Бесшовная интеграция 1С:Документооборот и 1С:ERP

Конфигурация 1C:ERP предназначена для комплексного управления организациями с возможностями планирования, бухгалтерского и складского учета, а также оформления продаж и решения управленческих задач.

1С:Документооборот предназначен для быстрого обмена документацией и ее согласованием в онлайн режиме. Когда эти системы работают по отдельности, очень многие данные приходится переносить из одной базы данных в другую, что отнимает много времени и становится причиной ошибок.

Поэтому большинство руководителей предпочитает внедрять интегрированные системы, состоящие из двух этих конфигураций, взаимно дополняющих друг друга. В сегодняшнем материале мы рассмотрим нюансы и особенности процесса бесшовной интеграции 1C:ERP и 1С:Документооборот.

Что дает интеграция 1С:ERP с 1С:Документооборот?

Само понятие интеграции продуктов 1С подразумевает не просто добавление функционала из одной конфигурации в другую, а формирование единого целостного рабочего пространства с понятным интерфейсом. Все действия происходят в одном окне – бизнес-процессы проходят быстрее, а также реализуется запуск согласований документов по заранее разработанным маршрутам. В результате внутренний документооборот происходит намного быстрее.

Повышается не только производительность, но и контроль процессов со стороны руководителя. Он может запустить 1С:ERP и просмотреть статус каждого документа в реальном времени. Заметно снижается риск ошибок при добавлении данных по причине человеческого фактора. Еще одно преимущество интеграции заключается в формировании единой информационной базы с возможностью настраивать права доступа для отдельных пользователей или групп сотрудников, установки единой политики безопасности, а также определять актуальность версий документов.

Все это вкупе снижает количество рутинных задач и позволяет затрачивать больше времени на более важные задачи. По сути интеграция 1С:ЕRP и 1С:Документооборот компилирует разные рабочие процессы в единый поток процессов для эффективного управления организацией и обработки документации. Но следует учитывать, что интеграцию лучше производить уже после того, как будут намечены подлежащие автоматизации процессы и понятны принципы работы в компании – то есть, интеграция лучше всего подходит для оптимизации заранее распланированных рутинных процессов.

Принцип взаимодействия интегрированных конфигураций

Бесшовная интеграция заключается в том, что пользователь, работая в одной системе, получает доступ ко всем функциям второй. Обычно в качестве основы задействует 1С:ERP, так как данная конфигурация имеет больше возможностей. Например, не отрываясь от действий в карточке товара или материала в 1С:ERP, вы сможете направлять связанные документы по маршрутам, добавленным в Документооборот.

В техническом плане все реализуется с помощью стандартных средств платформы 1С:Предприятие, а также подключенные к ней веб-сервисы (именно последние отвечают за передачу данных из одной базы в другую). Для связи функционала конфигураций применяется встроенная в 1С:ERP Библиотека интеграции с Документооборотом. Это специальный модуль, который обеспечивает добавление необходимых для интеграции команд в обе программы. Если необходим обмен информации между справочниками, он настраивается при помощи правил обмена – именно таким образом определяется, какие данные будут передаваться между базами.

Прежде чем приступить к интеграции, необходимо учесть следующие моменты:

• Совместимость версий конфигураций. Для этого можно ознакомиться с прилагаемой к поставкам сопроводительной документацией.
• Обязательно наличие актуальных лицензий на тарифные планы обеих конфигураций.
• Если не требуется углубленного взаимодействия между программами, можно обойтись облегченным способом их объединения – синхронизацией данных. Его преимущество заключается в более упрощенной настройке. Но, в отличие от бесшовной интеграции, синхронизация предназначена исключительно для прямого обмена информацией между базами данных, а большинство функционала из 1C:ДО типа согласования документов через интерфейс 1С:ERP остаются недоступными.

Интеграция 1С:ERP и 1С:Документооборот – достаточно сложно реализуемая в техническом плане процедура, поэтому советуем обращаться к специалистам компании «АйБиТи Консалт» - опытные сотрудники настроят все в самые короткие сроки и в полном соответствии с поставленным перед ними техническим заданием.

Основные возможности при интеграции

После того, как мы разобрались с технической реализацией и общими преимуществами бесшовной интеграции 1С:ERP и 1С:ДО, давайте рассмотрим ключевые функции, которые становятся доступны пользователям.

• Оптимизация работы с документами из интерфейса 1С:ERP. Например, вы можете открыть любой объект и добавить к его карточке любые документы из ДО. Не приходится искать документы в отдельных папках – система поиска позволяет открыть все что угодно из базы 1С:Документооборота и редактировать его (если позволяет уровень доступа).

• Автоматизация задач является одной из самых удобных опций, появляющихся в 1С:ERP после интеграции. Все операции, доступные в документооборот, добавляются в список инструментов основной конфигурации, в результате чего запустить согласование какого-либо документа можно одной кнопкой на панели инструментов карточки объекта. Прямо в ней можно отслеживать статус процесса. Отображается история совершенных пользователями действий и внесенные ими изменения сохраняются в истории карточки.
• Синхронизация баз позволяет получать доступ к информации из обеих систем с возможностью настройки выбора того, что именно будет включено в перечень обмена данных, а также частоту обновления информации. Передаваться могут справочники, карточки контрагентов, штатное расписание и т.п. То есть, при добавлении синхронизируемой информации в одну конфигурацию, она автоматически появляется в другой.

Этапы настройки бесшовной интеграции

Для гарантии работоспособности интегрированной системы, лучше доверить процесс синхронизации специалистам компании «АйБиТи Консалт», но для тех, кто все решил сделать все собственными силами, распишем основные шаги по настройке.

• Создание резервных копий информационных баз обеих конфигураций. Пригодится в случае сбоев для восстановления.
• Проверка совместимости редакций 1С:ERP и 1С:Документооборот с их обновлением при необходимости.
• Добавление адресов баз на серверах в каждой конфигурации и проверка стабильности соединения. На время настройки для удобства можно создать нового пользователя с полными правами доступа.
• Активация функции интеграции в обеих программах.
• Определение доступных из каждой системы объектов и пользовательских действий, а также частота и способы обмена информацией. Внимательно проверяйте, способны ли используемые версии программ поддерживать заданные политики интеграции, так как в противном случае могут возникать ошибки в ходе эксплуатации системы.
• Настройка обмена информацией между справочниками, если требуется синхронизация НСИ.
• Проведение тестов каждой функции с разных устройств.

На этапе подготовки следует также оценить производительность серверов, так как интеграция серьезно повышает нагрузку по сравнению с тем, когда конфигурации работают по отдельности. Также обратите внимание на специфику бизнес-процессов в компании – от этого зависит насколько сложной будет настройка интеграции.

Примеры работы с интегрированными системами

Опишем пару типовых ситуаций, чтобы стало более понятно, как именно происходят те или иные операции.

1. Согласование договора

• Пользователь формирует договор в интерфейсе 1С:ERP.
• Не закрывая карточку договора после заполнения и сохранения информации, он нажимает кнопку Отправить на согласование. В результате задача переносится в 1С:Документооборот, в котором уже прописаны маршруты согласования для определенных договоров, так что документ автоматически направляется всем участвующим в процессе сотрудникам.
• Каждый из получателей видит оповещение (причем без разницы с какой из конфигураций он вошел) и согласует договор или оставляет комментарии по поводу его доработки.
• После любого действий согласовывающих сотрудников создавший договор пользователь видит в карточке изменение статуса согласования.

2. Обработка счетов

• Входящий счет на оплату добавляется в базу данных 1СДокументооборота, после чего программа автоматически определяет связанный договор в 1С:ERP (в случае его отсутствия можно быстро создать новый на основании добавленного на первом этапе счета).
• Пользователь запускает согласование выплаты по счету.
• Менеджер, отвечающий за проведение связанной со счетом сделки, видит задачу по согласованию и визирует выплату.
• Отдел бухгалтерия получает утвержденный счет в 1С:ERP и оплачивает его, после чего в обеих конфигурациях изменяется статус документа.

Основываясь на этих примерах можно понять, что процессы становятся более прозрачными и быстрыми за счет исключения лишних этапов.

В заключение

Интеграция 1С:ERP и 1С:Документооборот позволяет сделать управление организацией более эффективным, чем при использовании конфигураций по отдельности. Все сотрудники получают возможность работать в одном пространстве, благодаря чему ускоряется принятие важных решений и устраняется большинство отнимающих время рутинных операций.

Для корректной бесшовной интеграции 1С:ERP и 1С:ДО обращайтесь к специалистам компании «АйБиТи Консалт» - мы в кратчайшие сроки выполним самые сложные операции по синхронизации систем, обучим персонал работе в новой среде и при необходимости обеспечим техническое сопровождение на протяжении всего времени эксплуатации.