставка.
- Создайте документ, в который будут добавляться результаты инвентаризации нажатием соответствующей кнопки и укажите склад, на котором проводится ревизия.
- Для автоматического добавления перечня номенклатуры нажмите кнопку Заполнить по отбору, после чего проведите документ.
- Измените статус документа на Внесение результатов и снова проведите его. Теперь в колонке По учету показывается информация из базы данных, в колонку По факту вносится полученная в результате пересчета ТМЦ информация, а в колонке Отклонение автоматически просчитывается разница между учетными и реальными данными.
- При сканировании штрихкода единицы определенной номенклатуры в колонке По факту появляется цифра 1, а при сканировании следующего такого же товара число увеличивается еще на 1.
- То же самое происходит со всей остальной подлежащей пересчету номенклатурой. По окончании процесса следует поменять статус документа на Выполнено и провести его. После этого 1C:ERP зафиксирует факт проведения инвентаризации.
Таким образом проводится инвентаризация в онлайн режиме при прямом добавлении сведений о сканировании в базу данных. Теперь рассмотрим другой способ.
Автономная инвентаризация в 1С с помощью ТСД
На подготовительном этапе вы уже интегрировали терминал с конфигурацией 1С, в результате чего стала доступна передача документов или справочников из базы данных в память устройства. После того, как выгрузка номенклатур завершена, можно переходить к ревизии. Перейдите в режим инвентаризации на приборе и начинайте сканировать штрихкоды.
По окончании процесса проверки потребуется загрузить полученную информацию в базу данных 1С. Для этого создайте документ Пересчет товаров. Затем поменяйте его статус на Внесение результатов.
Подключите терминал к компьютеру и выгрузите результаты инвентаризации, после чего в созданном документе автоматически заполнится колонка По факту и будут подсчитаны отклонения.
В заключение
Использование программных решений 1С значительно ускоряет и упрощает процесс инвентаризации, а также минимизирует риск ошибок, который достаточно велик при ручном пересчете ТМЦ.
Чтобы купить программу 1С:Инвентаризация и управление имуществом, а также прочих программных продуктов обратитесь к специалистам компании «АйБиТи Консалт». Предоставляется помощь при развертывании и настройке системы, а также техническая поддержка на протяжении всего времени эксплуатации.
