При подготовке отчетности за девять месяцев легко сравнить несопоставимые цифры: например, число сотрудников на конец сентября и среднесписочную численность с января. Начните с простого вопроса: какой показатель вы проверяете и за какой период? Ниже — порядок разбора расхождения в 1С:Зарплате и управлении персоналом 8, редакция 3.
Сначала уточните, что именно не сходится
Списочная численность относится к конкретной дате. Среднесписочная, или ССЧ, рассчитывается за период. Средняя численность шире: в нее входят также средняя численность внешних совместителей и исполнителей по договорам ГПХ. Поэтому итог списка сотрудников нельзя автоматически считать контрольной цифрой для РСВ.
Возьмите сохраненный экземпляр расчета и запишите организацию, отчетный период и проверяемое поле. Затем откройте «Кадры — Кадровые отчеты — Численность и текучесть кадров». В некоторых вариантах название дополнено словами «за период». Установите те же границы дат. Для РСВ показатель проверяют по организации в целом, а не по одному подразделению.
Найдите месяц и сотрудника, которые дают разницу
Посмотрите помесячные значения ССЧ. Если данные расходятся только с августа, нет смысла начинать проверку с января: сначала разберите кадровые события августа. При необходимости добавьте в структуру отчета группировку по сотрудникам. Так вместо одной спорной цифры получите конкретный список для сверки.
За девять месяцев проверяют среднее месячных значений с января по сентябрь, а не только за июль — сентябрь. Не округляйте каждую промежуточную цифру вручную перед сложением: это может изменить итог. Сохраняйте точность расчета и отдельно проверяйте округление показателя в отчетной форме.
Для найденных сотрудников сопоставьте даты приема, увольнения, переводов и отсутствий с кадровыми документами. Обратите внимание на вид занятости: внешнего совместителя или исполнителя по ГПХ нельзя прибавлять к ССЧ как обычного основного работника. При этом отпуск за свой счет, не связанный с учебой, сам по себе не исключает человека из расчета.
У неполного рабочего времени проверьте способ расчета
В разделе «Настройка — Расчет зарплаты» есть параметр расчета численности внешних совместителей и работающих неполное время по отработанному времени. При включенном параметре результат зависит от часов и нормы времени. Проверку проводите после окончательного расчета зарплаты за последний месяц периода: предварительный отчет может опираться на еще не завершенные данные.
Если расчет по часам отключен, проверьте кадровые сведения и графики. В графике неполного времени важны признак неполного рабочего времени и настройка нормы по другому графику. Убедитесь, что для сравнения выбран график полного времени. Одна запись о половине ставки не заменяет проверки графика, назначенного сотруднику.
Неполный день и неполная неделя — разные режимы. В первом случае сокращается ежедневная работа, во втором — число рабочих дней. Сравните настройки с действующими условиями сотрудника, а не с удобным для расчета вариантом. Изменение графика затрагивает и оплату труда, поэтому подбирать его ради нужной цифры в РСВ нельзя.
Если РСВ готовят в другой базе, проверьте обмен
Когда зарплату ведут в ЗУП, а отчетность формируют в 1С:Бухгалтерии 8, одной сверки внутри ЗУП мало. Для передачи ССЧ предусмотрен документ «Отражение статистики персонала в бухучете». Он заполняется на конец месяца и содержит численность по подразделениям.
Проверьте наличие документов за нужные месяцы, их заполнение и результат синхронизации. Если кадровые данные исправили после обмена, выясните, попали ли изменения в принимающую базу. Повторный запуск синхронизации без проверки результата не подтверждает, что отчет использует свежие сведения.
Исправляйте причину, затем возвращайтесь к отчету
Перед изменениями сохраните исходные расшифровки. Исправляйте только подтвержденную ошибку: неверную дату, вид занятости, график или непереданные сведения. После этого заново получите кадровый отчет и сравните его с РСВ за тот же период. Если в РСВ уже были ручные правки, сохраните их обоснование до повторного заполнения.
Ручная замена итоговой численности без расшифровки оставит вопрос открытым: при следующем заполнении расхождение может вернуться. Для завершения проверки нужны понятная причина разницы и согласованные данные в обеих программах. Если найти ее не удается, специалисты «АйБиТи Консалт» помогут проверить учет и обмен в рамках сопровождения 1С.
