Одной из важнейших процедур для контроля движения финансовых средств организации является согласование предстоящих платежей. Это действие необходимо, если помимо ответственного за перевод денег сотрудника, оплату должен подтвердить кто-то еще.
В программе 1С:Бухгалтерия присутствует функционал для оптимизации и упрощения данного процесса. По умолчанию он отключен, поэтому пользователю потребуется активировать его.
Перейдите к разделу Функциональность в настройках главного меню программы.
Здесь найдите в списке пункт Банк и касса, кликните по нему, а затем отметьте чекбокс Согласование платежей.
Теперь одноименный пункт появился в списке функций раздела Банк и касса, а при составлении любого платежного поручения в него будет добавляться новый статус Согласовано.
Теперь рассмотрим сам процесс согласования. После того, как необходимые поручения будут сформированы, открывайте раздел Согласование платежей и найдите нужные с помощью встроенного на верхнюю панель инструментов поисковика.
Укажите дату согласования, расчетный счет и название организации, в результате чего программа выведет список соответствующих введенным данным документов, имеющих статус Подготовлено.
Платежи могут быть отсортированы по различным критериям:
- зарплата;
- налоги и взносы;
- исполнительные выплаты;
- оплата поставщикам и прочие платежи.
Столбец Назначение платежа заполнять не нужно – данные добавляются автоматически непосредственно из тела платежного поручения.
Информация в столбец Комментарий добавляется в произвольной форме вписывается любая информация (можно оставить пустым).
В том случае, когда ответственный за согласование сотрудник имеет доступ к 1С:Бухгалтерии, ему можно отправить уведомление о том, что документы готовы, остается только утвердить их.
В противном случае можно воспользоваться печатной формой Реестр платежей. Для этого нажмите соответствующую кнопку на верхней панели управления.
При согласовании на бумажных носителях, результат вносится в программу вручную. Это делается в несколько кликов – требуется только отметить в списке выбранные поручения и нажмите кнопку Согласовать на верхней панели инструментов.
Если результат отрицательный, нужно так же отметить все нужные поручения, а затем нажмите на кнопку Отклонить.
После этих действий статус каждого из выбранных платежных поручений меняется на Отклонено или Согласовано. При этом указывается пользователь, который совершил данное действие.
Существует 2 способа пересылки согласованных поручений в банк – из списка поручений по нажатию кнопки Отправить в банк или из журнала Платежные поручения.
Если открыть форму Обмен с банком, можно увидеть список согласованных платежных поручений за выбранный период.
При подключенном сервисе электронного документооборота с банковской организацией, поручения могут быть отправлены напрямую из 1С:Бухгалтерия. В противном случае документы выгружаются в файлы и пересылаются любым удобным способом.