1С:Инвентаризация и управление имуществом

Подробнее о функционале 1С:ИУИ

Мобильное приложение 1С:ИУИ МП

Наличие мобильного приложения упрощает выполнение задач учета основных средств и ТМЦ. Многие ТСД, помимо сканера штрихкодов, оснащены считывателем RFID.

Обмен данными между приложением и основной базой выполняется через интернет-сервис, благодаря чему терминал может соединяться с конфигурацией по Wi-Fi.

В мобильном приложении доступны, в частности:

• контрольный осмотр с использованием радиотерминала;
• комплектация и разукомплектация основных средств;
• инвентаризация по имущественному перечню или по местоположению;
• доступ к актуальному реестру имущества с ТСД;
• получение данных об объекте по штрихкоду или RFID;
• получение перечня имущества в разрезе материально-ответственных лиц (МОЛ);
• осмотр имущества;
• розыск учетных предметов;
• присвоение цифровых меток и кодов объектам;
• оформление документов для выдачи/возврата имущества, присвоения меток и других задач;
• учет отдельных деталей объектов при проведении инвентаризации.

Приложение может работать в офлайн-режиме и использоваться на территориально распределенных объектах без стабильного соединения с корпоративной сетью.

Синхронизация с основной информационной базой выполняется:

• через подключение терминала;
• по Wi-Fi-каналам.

Нормативно-справочная информация

Подсистема НСИ включает справочники и регламенты, которыми пользуется предприятие. НСИ можно вести в учетной конфигурации, а также импортировать централизованные справочники из других систем 1С.

Система учета может выступать «ключевой» для других информационных баз. Ведение справочников по типам имущества и местам хранения помогает гибко систематизировать данные для аналитики, инвентаризаций и перемещений.

Распределение имущества по различным счетам учета позволяет увязать управленческий учет с регламентированным учетом и разделять имущество по ключевым категориям (на балансе/вне баланса и т. п.).

Реестр имущества

Подсистема позволяет вести обобщенный учет имущественных объектов с фиксацией количества, статуса, типа и других параметров. Данные можно оперативно актуализировать.

В системе регистрируются процессы управления имуществом:

• регистрация;
• выдача;
• передача;
• возврат;
• списание;
• выбытие.

Регистрация имущества

Система позволяет регистрировать операции по контролю имущества. Операции можно настраивать под внутренние бизнес-процессы, включая:

• состав реквизитов;
• значения по умолчанию;
• правила заполнения;
• фильтры отбора.

Для каждого типа объектов можно задавать дополнительные атрибуты и прикреплять данные, например:

• гарантии;
• лицензии;
• свидетельства;
• правовую документацию.

Возможен сквозной учет имущества с использованием префиксов инвентарной нумерации. Объекты со «старыми» номерами можно учитывать по прежнему номеру или назначить новый по правилам системы.

Для быстрого старта используется документ ввода начальных остатков. Данные можно загружать, например, из Excel и сохранять идентификаторы объектов для последующего сопоставления с другими системами.

По каждому объекту сохраняется история изменений и операций.

Перемещение объектов имущества

Процессы, связанные с перемещением объектов (выдача, возврат, списание и другие), выполняются с помощью документа перемещения. Объекты могут перемещаться между организациями, ответственными лицами и местами хранения. Документ также может изменять статус объектов.

В зависимости от типа операции документ перемещения может использоваться как основа для документа конкретной операции, а состав реквизитов определяется типом процесса.

В мобильном приложении перемещение можно выполнять через ТСД с использованием штрихкодов или RFID.

Выбытие объекта имущества

Выбытие — процедура, при которой объект исключается из остатков в системе.

Назначение штрихкодов и RFID-меток

Штрихкодирование и RFID используются для:

• оптимизации операций с объектами имущества;
• повышения производительности;
• снижения рисков, связанных с человеческим фактором.

Регистрация штрихкода или RFID-метки выполняется с помощью документа назначения штрихкодов и RFID.

Реестр документации

Система позволяет вести реестр карточек документов, связанных с объектами имущества (технических, разрешительных и т. п.). Для каждого типа документа создается карточка с соответствующими полями.

К карточкам можно прикреплять файлы (например, сканы). Один документ может быть связан с одним или несколькими объектами в реестре имущества.

Изменение инвентарных номеров

Система позволяет корректировать инвентарные номера объектов. Типовые причины:

• ошибка ручного ввода при регистрации;
• переход с количественного учета на пообъектный;
• слияние компаний и приведение нумерации к единому стандарту.

Печать этикеток

Функционал позволяет печатать этикетки для маркировки объектов имущества. Печать можно запускать из разных точек:

• рабочий стол;
• реестр имущества;
• карточка объекта.

Проведение инвентаризации

Во время инвентаризации выполняется автоматизированное сравнение учетных данных с текущим состоянием. По итогам можно распечатать формы по регламенту и, при необходимости, быстро создать документы о перемещении или выбытии.

Для максимальной эффективности рекомендуется использовать мобильный ТСД со считывателем RFID. По результатам работы оператора терминала табличная часть документа инвентаризации заполняется данными из мобильного приложения.

Для удобной координации с регламентированным учетом предусмотрена систематизация документов по результатам проверки. Их можно распределять по складам, подразделениям или ответственным лицам, что экономит время.

Для мест хранения можно задавать параметры инвентаризации: ответственных, периодичность и другие настройки. Сотрудники могут создавать задания на инвентаризацию со сроками и контролировать результаты.

Все результаты проверки по каждому объекту фиксируются в документе инвентаризации: учетные данные сопоставляются с фактическими.

Контрольная (диагностическая) проверка имущества

Контрольные проверки помогают оценить состояние объектов и зафиксировать отклонения. По итогам анализа принимаются управленческие решения.

Для этого предусмотрены функции:

• оценка состояния имущества с фиксацией показателей (в мобильном ТСД и в учетной конфигурации);
• регистрация результатов контрольных проверок в системе.

Состав показателей задается для каждого объекта или типа имущества. Наиболее продуктивно проводить проверку с использованием ТСД со считывателем RFID.

Потребности и заказы на закупку

Функционал предназначен для регистрации потребностей в имуществе, формирования заказов поставщикам и контроля статусов. Заказ может формироваться на основании потребностей и проходить согласование.

Потребности можно закрывать закупкой или использовать имеющиеся запасы. Также предусмотрена возможность отклонять потребности.

Управлять потребностями и статусами заказов удобно с помощью аналитических отчетов.

Аналитические отчеты

Набор отчетов позволяет анализировать использование имущества предприятия. Для каждого отчета предусмотрены гибкие настройки, которые влияют на структуру и детализацию формы.

Отчеты можно выгружать в Excel и использовать вне информационной базы. Доступна работа как по настройкам по умолчанию, так и по собственным параметрам.

Интеграции с другими системами и оборудованием

Возможна интеграция с другими программами (в том числе бухгалтерскими системами) и оборудованием: ТСД, принтерами и т. п. Обмен может выполняться на базе стандартов и протоколов, поддерживаемых платформой 1С:Предприятие 8.3.

Обмен данными

Конфигурация поддерживает обмен данными со стандартными решениями 1С для управления предприятием и бухгалтерского учета.

Обмен выполняется через файлы в формате XML и может быть двусторонним. Он запускается вручную или автоматически по расписанию.

Области применения

Госучреждения

В органах управления муниципального типа 1С:ИУИ помогает вести контроль имущественных категорий, например:

• бытовая химия;
• инструменты;
• канцтовары;
• комплектующие и расходные материалы;
• мебель;
• оргтехника;
• спецодежда.

Также решение помогает вести учет имущества в соответствии с Приказом 61н, включая:

• бланки отчетности;
• интеллектуальную собственность;
• материальные запасы (рабочая форма, канцелярия, расходники, хозинвентарь и т. д.);
• нематериальные активы, принятые безвозмездно;
• постройки, здания, различные виды техники;
• литературу.

Сельскохозяйственные и производственные предприятия

Решение помогает наладить учет и упорядочить информацию о наличии и использовании:

• зданий и сооружений на территории организации;
• оборудования и техники, необходимых для производственных процессов;
• оргтехники, комплектующих и офисных расходников;
• рабочего инструмента;
• спецодежды и средств индивидуальной защиты;
• спецодежды для производственных предприятий с учетом требований по защите от загрязнений.

Коммерческие предприятия

Отделы IT могут удобно контролировать:

• комплектацию, привязанную к конкретной аппаратуре;
• оборудование и программное обеспечение с привязкой к клиентам;
• оснащение, закрепленное за рабочими местами;
• перечень предустановленного ПО.

Места общественного размещения

Дома отдыха, отели, пансионаты и санатории могут организовать учет:

• оргтехники и канцелярии;
• мебели;
• посуды;
• текстиля;
• хозинвентаря и бытовой химии.

Медучреждения

Программа полезна для учета:

• инструментов для медицинских манипуляций;
• крупного медицинского оборудования (например, УЗИ или томографов);
• медикаментов;
• мебели;
• оргтехники, комплектующих и расходников;
• медицинских расходных материалов (шприцы, бинты и т. п.).

Производственные предприятия (спиртосодержащая продукция)

1С:ИУИ позволяет вести учет:

• дистиллятов;
• спиртов;
• тары для розлива.

Также можно прослеживать производственный цикл:

• изготовление;
• купажирование;
• розлив по таре;
• слив из тары.

Строительные компании

Программа позволяет контролировать:

• инструмент, технику, комплектующие и расходники;
• рабочее оборудование;
• средства индивидуальной защиты и спецодежду;
• строительные материалы.

Общепит

С помощью решения можно организовать учет основных средств и ТМЦ, включая:

• мебель и оборудование;
• посуду и хозинвентарь;
• продукты питания;
• бытовую химию.

Внедрение 1С:Инвентаризация и управление имуществом

Внедрение решения обычно включает настройку учетной модели имущества, подготовку справочников, маркировку объектов и запуск мобильной инвентаризации. Состав работ зависит от масштаба (одно подразделение или распределенная структура) и требований к детализации учета.

Порядок внедрения

1. Обследование и постановка задач: цели учета, состав имущества, зоны ответственности, регламент инвентаризаций, требования к отчетам.
2. Подготовка нормативно-справочной информации: типы имущества, места хранения, МОЛ, подразделения, правила нумерации и классификации.
3. Загрузка исходных данных: ввод начальных остатков, перенос из таблиц или из действующей учетной системы, проверка корректности.
4. Настройка процессов: регистрация, перемещения, выдача/возврат, списание, контрольные проверки, документы и маршруты согласования (при необходимости).
5. Маркировка имущества: штрихкоды и/или RFID, печать этикеток, правила привязки меток к объектам.
6. Настройка мобильного контура: сценарии для ТСД/Android, синхронизация, права пользователей.
7. Обучение: бухгалтерия, склад, МОЛ, администраторы и ответственные за инвентаризацию.
8. Опытная эксплуатация и запуск: тестовая инвентаризация, корректировки регламентов, переход в промышленную эксплуатацию.

Что нужно для старта

• список подразделений, мест хранения и ответственных (МОЛ);
• перечень имущества (ОС и ТМЦ) и желаемая детализация учета;
• решение по маркировке: штрихкод и/или RFID;
• оборудование (при необходимости): ТСД/смартфоны, принтер этикеток, сканеры/считыватели;
• регламент инвентаризаций: периодичность, формы, сроки, ответственные.

Интеграции 1С:ИУИ и обмен данными

Программа может использоваться как самостоятельная система учета имущества или как контур инвентаризации и управления имуществом вместе с действующими учетными системами предприятия.

С какими системами чаще всего настраивают обмен

• учетные решения 1С (например, ERP/бухгалтерские и управленческие системы) — для согласованности справочников, остатков и документов;
• внешние базы и реестры — для загрузки исходных данных и сверок (по согласованному формату);
• почтовые уведомления — для информирования ответственных о событиях и статусах операций (при наличии настроенных регламентов).

Оборудование и периферия

• терминалы сбора данных и мобильные устройства Android;
• сканеры штрихкодов и RFID-считыватели (если применяется RFID);
• принтеры этикеток для печати маркировки;
• рабочие места складов и подразделений для проведения операций в системе.

Форматы обмена и выгрузок

• табличные форматы для загрузки/выгрузки (например, для подготовки данных и отчетов);
• файловый обмен по согласованным структурам (например, для регулярных интеграций между системами).

Частые вопросы по 1С:Инвентаризация и управление имуществом