Ни одно предприятие из сферы торговли не сможет нормально функционировать без четко налаженной процедуры отчетности. Правильно выстроенная конфигурация позволяет не только контролировать доходы и затраты, но также дает возможность планировать движение денежных средств на будущие периоды за счет анализа текущей отчетности.
Для оптимизации всех этих процессов вам потребуется программное обеспечение, способное автоматизировать большую часть рутины и исключить ошибки в документации, возникающие из-за человеческого фактора. Одним из лучших решений для таких целей является конфигурация 1С:Управление торговлей.
Это ПО включает в себя комплексный набор функций для контроля всех подразделений предприятий, основным направлением деятельности которых являются продажи. В сегодняшнем материале будут рассмотрены все опции данной системы от 1С, связанные с ведением отчетности по движению денежных средств.
Типы отчетных документов в 1С:УТ
В стандартную комплектацию входит широкий перечень отчетов, позволяющий решать самые различные вопросы. Причем есть возможность внедрить собственные шаблоны документов и дополнительные подходящие под специфику деятельности каждой отдельно взятой организации – для этого достаточно обратиться к специалистам компании «АйБиТи Консалт», занимающимся разработкой уникальных модулей для 1С:УТ и других конфигураций.
Итак, в базовый пакет входят следующие типы отчетов:
- Продажные. Эти документы помогают определить, какие виды товаров пользуются наибольшей популярностью, а также выявить самых платежеспособных и чаще всего приобретающие ассортимент организации постоянных клиентов.
- Закупочные. Предназначены для контроля и анализа взаимодействия с поставщиками. Еще один плюс заключается в отслеживании всех расходов, что исключает лишние затраты.
- Инвентаризационные. В них вносятся данные, полученные в результате ревизий в складских помещениях и торговых залах, что позволяет снизить риск возникновения дефицита наиболее ходовых товаров и переизбытка номенклатуры, пользующейся низким спросом.
- Отчеты по задолженностям. Содержат сведения по дебиторским и кредиторским долгам. Благодаря их изучению можно сформировать точный план погашения кредитов и получения денежных средств от контрагентов.
- Документы, касающиеся движения финансов и доходности компании.
Получать доступ к подобной документации в конфигурации 1С:Управление торговлей можно напрямую из главного меню. Все отчеты группируются по различным критериям, что облегчает их нахождение. Также присутствует возможность искать нужные отчеты по ключевым словам, причем они могут находиться как в титульном названии документа, так и в его содержимом.
Различия отчетов по прочим критериям
В системе присутствуют отчеты, предназначенные для применения в различных направлениях:
- Внутренние. Это стандартные документы, предназначенные для компиляции данных, касающихся контроля всех связанных с торговыми операциями процессами.
- Пользовательские. Это документы, сформированные операторами системы в соответствии с особенностями деятельности организаций. То есть, по сути они представляют собой видоизмененные стандартные отчеты, в которые вносится информация, не попадающая в предыдущие документы.
- Внешние. Это уникальные объекты, разработанные специалистами компании «АйБиТи Консалт» по заказу клиентов. Могут иметь любую форму и содержание.
Процесс настройки отчетной документации в 1С:УТ
Настраивать и изменять внешний вид, а также содержимое отчетов может любой пользователь, получивший от администратора соответствующие права доступа. Переходить в режим конфигуратора, как в случае с глубоким изменением параметров программы или исправлением ошибок не потребуется. Для этого существует два режима – простой и расширенный.
В первом случае вы получаете возможность изменять порядок полей и отборов, а во втором – применять более серьезные коррективы (перегруппировывать строки, добавлять новые реквизиты и т.п.). Также расширенный режим позволяет ограничить привязку отчета к стандартным отборам из базы данных.
Окно редактирования шаблона отчета состоит из нескольких вкладок. В частности, перейдя в структуру, вы сможете интегрировать новые поля, которых до этого в нем не было. Также доступно изменение таблиц и диаграмм для упрощения восприятия контента, применять собственные правила иерархического построения документа и группировки.
Также функционал 1С:УТ позволяет изменять и другие параметры, например, принятые единицы учета для определенных товаров, прописанные в их номенклатурных карточках, что поможет упростить аналитику.
Конфигурация обеспечивает сохранение заданных пользователем настроек при переходе на обновленную версию ПО. Для этого используются стандартные настройки программы. После этого вы можете просто перейти в новую версию и применить предыдущие настройки. При необходимости вы сможете изменять применяющиеся для той или иной цели версии отчетов. То есть, внести коррективы в стандартную форму и сделать ее вариантом по умолчанию, либо просто составить отдельный документ разово, а затем работать со стандартными.
Аналитика остатков и движения финансовых средств
Для данной цели в 1C:Управление торговлей предусмотрена Ведомость по движению денежных средств. Она представляет собой таблицу, содержащую информацию по поводу остатков финансовых средств на всех учетных счетах и в кассах, а также полные данные по движению денег, без исключения статей по эквайрингу, внутренним переводам и инкассации. При этом, возможна полная детализация.
Аналитика данного отчета базируется на сведениях по взаимодействию с контрагентами, получателями или отправителями переводов, а также отношения, применявшихся для расчетов средств к управленческому или регламентированному учету.
Содержание документа Движение денежных средств
Этот отчет может быть оформлен по-разному с применением графических элементов или других визуальных эффектов.
При необходимости вы можете дополнить обычную таблицу графиком, изображениями и прочим облегчающим восприятие контентом.
При добавлении диаграммы линия, означающая поступление денежных средств или расходы будет изменяться автоматически после каждого сделанного перевода. То же самое касается и табличной части - в соответствующем столбце меняются цифры.
Также любые показатели могут быть представлены на упрощенном графике.
Достаточно перейти на вкладку отчета Оформление и снять галочку с чекбокса напротив значения Элемент.
В график отчета можно внести не только текущие данные, а не только текущую информацию.
При отметке чекбокса, указанного на рисунке выше, будет включено автоматическое добавление информации по поводу запланированных договорах, кредитах, предполагаемых пополнениях баланса. Остатки финансовых средств в таком случае будут подсчитываться в зависимости от плана и фактических показателей. В табличной части отчета все статьи движений финансовых средств собираются в группы.
Для изменения параметров добавления сведений о движении ДС, связанных с транзитными операциям и перемещения между кассами и счетами, достаточно войти на вкладку Структура и внести соответствующие коррективы.
При активации в этой вкладке группировку операций в зависимости от кассы или расчетного счета, можно получить детализированную аналитику по каждой из категорий в отдельности.
Когда транзитные операции совершаются с нулевым сальдо, можно сформировать группы движения денежных средств. Для этого вам понадобится перейти в раздел Транзитные операции и открыть вкладку Структура. Далее воспользуйтесь кнопкой Изменить и откройте пункт Настройка группировки по статьям ДДС, а затем добавить в отчет необходимую строку.
В результате в документ попадает информация касательно сальдо на начало и конец отчетного периода, а также в отношении полученных и затраченных средств с детализацией до уровня распределения статей движения денежных средств.
Вся информация может быть разобрана в различных разрезах – банковских счетов, типов и предназначения переводов, статьям движения денежных средств, контрагентам, получателям и прочим критериям.
Для сопоставления информации по денежным потокам перейдите в раздел Сравнение ДП.
Вы сможете сравнивать денежные потоки в зависимости от статей.
Кроме того, есть возможность вывести данные для сравнения в графическом представлении.
В заключение
Конфигурация 1С:Управление торговлей позволяет оптимизировать контроль движения финансовых средств и получить доступ к широким возможностям аналитики, позволяющей планировать расходы и поступления. Заказать коробочную или электронную поставку, а также техническое сопровождение, вы сможете специалистам компании «АйБиТи Консалт». Также возможна разработка дополнительных модулей и обучение персонала в работе с отчетностью по движению денежных средств.
