Несанкционированное списание с расчетного счета нельзя сразу отражать как обычный расход. Сначала нужно подтвердить факт недостачи, зафиксировать результаты проверки и определить, есть ли основания взыскать сумму с виновного лица. Иначе в учете появится расход без документального подтверждения, а остаток на счете 94 будет закрыт раньше времени.

С чего начать проверку

Сверьте выписку банка с платежными документами и данными 1С:Бухгалтерии. Проверьте дату, сумму, назначение платежа и пользователя, который мог сформировать или подписать распоряжение. Отдельно сохраните банковское уведомление, переписку с кредитной организацией и документы об обращении в банк. Если операция связана с мошенничеством, доступ к дистанционному обслуживанию и электронным подписям нужно ограничить по внутреннему регламенту.

Почему нужна инвентаризация

Факт хищения денег подтверждают не только выписка и заявление в банк. Организация проводит инвентаризацию денежных средств, оформляет ее результаты по формам, закрепленным в учетной политике, и утверждает документы у руководителя. Такой пакет позволяет связать банковскую операцию с недостачей и объяснить, почему сумма временно учитывается отдельно от прочих расходов.

В 1С проверьте, чтобы банковская операция была отражена в правильной организации и по нужному расчетному счету. Не удаляйте исходную запись и не заменяйте ее ручной корректировкой без основания: сначала зафиксируйте первичные документы, а затем оформляйте бухгалтерскую операцию.

Как отражать сумму до окончания расследования

Пока виновное лицо не установлено и нет документа, позволяющего списать недостачу, сумму оставляют на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Для похищенных денег используется проводка:

  • Дт 94 — Кт 51 на сумму несанкционированного списания.

На этом этапе важно не переносить сумму сразу на счет 91 и не включать ее в налоговые расходы. В карточке операции сохраните реквизиты инвентаризации и документов, по которым бухгалтер будет контролировать дальнейшее решение.

Когда сумму можно закрыть

Если следствие и суд установили виновное лицо, недостачу относят на расчеты с ним:

  • Дт 76 — Кт 94.

Если виновные не установлены, это должно подтверждаться документом уполномоченного органа. Только после получения такого подтверждения сумму списывают в бухгалтерском учете в прочие расходы:

  • Дт 91 — Кт 94.

Для налога на прибыль убыток от хищения можно учесть как внереализационный расход при документально подтвержденном отсутствии виновных лиц. Поэтому дата постановки в расходы должна совпадать не с датой банковской выписки, а с датой появления полного комплекта подтверждающих документов.

Чек-лист перед закрытием периода

  • выписка и банковское уведомление совпадают с операцией в 1С;
  • инвентаризация проведена, документы утверждены руководителем;
  • сумма до решения отражена на счете 94;
  • основание для взыскания или списания приложено к операции;
  • налоговый учет обновлен только после подтверждения права на расход;
  • если затронута уже сданная отчетность, исправления проверены перед отправкой через 1С-Отчетность.

После инцидента полезно отдельно проверить права пользователей, настройки обмена с банком и резервные копии. Если требуется восстановить последовательность учета и закрыть период без потери первичных данных, специалисты компании «АйБиТи Консалт» помогут в рамках сопровождения 1С.