Инвентаризация является неотъемлемой процедурой в работе любого склада, независимо от его объема и назначения. Она проводится в обязательном порядке раз в год, при смене материально-ответственного лица, при обнаружении явных хищений, а также по инициативе руководства в любое удобное время в соответствии с составленным планом или при необходимости получить детальную информацию и проверить правильность бухгалтерского учета в срочном порядке.
Для упрощения процесса инвентаризации и структурирования полученных результатов, пригодится специальное программное обеспечение 1С:Инвентаризация и управление имуществом – это узконаправленный продукт, предназначенный только для проверок и передачи данных по ним в другие сопряженные конфигурации. Также проводить ревизию можно и в более распространенном ПО 1С:Бухгалтерия, так что сегодня рассмотрим основные преимущества данного софта.
Этапы инвентаризации
Подготовку и непосредственный процесс учета можно разделить на 6 основных этапов:
- выпуск приказа руководителя с указанием даты начала и окончания проверки, а также состава членов инвентаризационной комиссии;
- в программе 1С:Бухгалтерия заводятся формы описей ИНВ-3 и/или ИНВ-5 (в зависимости от того, какие объекты подлежат проверке – собственные товарно-материальные ценности или принятые на ответственное хранение;
- на время проверки приостанавливаются все складские операции, в том числе, передвижение ТМЦ внутри склада;
- материально ответственные лица составляют расписки о том, что вся необходимая в ходе проверки документация по складу передана в бухгалтерию;
- члены комиссии в присутствии МОЛ проводят проверку наличия указанных в бухгалтерском учете ТМЦ и их состояния, после чего вносит данные в 1С:Бухгалтерию;
- если были найдены расхождения в фактическом количестве ценностей на складе и бухгалтерском учете составляются сличительные ведомости по форме ИНВ-19, куда и добавляется информация по несовпадениям.
Блоки инвентаризации в 1С:Бухгалтерии
Программа предоставляет средства для автоматизации процесса инвентаризации через следующие имеющиеся в ней документы:
- Инвентаризация товаров. Предназначен для внесения данных, полученных в ходе пересчета ТМЦ и является основным документом по инвентаризации, на который ссылаются все остальные.
- Оприходование товаров.
- Списание товаров.
- Отчет о розничных продажах.
Рассмотрим для чего нужен каждый документ в отдельности и их взаимодействие.
1. Инвентаризация товаров
Данный документ разделен на 3 основные вкладки:
- Товары. Сюда вписывается информация по объемам ТМЦ в соответствии с данными складского и бухгалтерского учета, а также данные, полученные в результате инвентаризации. Документ автоматически подсчитывает отклонение от изначально указанного количества товаров и материалов. Кроме того, есть очень удобное решение – Заполнить по остаткам. Выбрав эту опцию вы избавитесь от необходимости вносить информацию вручную.
- Перейдя в блок Заполнить, вы получите возможность внести изменения в суммы, проставленные в первичных учетных документах, касающихся оприходования ТМЦ, их размещения на складе, перемещения, а также выбытия с учета после списания. Для этого необходимо вписать в документ фактическое количество товаров и цену одной учетной единицы – программа сама рассчитает полную сумму за весь объем. При обнаружении несовпадений указанной в учетных документах стоимости и фактических расценок по результатам инвентаризации, будут внесены коррективы. Если при пересчете выявлены недостачи или излишки, количественное расхождение заносится в строку Отклонения. В первом случае число проставляется со знаком «минус», во втором указывается положительное цифровое значение.
- В следующую вкладку – Проведение инвентаризации – вписывается информация по самой процедуре. То есть, здесь указываются причина проведения проверки, даты начала и завершения, номер и наименование документы, служащего юридическим основанием для проверки (Приказ, Распоряжение, Постановление).
- Во вкладке Инвентаризационная комиссия прописывается утвержденный состав участников проверки с указанием председательствующего сотрудника (отмечается галочкой в соответствующем чекбоксе).
На этом обзор документа Инвентаризация товаров закончен, осталось только пояснить, что он предназначен исключительно для сбора результатов ревизии склада, их сопоставления с данными учета и выведения расхождений по сумме и количеству ТМЦ.
Никакие изменения в основные бухгалтерские документы при его заполнении не вносится – документ инвентаризации является аналогом составленной вручную инвентаризационной описи, на основе которой составляются ведомости. Так что, после проведения и сохранения документа Инвентаризация товаров, становится доступна отправка на печать сличительных ведомостей, а также форм ИНВ-3 и ИНВ-22, которые будут впоследствии переданы на рассмотрение руководства и в бухгалтерию.
Обратите внимание, что при наличии у организации нескольких складов, учет которых ведется в программе 1С:Бухгалтерия, необходимо выбирать в соответствующем поле шапки каждого документа наименование конкретного склада. Если же склад всего один, это поле будет неактивным, так как все расчеты по умолчанию ведутся по нему.
2. Документ Отчет о розничных продажах
Этот документ является обязательным только в том случае, если организация ведет розничную торговлю и в 1С:Бухгалтерии настроены необходимые для таких операций параметры учетной политики. Оформляется на основе данных Инвентаризации товаров и исключительно при наличии излишков, отраженных в этом документе.
В строке Количество автоматически подставляется объем положительного отклонения при проверке ТМЦ, а сумма и цена каждого объекта может быть указаны вручную с возможностью последующих корректировок. После заполнения и проведения вносятся изменения на учетных счетах, которые указываются в шапке документа. Для минимизации ручной работы по заполнению номеров счетов под каждую номенклатуру, рекомендуется заранее проставить их в справочники Номенклатура для всех позиций. Тогда при указании определенного товара, номер счета будет добавлен в шапку автоматически, что сэкономит время и исключит ошибки.
3. Документ Оприходование товаров
Также, как и предыдущий, является опциональным. Его заполнение необходимо только при выявлении в ходе инвентаризации складских излишков, которые требуется поставить на баланс в бухгалтерии.
Все данные по положительному расхождению будут добавлены в графу Количество из документа Инвентаризация товаров, так что вам останется только указать в шапке статью Оприходование излишков.
4. Документ Списание
При обнаружении недостач на складе, необходимо списать их с баланса. То есть, производится ровно та же операция, что и в предыдущем документе, только в обратном порядке.
В данном документе указываются основания списания ТМЦ, например, по причине их нахождении на другом складе. Для этого дополнительно совершается проводка документа Перемещение товара, после чего становятся доступны печатные формы списания – акты ТОРГ-16.
Если по какой-то причине использование стандартизированных версий нецелесообразно, можно разработать собственные бланки с учетом особенностей организации.
В заключение
Ревизия с помощью программ 1С:Бухгалтерия и 1С:Инвентаризация становится более простой задачей, чем при использовании бумажных форм, которые необходимо заполнять вручную. В 1С:Инвентаризация также присутствует возможность получения данных с терминалов или обычных телефонов, на которые устанавливается мобильное приложение, связывающееся с основной компонентой, развернутой на компьютере или сервере. Таким образом информация попадает в инвентаризационные документы в режиме реального времени.
Для заказа и установки подходящей конфигурации, обращайтесь к специалистам компании «АйБиТи Консалт», являющейся официальным партнером 1С с 2005 года.
