Организации, занимающиеся оптовыми поставками и розничной продажей или хранением продукции, должны в обязательном порядке следить за истечением сроков годности товаров. Это особенно важно для тех, чья деятельность связана с торговлей лекарственными средствами, продуктами питания или косметикой.
В первую очередь контроль сроков годности предотвращает нарушение правовых норм, влекущих за собой административную ответственность и затраты на выплату штрафов, но также это позволяет поддерживать качество обслуживания клиентов на высоком уровне – таким образом полностью исключается риск поступления в продажу некондиционного товара.
Для обеспечения полного контроля истечения сроков годности продукции существует конфигурация 1С:Управление торговлей со специально предназначенным для этого функционалом. Сегодня мы рассмотрим все нюансы касательно учета сроков годности в программном обеспечении.
Причины важности учета
Благодаря ведению учета сроков годности, можно предотвратить или хотя бы минимизировать финансовые потери в результате порчи товаров. Например, при приближении соответствующей даты продукция выставляется по сниженным ценам, что позволяет ускорить ее распространение.
Основные цели
- Оптимизация закупок на основании анализа наиболее часто портящихся товаров – определяется, что лучше запасать в меньших количествах по причине низкого спроса.
- Экономия на утилизации. Правильная утилизация товаров в зависимости от их назначения – достаточно дорогостоящий процесс, поэтому чем меньше продукции будет испорчено, тем лучше.
- Предотвращение попадания в продажу просроченных товаров.
- Возможность снизить убытки от порчи продукции, а также избежать финансовых потерь в результате штрафов.
- Учет ведется в автоматическом режиме, поэтому исключаются ошибки из-за человеческого фактора.
Основные возможности 1С:УТ для учета сроков годности
Одним из преимуществ является то, что учет может вестись не только по отдельно взятым товарам, но и по целым партиям, что значительно упрощает процесс и особенно важно для оптовых компаний.
1. Этапы контроля
- Внесение информации в товарную карточку. Осуществляется при поступлении продукции на склад. Необходимые поля заполняются вручную – это касается даты выпуска товара и истечение срока хранения. На основании этих данных программа автоматически определяет приближение окончания этого срока. Также можно отслеживать показатели вручную.
- Формирование отчетности. В разделе «Отчеты» необходимо найти пункт «Товары на складах». Вам потребуется настроить этот отчет добавив строки для отображения сроков годности.
- Персональные оповещения. Программа 1С:УТ имеет функционал Планировщик задач, в котором нужно добавить задание на отправку сообщения при указанном сценарии (например, если до истечения срока годности осталось определенное количество дней).
2. Ведение учета сроков годности по партиям
Для этого существует отдельный функционал, позволяющий отслеживать не каждый товар, а срок годности принятой на склад партии. Это особенно полезно для организаций, имеющих дело с большими объемами продукции.
Оформление документов
- Продажа товаров
В документ «Реализация товаров и услуг» в обязательном порядке должна вноситься информация о сроке годности, в том случае, если для указанных товаров он ограничен. В нем отведены дополнительные поля, которые необходимо активировать для внесения информации. - Списание и утилизация
В данном случае используется документ «Списание на расходы», в который вносятся причины списания продукции и дата истечения срока годности. Благодаря этому просроченная продукция будет своевременно изъята со склада или торгового зала и уничтожена. - Контроль цен
На основании данных из отчетов программа принимает решения о назначении скидок, добавления товаров в акционные списки или возврате поставщику (если в договоре предусмотрен пункт о возврате товара в случае истечения срока годности).
Советы и рекомендации
- Необходимо следить за тем, чтобы данные о сроке годности были внесены корректно, а информация регулярно обновлялась.
- Сотрудники, отвечающие за внесение информации в систему должны в обязательном порядке пройти инструктаж по работе с программой.
- Обращайте внимание на оповещения, чтобы не пропустить момент для принятия решения по поводу товара с истекающим сроком годности.
В заключение
Установка и настройка программного обеспечения 1С Управление торговлей должна осуществляться профессионалами во избежание проблем и ошибок во время использования. Обращайтесь к специалистам компании «АйБиТи Консалт, чтобы все прошло максимально быстро.