Инвентаризация нематериальных активов (НМА) – обязательная процедура для любой организации, которая проводится ежегодно, наряду с плановой проверкой товарно-материальных ценностей. Это особенно актуально после вступления в силу изменений в требованиях к учету НМА для небюджетных учреждений, обязывающие вести его в соответствии с положениями ФСБУ 28/2023.

При их несоблюдении, документы бухгалтерского учета признаются недействительными и к организации применяются санкции со стороны контролирующих органов, вплоть до лишения прав на НМА. Сегодня мы разберем как правильно провести инвентаризацию нематериальных активов в конфигурации 1С:Бухгалтерия.

Объекты инвентаризации НМА

В первую очередь необходимо определить, что подразумевается под термином «нематериальные активы». Это любые объекты интеллектуальной деятельности, такие как:

  • авторские права;
  • патенты на изобретения или уникальные технологии;
  • научные открытия;
  • программное обеспечение;
  • договоры на авторские заказы.

Это всего лишь несколько примеров НМА. Полный перечень подпадающих под эту категорию активов можно найти в тексте ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация».

При проведении инвентаризации НМА, важно не упустить ничего из приведенного ниже списка.

  1. Проверка наличия документации, подтверждающей, что НМА находятся в собственности компании. Многие из таких документов имеют ограниченный срок действия. Поэтому следует убедиться в их актуальности и при необходимости обновить или продлить.
  2. Анализ корректности учета НМА. Потребуется определить правильно ли выставлена первоначальная стоимость, дату постановки НМА на учет, длительность эксплуатации с финансовой прибылью или другими выгодами для компании, а также вычисление суммы амортизации.
  3. Оценка прочих факторов амортизации в плане соответствия нормам использования НМА.
  4. Переоценка (если в этом есть необходимость) стоимости каждого актива с указанием новых цифр в учетной документации.
  5. Установка наличия нематериальных активов организации, не поставленных на учет по каким-либо причинам с последующим исправлением ситуации.

Инвентаризация НМА в 1С:Бухгалтерии

Данная конфигурация значительно упрощает не только ведение учета, но и сам процесс инвентаризации НМА. Поэтому очень важно, чтобы все формы в программе были заполнены своевременно и правильно. Рассмотрим, какие документы проверяются в ходе ревизии.

Карточки активов

В эти формы вносится вся основная информация по активу, которая может потребоваться при инвентаризации:

  • полное название НМА, проходящее по всей официальной документации;
  • ответственный за актив сотрудник;
  • исключительные права (если имеются, должен быть активен переключатель напротив этого пункта, а рядом указывается гиперссылка на документ об их регистрации).

Прежде чем начинать инвентаризацию НМА, необходимо проверить корректность заполнения карточек и при необходимости внести недостающие реквизиты).

Документ Инвентаризация НМА

Это главная форма, на основании которой будет проводиться проверка. Здесь необходимо указать дату начала инвентаризации и материально ответственного сотрудника (можно вписать вручную или добавить из справочника Физические лица во избежание ошибок). На верхней панели инструментов есть возможность выбрать, что именно будет проверяться. По умолчанию отмечается пункт Фактическое использование – он не отключается, так как оценка этого показателя обязательна.

Два других чекбокса Документы затрат и Элементы амортизации опциональны. Они позволяют интегрировать в документ дополнительные столбцы. Первый – для внесения результатов проверки первичной документации, а второй – сроков использования и амортизации.

Документ состоит из трех вкладок. Разберем правила их заполнения поочередно.

Объекты учета

Над этим разделом придется поработать больше всего, так как сюда вносятся основные сведения о результатах по ходу проверки. Список всех НМА, закрепленным за материально ответственным сотрудником, на которого создавался документ, добавляется посредством кнопки Заполнить автоматически – это сэкономит время и позволит получить точные наименования объектов, проходящие по базе данных.

Если документ создавался с нуля, то в него добавятся НМА с действующими на момент проведения инвентаризации правами (в соответствии с информацией из карточек). При условии, что документ уже использовался ранее, все активы с подтвержденными предыдущей проверкой правами, кроме тех, что выбыли в промежуточный период, будут добавлены в таблицу с отметкой наличия по факту.

Также интегрируются вновь поставленные на учет объекты, наличие и корректность оформления которых еще предстоит определить.

Если обнаружены объекты с просроченными или неподтвержденными правами, в столбце, предназначенном для внесения результатов, появится ссылка на списание НМА. Нажатие на нее инициирует создание нового документа, позволяющего снять объект проверки с учета. В обратной ситуации – если найдены имеющиеся по факту, но не оприходованные нематериальные активы, при их добавлении в таблицу в результатах появляется ссылка на открытие документа для постановки на учет.

Если на этапе создания формы был отмечен чекбокс Элементы амортизации, в соответствующей колонке отобразится срок эксплуатации НМА в виде гиперссылки. При клике по ней открывается окно, в котором можно просмотреть все элементы амортизации, в том числе, остаток срока полезного использования. Также будет доступна колонка комментарий, куда проверяющие могут внести любую важную по их мнению информацию в свободной форме.

Также есть возможность отфильтровать список и оставить исключительно объекты, находящиеся на особом контроле, задействовав соответствующий переключатель. Факторы, определяющие какие именно НМА попадут в этот список, устанавливаются заранее в форме Настройка критериев отбора. Например, на особый контроль можно поставить объекты, у которых заканчивается срок полезного использования.

Документы затрат, при включении соответствующей колонки, открывают доступ к формам, являющиеся основанием для установки стоимости каждого актива.

Проведение инвентаризации

На этой вкладке указываются даты начала и окончания проверки, а также документ, инициировавший инвентаризацию. Обычно это приказ руководителя организации. В обязательном порядке необходим номер приказа и дата его издания. Также здесь прописывается причина проверки – подготовка к сдаче годовой отчетности, выявление ошибок учета и т.п.

Инвентаризационная комиссия

На последней вкладке указывается список проверяющих с указанием председателя (обозначается флажком в соответствующем чекбоксе). Если в комиссию входят собственные сотрудники организации, можно добавить их данные из справочника Кадры. Но в том случае, когда вы прибегаете к помощи независимых аудиторов, информацию потребуется внести вручную.

После окончания проверки документ Инвентаризация НМА необходимо провести, чтобы актуальная финальная версия попала в базу данных 1С:Бухгалтерия. Если не настроена система электронного документооборота или в организации по каким-то причинам используются бумажные носители, есть возможность распечатать все необходимые формы из этого документа. Это касается как основного документа проверки, так и приказов, ведомостей, описей и т.п.

В заключение

Конфигурация 1С: Бухгалтерия позволяет упорядочить учет, а также провести инвентаризацию нематериальных активов в максимально сжатые сроки. Автоматизация большинства процессов позволит избежать ошибок и последующих штрафов или утери прав собственности. Заказать коробочную поставку и развертывание ПО вы можете специалистам компании «АйБиТи Консалт» - официального партнера фирмы 1С.