У заведения может совпадать общее количество алкоголя, но расходиться остаток по конкретной вскрытой бутылке. Такое расхождение нельзя исправлять первой попавшейся корректировкой. Сначала нужно понять, в какой момент разошлись физический остаток, информационная база и сведения, принятые системой.
В 1С:Бухгалтерии 8 версии 3.0.206 появился новый вид отчета ЕГАИС для загрузки остатков по вскрытым бутылкам. Одновременно в сводном отчете добавлены отдельные колонки «Остаток ЕГАИС» и «Остаток в ИБ». Это удобная отправная точка для сверки, но сам отчет не объясняет причину каждого отклонения.
Сверяйте остатки на один момент времени
Самая частая организационная ошибка — сравнение данных с разной датой отсечения. Пока бухгалтер загружает сведения из ЕГАИС, в заведении продолжаются продажи, открываются новые бутылки, оформляются возвраты или списания. Через несколько часов оба числа уже относятся к разным состояниям учета.
Назначьте время сверки и зафиксируйте, какие смены и документы вошли в проверку. Удобно проводить ее после закрытия кассовой смены, когда новые операции временно не вводятся. Если работа не останавливается, сохраните время загрузки и отдельно отметьте документы, созданные позже. Иначе нормальное движение товара легко принять за ошибку.
Убедитесь, что база поддерживает новый отчет
Перед проверкой посмотрите версию конфигурации. Новый вид отчета и раздельные колонки остатков появились начиная с 3.0.206. В более раннем релизе можно искать нужную команду без результата или сравнивать данные по старой форме.
Обновление лучше выполнять после резервной копии и проверки совместимости доработок. Для типовой базы можно использовать 1С:Обновление программ. Если учетная система изменена программистами, сначала проверьте обновление на копии: затронутые формы и обмены должны открываться без ошибок.
Начните со сводного расхождения, а не с ручного списания
Загрузите актуальные остатки и откройте сводный отчет ЕГАИС. Сравнивайте колонки «Остаток ЕГАИС» и «Остаток в ИБ» по одной организации, торговой точке и номенклатурной позиции. Полезно сначала отобрать только строки с ненулевой разницей, а затем разбирать их по очереди.
Положительное и отрицательное отклонение требуют одинаково внимательной проверки. Лишний остаток в информационной базе может означать, что расходный документ не ушел или не был принят. Лишний остаток в ЕГАИС — что операция отражена только в 1С либо относится к другой точке. Знак разницы подсказывает направление поиска, но не доказывает конкретную причину.
Проверьте цепочку документов
Для каждой проблемной позиции найдите последний момент, когда остатки совпадали. После него последовательно проверьте приход, перемещение, вскрытие, продажу, возврат и списание. Не ограничивайтесь наличием документа в журнале: важны его проведение, дата, организация, склад или торговая точка и результат обмена.
- Документ есть только в 1С. Посмотрите статус отправки и ответ системы. Проведенный документ еще не означает, что ЕГАИС его приняла.
- Операция отражена дважды. Проверьте повторные документы, ручной ввод после автоматической загрузки и копии, созданные при исправлении ошибки.
- Указана другая точка учета. Одинаковая номенклатура по двум подразделениям не дает права объединять остатки. Сначала сверяйте каждую торговую точку отдельно.
- Не совпала карточка товара. Сопоставьте номенклатуру, алкогольную продукцию, объем и используемую единицу.
- Документ попал в другой период. Обратите внимание на операции, введенные задним числом после первоначальной загрузки остатков.
Отдельно проверьте движение вскрытой бутылки
По закрытой бутылке проще проверить приход и выбытие целой единицы. После вскрытия появляется еще один контрольный участок: количество в информационной базе должно последовательно уменьшаться по мере отражения продаж или иных операций. Поэтому одной инвентаризации склада недостаточно — нужно сопоставить физический остаток с документами, которые сформировали движение после вскрытия.
Если бутылка фактически открыта, а соответствующая операция в учете отсутствует или осталась неотправленной, системы неизбежно покажут разные цифры. Если документ принят, но количество не меняется ожидаемым образом, проверьте исходную номенклатуру и единицу измерения. Не создавайте новое списание, пока не исключены неверная аналитика и дубли.
Исправляйте первопричину
Когда найден ошибочный документ, исправьте его реквизиты или статус обмена, дождитесь обработки и только затем заново загрузите остатки. Если отклонение связано с физической недостачей, оформляйте ее по принятому в организации порядку. Подгонять учет под отчет без объяснения причины опасно: текущая строка исчезнет, но ошибка останется в истории движения и проявится при следующей сверке.
После исправления повторите проверку с тем же отбором. Остаток ЕГАИС, остаток в информационной базе и фактическое количество должны относиться к одной дате и одной точке. Если разница сохраняется, зафиксируйте наименование, код продукции, время загрузки, документы движения и ответы обмена — с таким набором данных проблему можно разбирать предметно.
Короткий чек-лист перед закрытием сверки
- Установлен релиз 3.0.206 или более новый, база предварительно сохранена.
- Данные ЕГАИС загружены на зафиксированный момент времени.
- В сводном отчете проверены обе колонки остатков по каждой торговой точке.
- Для строк с разницей просмотрена вся цепочка документов и статусы обмена.
- Сверены номенклатура, алкогольная продукция, объем и единица измерения.
- После исправления остатки загружены повторно, а результат сохранен.
Если отклонения появляются снова или обмен работает в доработанной базе, специалисты «АйБиТи Консалт» помогут проверить документы, настройки и статусы в рамках сопровождения 1С.
