Планирование затрат и поступлений денежных средств - одна из важнейших составляющих управления любой организации. При использовании конфигурации 1С:Управление нашей фирмой вы сможете составлять планы несколькими способами, в зависимости от того, с какими бизнес-процессами имеет дело организация.
В первую очередь необходимо найти пункт Еще больше возможностей в настройках главного меню программы. Здесь откройте Деньги и разверните подпункт Планирование, а затем поставьте отметку в чекбоксе Платежный календарь.
Планирование поступлений ДС
Если планируются получения денежных средств по любым другим статьям, помимо реализации товаров (например, продажа объектов основных средств, дивиденды с акций, прочие доходы от инвестиций и т.п.), можно оформить их предстоящее получение через Платежный календарь. Но также есть варианты перейти в раздел основного меню Деньги и внести данные в один из журналов – Поступления денег (план) или Документы планирования денег.
Если вы решили воспользоваться последним способом, то увидите, что в этом журнале собраны все приходно-расходные документы, касающиеся финансовых средств. Красным цветом отмечены затраты, а зеленым – прибыль.
Если выбран журнал Поступления денег, то в нем отражаются исключительно документы по доходам.
Независимо от того, каким из журналов вы воспользовались, начните с нажатия кнопки создать. В журнале доходов и расходов вам потребуется выбрать из выпадающего списка документ Поступление денег, а в журнале Поступление денег (план) этот документ откроется сразу же. Документы полностью идентичны и заполняются одинаково.
Среди обязательных к заполнению полей следующее:
- сумма будущего поступления ДС;
- статья дохода (добавляется из списка существующих в базе данных или создается с нуля);
- выбор способа получения – в кассу или на расчетный счет (если на момент составления плана нет четкого понимания по этому вопросу, выберите Не определено);
- комментарий – составляется для понимания того, за что именно получены денежные средства;
- наименование контрагента, от которого планируется поступление.
Если речь идет о планировании получения ДС от обычных торговых операций, то для этого рекомендуется использовать документы продаж, такие как Заказ-наряд или Заказ покупателя.
Планирование расходов ДС
Аналогично с поступлениями, планирование расходов на основную деятельность компании (закупка товаров, материалов, сырья и т.п.) лучше производить посредством обычных документов, связанных с этими сделками – Заказ поставщику или Счет на оплату. Но, если планируются затраты по каким-либо другим статьям, вам потребуется перейти в раздел основного меню Деньги и создать в соответствующем журнале Заявку на расход денег.
После открытия журнала перед вами появится перечень уже созданных ранее заявок (если таковые имеются).
Самый первый столбец содержит условные обозначения состояния оплаты по каждой сделке. Статус зависит от цвета кружка:
- красный – оплата не внесена вовремя;
- полый зеленый круг – не оплачен, но дедлайн еще не наступил;
- зеленый закрашенный – оплата проведена без нарушения сроков;
- оранжевый – переведена часть оплаты, при том, что дата оставшейся выплаты приходится именно на тот день, когда вы просматриваете документ.
Нажмите кнопку Создать, чтобы сформировать заявку на планирующиеся затраты и заполните все обязательные поля в открывшемся документе – статья расходов, сумма, способ выплаты (из кассы или со счета), дата и контрагент-получатель выплаты.
После создания заявка должна быть утверждена уполномоченным на это сотрудником. До этого момента пиктограмма имеет серый цвет, а после утверждения она становится красной.