Работа с договорами в 1С:Документооборот состоит из нескольких этапов, но наиболее длительный и ответственный из них – согласование. Именно в ходе этого процесса определяются условия сотрудничества и обязательства каждой из сторон. Далеко не всегда, документ согласовывается в первой редакции, что и является причиной задержек перед подписанием. Для максимально возможного упрощения и оптимизации этой процедуры в 1C:Документооборот создаются маршруты движения документации и правила обработки.
Согласование делится на внутреннее и внешнее. В первом случае инициатором выступает составитель(и) договора, а подписантом – руководитель организации или ответственный за исполнение соглашения сотрудник. Во втором – одна из компаний предлагает свои условия контрагенту, который рассматривает их и либо утверждает, либо выдвигает собственные требования.
Внутреннее согласование в режиме замечаний
Этот способ позволяет составить список замечаний и оформить их в виде таблицы, в результате чего получателю становится гораздо проще разобраться, с какими именно пунктами или тезисами не согласен автор пометок. Удобно то, что если в согласовании участвует несколько сотрудников все замечания вносятся в таблицу с указанием пользователя. Если инициатор договора не соглашается с одним или несколькими замечаниями, он вносит в документ свои соображения и рекомендуемую к принятию редакцию договора.
Процесс согласования может разделиться на несколько этапов и продолжаться вплоть до исключения всех замечаний. Но зачастую возникают ситуации, когда участники не могут до конца договориться по одному или нескольким пунктам. В таком случае соглашение пересылается руководителю или ответственному за проект сотруднику с приложением в виде протокола разногласий, в котором содержаться аргументы всех сторон по поводу спорных фрагментов.
В результате решение о наиболее подходящей редакции единолично принимает уполномоченное лицо. Отметим, что передача сведений о ходе внутреннего согласования контрагенту не практикуется, поэтому протокол разногласий остается внутри организации.
Внешнее согласование
По завершении внутреннего согласования в компании-инициаторе, договор направляется контрагенту для утверждения. Здесь все намного сложнее, так как сформировать договор с условиями, устраивающими обе стороны с первого раза практически невозможно. После ознакомления контрагент составляет собственный протокол разногласий, являющийся отдельным документом, и пересылает его вместе с текстом основного контракта инициатору.
Если при внутреннем процессе договор может исправляться в любой момент, то в данном случае корректировать его можно только после устранения всех замечаний и составления другого документа – протокола урегулирования разногласий. Но есть некоторые нюансы, которые проще рассмотреть на примерах.
Пример 1
Компания инициатор передает неподписанную версию договора контрагенту для внесения правок. В таком случае коррективы вносятся в текст основного соглашения без составления дополнительных протоколов. Договор пребывает в состоянии рецензирования, а финальная версия составляется позже. Корректировки представителями второй компании либо вносятся непосредственно в текст документа, либо отправляются прикрепленным письмом.
Формирование сопроводительной корреспонденции не обязательно, но крайне рекомендуется, причем как при отправке инициатором, так и при ответе получателя. В письма вставляются ссылки на основной документ и (опционально) добавляются пояснения формулировок и прочих узких мест договора.
Пример 2
Инициатор направляет договор с подписью, не подлежащий корректировке. В данном случае принимающая сторона составляет протокол разногласий. При этом контрагент может подписать договор и приложить к нему протокол с указанием оговорок в сопроводительном письме, либо не подписывать его.
При первом варианте происходит процесс урегулирования, аналогичный внутреннему согласованию, который длится до нахождения устраивающего всех решения. При втором есть нюанс. Если инициатор принимает замечания и подписывает протокол разногласий, дальнейшие взаимоотношения будут строиться с учетом указанных в нем претензий – то есть, финальной версией документа является именно протокол, а не основной договор.
Если подписи инициатора на протоколе нет, он считается несогласованным и стороны будут выполнять обязательства, прописанные в основном документе. При необходимости на основе протокола разногласий составляется протокол их урегулирования.
Оформление протоколов в системе 1С:Документооборот
В конфигурации предусмотрена возможность формирования различных типов документов, связанных с договором. Протокол разногласий может быть оформлен в качестве письма. При его составлении указывается, к какому именно договору он относится, в результате чего автоматически создается его взаимосвязь с соглашением. Вся последующая история переписки добавляется в основной договор – она доступна по гиперссылке с соответствующим названием вверху карточки.
В заключение
Внутреннее и внешнее согласование договоров – достаточно сложный процесс, но при использовании 1С: Документооборота он становится прозрачнее и проще для взаимопонимания сторон. Если деятельность организации подразумевает регулярное заключение соглашений с разными контрагентами, рекомендуется обратиться к специалистам компании «АйБиТи Консалт», чтобы приобрести конфигурацию. Наши сотрудники произведут все необходимые настройки после установки ПО, а также обучат персонал работе с системой.
