С 1 сентября 2026 года для уведомлений о трудоустройстве и прекращении договора с иностранным гражданином применяются новые формы. Срок подачи не изменился: не позднее трех рабочих дней с даты заключения или расторжения договора. Поэтому до оформления кадрового события проверьте релиз 1С:ЗУП, данные сотрудника и готовность электронной подписи.

Что проверить до создания уведомления

  • В карточке физического лица заполнены фамилия, имя, отчество при наличии, гражданство, дата и место рождения, паспорт или иной документ.
  • В кадровом документе указаны правильные дата приема или увольнения, вид договора, должность и организация.
  • Для иностранца внесены сведения о документе, подтверждающем право на пребывание или работу, если они нужны для его статуса.
  • У организации есть действующая электронная подпись, а в базе подключен сервис 1С-Отчетность.
  • Программа обновлена до версии, в которой доступны формы, действующие с 1 сентября 2026 года.

Как создать уведомление на основании кадрового документа

  1. Откройте в 1С:ЗУП раздел «Кадры» и найдите документ «Прием на работу» или «Увольнение».
  2. Проверьте дату события, организацию, договор и сведения об иностранном работнике. Исправьте данные в исходном документе, если они заполнены неверно.
  3. Нажмите «Создать на основании» и выберите уведомление для МВД о заключении или прекращении договора с иностранным гражданином.
  4. В открывшейся форме проверьте получателя, вид события, реквизиты договора и персональные данные. Не переносите ошибку из кадрового документа в отчет.
  5. Заполните недостающие поля, выполните проверку и сохраните уведомление. Если для новой формы требуется отдельное согласие на обработку персональных данных, приложите его по правилам формы.

Для гражданско-правового договора используйте документ договора в разделе «Зарплата» и также создайте уведомление командой «Создать на основании». Такой порядок помогает связать отчет с исходным событием и не вводить данные повторно.

Как заполнить уведомление вручную

Если кадровый документ не подходит как основание или уведомление нужно подготовить отдельно, откройте «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность» — «Уведомления» — «Создать» и выберите папку «Иностранные работники». Укажите организацию, вид уведомления и заполните сведения по документам работника и договору.

Проверка перед отправкой

  • Убедитесь, что выбрана форма, действующая с 1 сентября 2026 года, а событие произошло не более трех рабочих дней назад.
  • Сверьте написание ФИО, гражданство, реквизиты паспорта или другого документа, даты договора и сведения о должности.
  • Проверьте территориальный орган МВД, в который направляется форма, и наличие обязательного приложения или согласия.
  • Нажмите «Проверить», устраните контрольные ошибки, подпишите уведомление и отправьте его через 1С-Отчетность.
  • Сохраните квитанцию о приеме и контролируйте статус отправки в журнале отчетности.

Если новые формы не появились, сначала выполните обновление программ 1С и проверьте доступность нужного релиза. При ошибках заполнения, подписания или отправки специалисты компании «АйБиТи Консалт» помогут с проверкой базы и сопровождением 1С.