Как кадровый электронный документооборот (КЭДО) поможет оптимизировать бизнес

Кадровый электронный документооборот (или сокращенно "КЭДО") – это система управления персоналом, которая позволяет автоматизировать процессы найма, обучения, оценки и развития сотрудников. Она позволяет оптимизировать работу HR-отдела, сократить время на поиск и подбор персонала, а также повысить эффективность работы сотрудников.

Кроме очевидных преимуществ по оптимизации трудозатрат, ведь цифровизация работы с документацией – основа автоматизации любого бизнеса, необходимо еще учесть и законодательные требования и их регулярные изменения. Важно выполнить переход на кадровый электронный документооборот в соответствии с актуальными требованиями.

Общее описание КЭДО

КЭДО – это механизм обработки кадровых документов, в рамках которого осуществляется их формирование, оформление, согласование и онлайн утверждение подписью. Никакой работы с бумагами и отсутствие необходимости непосредственного взаимодействия с работниками.

С каждым днем все больше и больше компаний вместо бумажных документов начинают использовать электронные формы, т.к. с текущим законодательством они не требуют дублирования в бумажно виде за исключением нескольких случаев.

Для удаленного заверения документов используют цифровые подписи. Все архивы также хранятся в электронном виде. То есть, переход на КДО означает почти полный отказ от работы с горами бумаг.

Как один из флагманов среди компаний-разработчиков программного обеспечения для автоматизации бизнеса, 1С также выпустила свой продукт для организации электронного кадрового документооборота – 1С Кабинет сотрудника.

Преимущества кадрового ЭДО

КЭДО будет полезен для всех – гендиректора, руководителя среднего звена, сотрудников отдела кадров и для самих работников. Преимущества перехода на электронный обмен документами очевидны.

Повышение скорости обработки на всех этапах

Работа с бумагами требует постоянного посещения КПД отдела – для подписания. При удаленной работе приходится взаимодействовать с курьерской службой для получения заказных писем. Все это занимает немало времени и сил. Подписать электронный документ можно с любого стационарного или мобильного устройства. Действие осуществляется всего в несколько кликов.

Перевод бизнеса в электронный формат существенно упростит работу в целом, повысится эффективность деятельности.

Меньше нагрузка на КДП

Кадровикам больше не придется напоминать работникам о необходимости подписания, рыться в бесконечных архивах в поисках того или иного документа, работать с почтовой корреспонденцией и т. д.

Для облегчения всех этих задач предназначены инструменты КЭДО:

• уведомления отправляются автоматически. Кадровику не придется самостоятельно писать напоминания работникам – это сделает система;
• поиск по электронному архиву с удобными фильтрами. Теперь поиск нужного документа занимает всего несколько минут;
• гибкая маршрутизация. Если согласование включает несколько этапов и осуществляется несколькими участниками, то все это не требует ручного контроля кадрового специалиста. Ему достаточно указать шаблон для маршрута. Автоматическая реализация цепи обработки выполняется по факту добавления действия.

На обработку документов уходит до 10 раз меньше времени.

Оптимизация работы руководителя

Внедрение КЭДО избавляет руководителя от необходимости подписания целых гор бумажной документации. Для этого в программе предусмотрена функция массового подписания.

Сокращение статьи расходов

Электронный документооборот позволяет отказаться от затрат на покупку канцелярских принадлежностей, печатного оборудования. В целом переход на КЭДО устраняет большинство существующих издержек.

Единственная затрата, связанная с приобретением программного продукта – лицензия на сервис КЭДО. Тем не менее это гораздо выгоднее по сравнению с ежегодными расходами при работе с бумагами.

Репутация бренда

КЭДО является инновационным решением, которое демонстрирует заботу о работниках в разрезе ресурсов и времени. Наличие электронной системы повышает шансы поиска подходящего кадрового состава на бирже труда.

Надежность

Хранение архивов в бумажном виде сопровождается рисками утери важных документов. За отсутствие некоторых бумаг может быть выписан штраф. Ко всему прочему никто не гарантирует защиты от стихийных бедствий и техногенных катастроф.

Документация в электронном виде не пострадает в непредвиденных ситуациях. База хранится на серверах с надежно защитой в цифровом формате.

Законодательные аспекты КЭДО

Возможность перевести бизнес на систему кадрового электронного документооборота была законодательно осуществлена с 2021 года.

Переход кадровой документации в онлайн-формат требует подготовки локально-нормативного акта со следующей информацией:

• сроки уведомления работников о факте перевода документов в электронный формат;
• список документов для перевода в цифру;
• перечень работников, которые дали согласие на перевод в письменном виде;
• сроки перевода на КЭДО;
• ситуации, когда по цифровым документам требуется бумажный дубликат;
• данные о платформе и условия доступа.

Как перевести бизнес на КЭДО

Есть общеустановленный порядок внедрения кадрового электронного документооборота:

1. Наличие платформы КЭДО. Реализация обмена документами в электронном виде должна осуществляться с использованием специализированной системы. Информация об используемом сервисе должна быть прописана в локально-нормативном акте. При выборе платформы рекомендуется принимать во внимание потребности и цели бизнеса.

Основные параметры выбора платформы:

• понятный интерфейс;
• репутация компании разработчика;
• прозрачность платежей;
• возможность использовать хотя бы три вида электронной подписи;
• функция подписания со стационарных и мобильных устройств с любым разрешением экрана;
• возможность адаптировать под нужны конкретного бизнеса.
  
  

2. Электронные подписи должны быть у каждого представителя организации – кадровики, руководители и специалисты других направлений.

В рамках КЭДО можно использовать подписи трех типов:

• УКЭП (усиленная квалифицированная). Она используется, как правило, кадровиком и работодателем. Ее оформление не обязательно. Оформляется платно, в удостоверяющем центре;
• УНЭП (усиленная неквалифицированная). Ее можно оформить для всех остальных сотрудников. Несмотря на платной получение, процедуру идентификации можно пройти дистанционно;
• ПЭП (простая). Оформляется на линейных работников. Ее получение бесплатно, идентифицировать личность не нужно. С данным вариантом иногда возникают трудности, что связано с отсутствием цифрового маркера.
  
  

3. Список документов, требующих бумажного дублирования:

• приказ на увольнение для сотрудников, которые работают в организации как с физическим нахождением, так и удаленно;
• акт после несчастного случая;
• инструкция охраны труда.
  
  

Письменное согласие работников на КЭДО

Работодатель не вправе переходить на электронный документооборот без согласия сотрудников. Дело в том, что в текущий момент система носит добровольный характер. При отказе работников предоставлять письменное согласие, оборот остается бумажным. Перевод без согласия возможен только для лиц без трудового стажа, которые были приняты на должность не ранее 1 января 2021 года.

Обычно, проблема решается небольшим обучением в формате мастер-класса. Вы можете как самостоятельно изучить систему КЭДО, так и привлечь внешнего подрядчика, который проведет тренинг и покажет воочию все преимущества электронного обмена документами.

Специалисты компании «АйБиТи Консалт» с радостью вам помогут и продемонстрируют работу 1С КЭДО.

Подведем итог

Стоит ли переводить бизнес в электронный формат? Ответ однозначно положительный. Инновационная система позволит отказаться от всевозможных издержек и идти в ногу со временем при соблюдении законодательных требований.