1С:Документооборот – конфигурация платформы 1С:Предприятие, предназначенная для оптимизации и повышения эффективности создания, согласования и передачи документации между компаниями или внутри организации. Одно из ключевых направлений программного обеспечения – работа с договорами. В сегодняшнем материале мы подробно рассмотрим данный функционал и его особенности.

Этапы оформления договоров

Большинство типов договоров создаются в 3 этапа:

  • Подготовительный. Этот шаг включает в себя различные процессы, предваряющие заключение соглашений – тендеры, обсуждение условий в индивидуальном порядке, проверка репутации контрагентов друг другом и т.п.
  • Подтверждение договоренности. После того, как все нюансы сотрудничества оговорены, следует официальная регистрация документа с заверением полномочными представителями контрагентов.
  • Исполнение условий. Последний шаг – непосредственная работа с соблюдением предусмотренных соглашением обязательств и последующим закрытием договора.

Это лишь общая информация о структуре процесса. Каждая компания определяет порядок работы с договоренностями на основании специфики своей деятельности, а также финансовой и организационной политик. К примеру, одни организации используют по большей части типовые договоры, а другим шаблонные соглашения не подходят, так как каждая сделка подразумевает индивидуальные условия. При этом первый подготовительный этап не является обязательным, если стороны согласны сразу же начать деловые отношения и подписать договор.

При этом, договор не всегда является единственным документом, регламентирующим взаимоотношения между сторонами. Соглашение зачастую сопровождается дополнительными соглашениями или дополнениями. В некоторых случаях второстепенные документы обязательны в соответствии с законодательными нормами.

Но помимо этого, контрагенты могут самостоятельно определять необходимость сопроводительной документации применительно к тому или иному договору. Она считается неотъемлемой частью основного договора и должна храниться в базе данных 1С:Документооборот как минимум до истечения срока действия соглашения вместе с основным документом.

Типы документов

В 1С:Документoоборот по умолчанию представляется несколько разновидностей договоров, но в процессе работы с ПО можно добавлять собственные.

Основные договоры

Это документы, которые могут формироваться в качестве как самостоятельных, так и зависимых друг от друга. Типовые стандарты основных соглашений можно найти в справочнике НСИ сразу после установки 1С:Документооборота. Сюда же добавляются разработанные ответственными сотрудниками организации впоследствии.

Дополнительные соглашения

Такие документы составляются на основании предыдущего типа договора с целью внесения изменений в изначально установленные условия сотрудничества. В них может быть вписан новый тип услуг, добавочное финансирование, корректировки сроков исполнения обязательств и многое другое. Ссылка на основной договор в дополнительном соглашении обязательна, равно как и дата вступления изменений в силу.

При этом дополнительные соглашения могут отличаться от основных более длительным или коротким сроками действия. Параллельно с такими документами могут формироваться протоколы разногласий (в случае, если одну из сторон не устраивают обновленные условия) и их урегулирования (после нахождения консенсуса).

Приложения

Прикрепляются к основным договорам или дополнительным соглашениям и предназначаются для развернутого объяснения прописанных в первичной документации положений. Это могут быть отдельные пункты договора, использующаяся терминология и т.п. Приложения оформляются одновременно с документом, к которому относятся, так как в последнем должен отображаться их перечень (иначе будут считаться недействительными).

Что нужно для формирования договора с нуля?

Если отбросить предварительный этап и сосредоточиться исключительно на непосредственном заключении соглашения и его исполнения в 1С:Документооборот, то можно свести этот процесс к нескольким задачам. Причем независимо от типа договора и что является его предметом:

  • составление соглашения на предварительных условиях;
  • согласование с руководством компании и контрагентами;
  • заверение договора электронными подписями;
  • принятие договора на учет в базе данных;
  • исполнение обязательств (в том числе, дополненных посредством приложений);
  • закрытие документа (или его расторжение по причине неисполнения условий одной из сторон, либо в связи с другими обстоятельствами).

К процессу организации процесса работы с договорами необходимо подходить комплексно. Это касается как настроек конфигурации 1С:Документооборот, так и политики компании относительно соглашений.

В первую очередь необходимо сформировать типы договоров, которые будут использоваться организацией и произвести их детальную настройку. Есть возможность создавать документы с нуля или делать это на базе готовых шаблонов, уже имеющихся в базе данных программы.

Второй способ предпочтительнее, так как отнимает меньше времени и позволяет просто частично отредактировать наиболее подходящую для нужд компанию структуру договора. В основном это относится к реквизитам, которые необходимо будет заполнять при работе с соглашениями, а также атрибутам документов. Это делается при создании вида документа на основной вкладке настроек.

Важные атрибуты

Возможностей и нюансов достаточно много, поэтому мы рассмотрим те атрибуты, на которые стоит обратить внимание для упрощения работы с договорами в 1С:Документооборот.

Тематики

При использования данного атрибута вы получаете дополнительные возможности по сортировке соглашений при поиске и хранении. Например, создав тематику Договор аренды, вы можете подвязать к ней все соглашения, связанные с получением или передачей имущества во временное пользование.

Печать штрихкода

Этот атрибут полезен при поиске печатных версий документов, но также позволяет отказаться от парафирования бумажных носителей. Таким образом исключается риск подмены одной или нескольких страниц договора контрагентом после передачи на ознакомление. Кроме того, в штрихкоде шифруется информация по поводу заверения документации электронной цифровой подписью (или отсутствия такового).

Приложении скана оригинала

Согласно законодательным нормам в том случае, когда участники договора не имеют квалифицированной электронной подписи и визируют соглашение на бумажном носителе, в базу данных 1С:Документооборот должна добавляться отсканированная копия страницы соглашения с подписями. Многие забывают это сделать, в результате чего случаются проблемы с возможностью урегулирования разногласий и легитимностью электронного документа. При установке атрибута будет затребована загрузка скана – без этого договор просто не сохранится.

Нумерация договоров

Каждая отдельно взятая организация устанавливает собственный наиболее подходящий порядок нумерации, поэтому в 1С:Документообороте реализована возможность гибких настроек проставления номеров.

  • Автоматически. При добавлении в базу данных нового договора, уникальный номер присваивается без участия пользователя.
  • Вручную. Номера вписываются самостоятельно в соответствующий реквизит.
  • Смешанно. На договорах определенных типов номер проставляется автоматически, на остальных – вручную.

Нумерация подразделяется на учетную и регистрационную. Первая применяется на документах для внутреннего пользования, вторая – на основных договорах, дополнительных соглашениях и приложениях. Наличие регистрационного номера на документе означает его легитимность и возможность использования в официальном документообороте.

В заключение

Организация работы с договорами в 1C:Документооборот по изначальным настройкам значительно упрощает все связанные с этим процессы. Для приобретения коробочной поставки конфигурации и последующей настройки необходимых функций, обращайтесь к специалистам компании «АйБиТи Консалт». Возможны доработки стандартного функционала под специфику деятельности и ведения учета каждой организации.