При зачислении в штат, каждый сотрудник должен подать письменное заявление на имя руководителя о выборе способа ведения трудовой книжки – электронный или на бумажном носителе. Если организация использует программу 1С:Зарплата и управление персоналом, в документе, подтверждающем прием на работу, этот способ обозначается в обязательном порядке.
Если сотрудник ранее имел трудовой стаж в другой организации, устанавливается тот же способ, что и был выбран на предыдущем рабочем месте. Документ Прием на работу открывается из главного меню. В нем необходимо сначала отметить чекбокс Способ ведения трудовой книжки, а затем выбрать сам способ.
В том случае, если на предыдущем рабочем месте новый сотрудник не подавал заявления о способе ведения трудовой книжки, то в документе этот чекбокс отмечать не нужно.
При приеме сотрудника без наличия стажа, программа автоматически выбирает для него электронный вид трудовой книжки. Но в данном случае необходимо проставить флажок в чекбоксе Начало трудовой деятельности.
Если появилась необходимость поменять способ и перевести бумажную трудовую книжку в электронный вид, необходимо сформировать заявление на Отзыв заявлений о предоставлении трудовой деятельности в СФР.
Потребуется найти пункт Электронные трудовые книжки в разделе Отчетность, справки.
По нажатию кнопки Создать разворачивается список, из которого нужно выбрать нужный тип заявления.
Нажмите кнопку Подбор или Добавить, чтобы внести в заявление данные сотрудника из списка персонала. Пункты Заявление и Вид заявления заполнять не потребуется – это происходит автоматически в соответствии с учетными данными программы.
На основании созданного заявления формируется отчет ЕФС-1 подраздел 1.1. В качестве мероприятия указывается Отмена ведения бумажной трудовой книжки.
После того, как данный отчет будет принят и зарегистрирован в СФР, необходимо сформировать Заявление о выборе работником электронной трудовой книжки.
Опять же вставляем информацию о сотруднике посредством инструментов Подбор или Добавить. В пункте Вид документа следует указать Сведения о трудовой деятельности в электронной форме.
Теперь уже на основании нового заявления, вновь формируется отчет ЕФС-1 под названием Сведения в электронной форме с последующей отправкой в СФР.
