Оптимизация расчета и начисления премий в 1С:Зарплата и управление персоналом

Программный продукт 1С:Зарплата и управление персоналом дает возможность автоматизировать расчет и начисление премий, а также интегрироваться с софтом для кадрового и бухгалтерского учета. Есть возможность аккумулировать всю информацию о предыдущих начислениях, чтобы минимизировать количество ручных расчетов, а также определять отклонения от выделенного бюджета и проверять использующуюся в организации структуру ФОТ.

Контроль премиальных выплат в 1С:ЗУП

Благодаря встроенным инструментам конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом пользователи с соответствующим уровнем доступа имеют возможность подвязывать размер выплат к рабочим показателям каждого департамента компании. При отсутствии четкой регуляции премирование сотрудников представляется сложно прогнозируемой частью фонда оплаты труда. В таком случае распределение денежных средств становится неравномерным, а также нарушается прозрачность лимитов на подобные выплаты.

Главной задачей оператора является формулирование правил начисления премиальных выплат в соответствии с общим бюджетом организации и лимитов по подразделениям в зависимости от KPI. Также настройка автоматизации помогает не выходить из рамок запланированного бюджета. Такой подход оказывает не только организационный, но и мотивирующий эффект. Руководство компании может без проблем определять суммы выплат, а также их соответствие финансовому положению организации.

1C:Зарплата и управление персоналом предоставляет пользователям следующие возможности:

• Разработка мотивационной системы для сотрудников. Руководство может устанавливать в качестве премиальной выплаты процент от продаж или другие результаты персонала, а также фиксированные суммы. Таким образом повышается эффективность деятельности компании и регулируется непостоянная часть дохода ее работников. При изменении приоритетов деятельности организации, автоматизации премиальных начислений позволяет гибко и быстро изменять настройки бюджетирования.
• Оптимизация показателей эффективности труда персонала. Количественные и качественные параметры соотношения результатов соотносятся в разрезе как целей организации, так и работы отдельно взятых сотрудников.
• Прозрачный контроль фонда оплаты труда. Руководство получает возможность планировать бюджет, предназначенный для стимуляции персонала.
• Установка уровня премирования. Внедряется система балльной оценки работы, что дает повышенные шансы на построение вертикали доходов.

Прочие возможности 1С:Зарплата и управление персоналом

• Complience. Этот термин, пришедший в российскую деловую структуру из английского языка, можно определить как соответствие документооборота кадровой системы правилам налоговой инспекции и законодательным актам Российской Федерации.
• Эффективное расходование финансовых средств из фонда оплаты труда. Руководство планирует премирование каждого сотрудника в зависимости от KPI. Таким образом снижается количество конфликтов в коллективе по поводу оплаты труда.
• Составление аналитической отчетности. Программное обеспечение дает возможность создавать структуру расходов, избежать текучки кадров и повысить эффективность работы HR-департамента.
• Перевод сервисов в цифровую плоскость. Каждый сотрудник, имеющий доступ к системе, может получать электронные расчетные листы, благодаря чему разгружается персонал бухгалтерии и кадрового отдела.

Соответствие начисления премиальных выплат правовым и управленческим нормам

Сотрудникам отдела кадров и бухгалтерии необходимо иметь понимание того, что начисление премий через программу 1С:Зарплата и управление персоналом – это не только проведенная операция. Поэтому любая ошибка способна вызвать правовые разбирательства, вплоть до судебных процессов, а также нарушить стабильность ФОТ.

Основным принципом начисления премий является прозрачность, что обеспечивается соответствием результатам рабочего процесса и показателям эффективности деятельности каждого сотрудника. При том, что организация практикует выплату ежемесячных премий, в 1С:ЗУП должна быть внесена формула расчета, которая применяется относительно всего персонала в одинаковом процентном соотношении основной заработной платы. Все это должно быть закреплено в документации, относящейся к учетной политике компании.

После того, как формирование критериев премирования окончено, ответственные сотрудники могут перейти непосредственно к расчету начисления премиальных выплат.

Типы начисления премий в 1С:Зарплата и управление персоналом

Большинство организаций используют следующие системы начисления премий:

• Постоянная ежемесячная сумма.
• Единоразовая выплата.
• Годовое или квартальное премирование.
• Процент от ежемесячного оклада.
• Фиксированная сумма за определенное трудовое достижение.

Любые типы премии начисляются собственным способом, поэтому они по-разному учитываются при начислении оплаты труда. Правильное управление подобными способами подразумевает включение или исключение определенных показателей сотрудников из базы данных.

При необходимости более гибкой настройки относительно КПД работников организации следует изначально указать в документации следующие критерии:

• Показатели для расчета базовой выплаты.
• Время начисления.
• Условия, при которых начисляется премиальная выплата.
• Требования к учету премий при начислении заработной платы.
• Соблюдения правил выплаты взносов в социальные фонды и ФНС.

Инструкция по созданию автоматизированного алгоритма начисления премий

Для начала вам необходимо найти в настройках конфигурации раздел Начисления и воспользоваться опцией формирования нового способа расчета премий. Начните заполнение карточки премии с основной вкладки.




В том случае, когда премия запланирована заранее и занесена в документацию, начисление должно выполняться раз в определенный период. При периодических премиальных начислениях необходимо создать отдельный документ. Расчет суммы производится в соответствии с выбранной опцией – фиксированный результат или расчет по формуле.








Далее следует перейти на вкладку Налоги взносы бухучет. Здесь обязательными для заполнения полями являются код НДФЛ, а также группа доходов, чтобы начисление могло быть правильно отражено в бухгалтерской отчетности.

Формирование карточки начисления разовой премии




При единоразовом начислении необходимо внести информацию в журнал. Для этого вам потребуется перейти в пункт основного меню Зарплата и выбрать раздел Премии. В том случае, если этого раздела не обнаружено, необходимо перейти в Расчет зарплаты и проверить, отмечен ли чекбокс Используются премии.




Воспользуйтесь кнопкой Создать на верхней панели инструментов и укажите выбранный ранее метод начисления премиальной выплаты.




Выберите месяц, в который будет вписано начисление премии, а также укажите сотрудников – получателей выплаты.




В поле Сумма/Процент необходимо указать значение для выбранного сотрудника, в результате чего программа самостоятельно рассчитает сумму выплаты в виде процента от оклада.




По завершении указанных действий нажмите кнопку Провести и закрыть, чтобы сохранить изменения.

Как рассчитать запланированную ежемесячную премию в 1С:ЗУП?

Премия, выплачивающаяся каждый месяц рассчитывается исходя из показателей труда каждого сотрудника или подразделения. Такой вид начисления применяется при политике системной мотивации персонала. Перед тем, как заняться настройкой ежемесячных премий, необходимо разработать алгоритм их предоставления. Благодаря этому оператор 1С:Зарплаты и управления персоналом может проверять корректность начисленной суммы и убедиться, что расчеты были проведены верно.

Начисление премии в качестве одного из компонентов оплаты штатной позиции. Такой метод используется для ситуации, когда премия является обязательной для определенной должности и не зависит от смены сотрудников.

Перейдите во вкладку Кадры и откройте раздел Штатное расписание. Если в конфигурации уже присутствует соответствующая штатная позиция, откройте ее. В противном случае создайте новую карточку и выберите вкладку Оплата труда.




Воспользуйтесь кнопкой Добавить начисление и укажите его тип.

Первый способ – начисление ежемесячной премии процентом от оклада. В данном случае потребуется заполнить следующие поля:

• Процент от регулярной заработной платы.
• Дата, с которой начисление премиальных вступает в действие.
• Дата окончания действия установленного правила.




В результате каждый сотрудник, занимающий определенную позицию в штате организации, будет получать премию в указанном размере.

Второй способ начисления – индивидуальная премия определенному члену персонала. В таком случае потребуется создать кадровый документ на каждого в отдельности (например, в том случае, когда один из работников получает 20% от оклада, а второй – 10%). Такое может быть при переводе члена персонала из одного департамента в другой или при приеме на работу.

Вам потребуется найти в разделе главного меню Пункт Кадры и проследовать в Приемы, переводы, увольнения. Здесь нужно сформировать новую карточку и переключиться на ссылку Оплата труда. Далее нажмите кнопку Добавить и выбрать вариант Премия ежемесячная (процентом). Выберите дату вступления положения о начислении премиальных в силу и процент от оклада.




В результате проводки данного документа премия становится плановой для выбранного сотрудника и начисляется в автоматическом режиме ежемесячно вплоть до окончания срока действия документа.

В заключение

Благодаря системному подходу к управлению и контролю финансовых затрат на премиальные выплаты, организация снижает непредвиденные расходы. Оптимизация начислений дает возможность повысить мотивацию сотрудников и повышению общих показателей труда. Для получения подписки и программного пакета 1С:Зарплата и управление персоналом обращайтесь к специалистам компании «АйБиТи Консалт». Мы обеспечиваем не только качественную установку без ошибок, но и обучение персонала работе с ПО, а также техническую поддержку на протяжении срока действия лицензии.