Как правильно уволить сотрудника в 1С: Зарплата и управление персоналом?

Увольнение сотрудника гораздо более сложная процедура, чем это может показаться на первый взгляд. Многие организации получают взыскание и вынуждены выплачивать компенсации из-за невнимательности или некомпетентности персонала отдела кадров и бухгалтерии. Сегодня мы расскажем, как оформить увольнение сотрудника в 1С:ЗУП без ошибок и последующих проблем.

Последствия неправильного оформления увольнений для компании

Допущенные при подготовке и проведении процедуры ошибки приводят к следующим результатам:

• Штрафные санкции со стороны контролирующих организаций за нарушение постановлений трудового кодекса.
• Законные претензии уволенного сотрудника на финансовую компенсацию.
• Повторное оформление увольнение, что влечет временные и административные потери.

В 2025 году в ТК РФ были внесены некоторые поправки, так что их обязательно следует учитывать при оформлении увольнения в 1С:Зарплата и управление персоналом. Обратите внимание на следующие моменты:

• При остатках отгулов они должны быть оплачены по новой формуле, при которой полученная за работу в выходные сумма вычитается из установленной ст. 153 ТК РФ выплаты повышенного размера.
• При некорректном начислении выплаты (или ее полное отсутствие) за неизрасходованные отгулы, организация не только попадает под штрафные санкции, но и начисляет проценты за задержку.

Именно поэтому в рабочем графике и прочей документации 1С:ЗУП должен вестись строгий учет отгулов каждого сотрудника, чтобы впоследствии не возникло проблем.

Стандартная процедура увольнения

В зависимости от сферы деятельности и специфики работы предприятия, в каждом случае могут быть свои особенности. Но базовый алгоритм последовательных действий одинаков для любой организации.

• Решение об увольнении сотрудника, основанное на его собственном желании или на других причинах – сокращение штата, дисциплинарное нарушение и т.п. – и определение конкретной статьи трудового кодекса, в соответствии с которой будет происходить процедура.
• Прием заявления на увольнение с подписью сотрудника. Это официальный документ, который должен быть завизирован руководством компании. Обязателен в том случае, когда инициатором является сам работник.
• Выпуск приказа. Этот документ издается по одной из стандартизированных форм Т-8а или Т-8. Он передается сотруднику лично, после чего тот ставит подтверждающую ознакомление подпись.
• Передача информации об увольнении работника в отдел кадров и бухгалтерию (в некоторых случаях данные отправляются в службу охраны труда).
• В задачу бухгалтерии входит определение суммы расчетной выплаты с учетом неиспользованных отпусков и отгулов, а после этого – начисление средств не позже окончания последнего рабочего дня увольняемого.
• Кадровики должны занести сведения о причинах и дате увольнения в трудовую книжку. Если используется бумажный вариант, то он передается сотруднику под подпись.

Если речь идет об увольнении материально ответственного лица, параллельно с оформлением основной документации потребуется произвести и другие действия. В первую очередь проводится инвентаризация подотчетных МОЛ активов. При обнаружении недостач или излишков они должны быть списаны или оприходованы соответственно до передачи дел другому сотруднику.

Оформляются следующие документы:

• Акт о проведении инвентаризации с полученными в ее ходе результатами.
• Приказ руководителя о передаче служебных обязанностей другому лицу.
• Табель работы и составленный на его основании расчетный лист.

Следуя указанным выше рекомендациям и не упуская ни одно из них из виду, вы можете оформить увольнение сотрудника в 1C:ЗУП без ошибок.

Проверка информации на момент фактического увольнения

Даже если процедура проводилась в соответствии с существующими нормами ТК РФ, всегда лучше перестраховаться и убедиться в корректности собранных данных и сделанных на их основании расчетов.

1. Начать лучше с неиспользованных дней отпуска. В первую очередь откройте список отпусков и определите какую часть отпуска сотрудник не успел потратить. В данном случае учитываться должны и запланированные на будущее отпуска. При обнаружении неиспользованного отпуска, произведите расчет компенсация – вычисляется произведением числа оставшихся дней и среднего ежедневного заработка.
2. Убедитесь в наличие всех больничных листов, которые должны быть предоставлены сотрудником согласно информации в табеле. Редкий, но возможный случай – сотрудник не вышел на работу по причине болезни в последний рабочий день. После предоставления больничного листа должно быть произведено начисление по стандартным правилам.
3. Оставшиеся отгулы. Расчет оплаты при обнаружении таковых производится с помощью умножения дня на среднюю оплату (то же самое для часов, если расчеты происходят в таком формате).
4. Наличие задолженностей. Работодатель может понести финансовые потери не только в связи со штрафами за неправильное оформление, но и по невнимательности оформляющих. У сотрудника могут быть непогашенные перед организацией кредиты. Также проверьте наличие ошибочных переплат за предыдущие периоды из-за неправильного начисления. При подтверждении данного обстоятельство потребуется высчитать объем задолженности и оформить приказ об удержании выявленной суммы (в том случае, когда это не противоречит законодательным нормам РФ.
5. Проверьте авансовые выплаты и НДФЛ за последний рабочий месяц. Если таковые были, их сумма вычитается из причитающейся сотруднику при увольнении.

После окончания сверки и при обнаружении расхождении с предыдущими данными, необходимо сформировать итоговую ведомость с их указанием.

Увольнение нескольких сотрудников

Сам процесс подготовки документов ничем не отличается от описанного выше, поэтому выполняются все те же шаги, что и в случае с прекращением трудовых отношений с одним работником. Функционал увольнения списком позволяет оптимизировать оформления данной процедуры без необходимости делать это в отношении каждого сотрудника.

Для таких случаев используется одноименный документ Увольнение списком, который создается в разделе главного меню Кадры.

• После создания объекта внесите дату его формирования и наименование организации (если при помощи 1С:ЗУП обслуживается несколько компаний.
• Воспользуйтесь инструментами Добавить или Подбор, чтобы внести в документы нужных сотрудников из базы данных.
• Далее отредактируйте пункт Нет сведений об увольнении для каждого из добавленных в список работников, заменив его на Увольнение и добавив необходимые сведения – причина, дата и т.п.

После проверки правильности расчетов с о всеми уволенными и проведите документ для сохранения данных. Теперь у вас есть возможность отправить на печать формы приказов об увольнении по всему списку.

Увольнение сотрудника по обоюдному соглашению

Данное основание является аналогом увольнения по собственному желанию, но все же имеет некоторые отличия. Они касаются налогообложения. Если в первом случае все выплаты подпадают под НДФЛ, то во втором он не взымается. Причем это распространяется на выплаты за 3 рабочих месяца или за 6, если речь идет об организациях, работающих в условиях Крайнего Севера.

В качестве основания для увольнения используется заключенное между работодателем и сотрудником на определенных условиях соглашение, заверенное подписями обеих сторон. При этом, в трудовую книжку заносится соответствующая запись.

Увольнение сотрудника после его смерти

Подобные ситуации случаются нередко, так как никто не вечен. Поэтому существуют определенные правила, которые следует соблюдать при оформлении увольнения по данной причине. В данном случае все причитающиеся покойному при расторжении трудового договора средства передаются его близким родственникам. На эти выплаты не начисляется НДФЛ, а также с них не удерживаются страховые и прочие взносы.

Пошаговые действия:

• Для начала процедуры родственники умершего должны предоставить свидетельство о смерти.
• Далее формируется обычный приказ об увольнении, но при его заполнении следует учитывать некоторые нюансы.

• В качестве даты выпуска приказа указывается число передачи в организацию свидетельства о смерти сотрудника.
• Внесите данные работника из базы данных.
• Дата увольнения должна быть идентична дате смерти, так что будьте внимательны при заполнении этого поля.
• Поскольку основанием для увольнения является смерть сотрудника, в соответствующей строке указывается значение п. 6 ч. 1 ст. 83.
• Номер свидетельства о смерти добавляется на вкладку Дополнительно.
• Так как сотрудник не сможет заверить приказ своей подписью, в документе указывается невозможность данного действия по причине его смерти.

После сохранения и распечатки приказа, необходимо создать и отправить в СФР отчет по форме TAC-1 подраздел 11.

Существует небольшая проблема с переводам задолженности организации перед сотрудником родственникам. Дело в том, что в 1C:Зарплата и управление персоналом не предусмотрены выплаты не состоящим в штате организации физическим лицам. Но это решаемо. В 1С:ЗУП оформляется погашение задолженности перед уволенным сотрудником, а перевод родственникам осуществляется через бухгалтерскую программу или вручную проводится через документы бухгалтерского учета при отсутствии дополнительного ПО.

В заключение

Увольнение сотрудников в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом может показаться достаточно сложным процессом, но на самом деле главное сохранять внимательность и учитывать все нюансы каждого отдельно взятого случая. Если вы собираетесь интегрировать 1С:ЗУП – вам помогут специалисты компании «АйБиТи Консалт», которая является официальным партнером фирмы 1С.