Четкое планирование затрат и финансовых поступлений организации позволяет гарантировать ее платежеспособность. Особенно это касается начинающих небольших компаний, еще не зарекомендовавших себя на рынке и вынужденных рассчитываться с поставщиками по факту получения товара или вообще по предоплате, а получать денежные средства от покупателей только после отгрузки или с отсрочкой.
Отсутствие долгосрочного финансового плана может привести к кассовому разрыву – ситуации, когда закрывать поставку, работу персонала, коммунальные услуги и прочие статьи расходов. нужно уже сейчас, а оплата должна поступить только через некоторое время. Но у тех, кто использует программы 1С, таких проблем возникать не должно – в распоряжении пользователя предоставляется удобный инструмент планирования расходов Платежный календарь. Что это и как им пользоваться мы обсудим в сегодняшнем материале.
Что собой представляет Платежный календарь в 1С?
По сути это интерактивная таблица, куда заносятся предстоящие по плану расходы и поступления, которая составляется на любой срок с детализацией по дням. С помощью платежного календаря заранее определяются даты, в которые компании не хватит средств на предстоящие выплаты. Благодаря этому можно заблаговременно принять меры для предотвращения такой ситуации – изыскать финансовые резервы, договориться об отсрочке платежа, отменить необязательные закупки и т.п.
Календарь позволяет не только анализировать график расходов и прибыли, но и управлять перемещением финансов между кассами и счетами, а также смещать даты выплат, что позволяет исключить ошибки при планировании.
Как подключить Платежный календарь в конфигурациях 1С:Предприятие 8?
Получить доступ к инструменту не составит проблем – достаточно просто включить его в настройках программы. Необходимо найти пункт Планирование и отметить чекбокс Платежный календарь, после чего он будет задействован автоматически. Помимо этого, здесь же есть интересная функция Резервирование денег, которая позволяет блокировать определенные суммы на выбранных счетах для покрытия расходов в период возможного кассового разрыва.
Способы планирования расходов и поступлений
Пользователь получает возможность составлять план на основе документов по заказам поставок и закупкам или в соответствии с документами планирования получения и выдачи финансовых средств (Поступление денег, Перемещение денег, Заявка на расход денег, Закрытие планируемых оплат).
1. Способ планирования на основе документов по заказам поставок и закупкам подойдет при работе с постоянными заказчиками и поставщиками. Пользователь получает возможность указать одной суммой запланированную выплату и получение средств в определенный день по документам Заказ поставщика и Заказ покупателя соответственно. При рассроченных выплатах и поступлениях используется функция Список, которая позволяет распределить сумму по установленным датам с учетом процентов.
2. Если в плане в основном разовые отгрузки и поставки, лучше воспользоваться данными из перечисленных выше документов. Это дает определенные преимущества, например, при необходимости оперативно отменить какой-либо платеж, можно применить документ Закрытие планируемых оплат.
Результаты финансового планирования с помощью Платежного календаря заносятся в одноименный отчет, размещенный в разделе Деньги.
Благодаря тому, что все расходы и доходы в Платежном календаре соотносятся с определенными документами, курируют которые разные люди, появляется возможность распределить зоны ответственности между сотрудниками. То есть, менеджеры по продажам контролируют поступления от покупателей, а специалисты по закупкам – выплаты поставщикам.
Настройка регулярных выплат
Это еще одна удобная опция, позволяющая экономить время на планировании повторяющихся по прошествии определенного периода выплат, например, закрытие счетов за коммунальные услуги, аренду, отчисления в фонды и т.п. Достаточно создать платеж в календаре 1 раз, после чего он будет проводиться через указанные промежутки времени.
Функционал изначально нужно включить в настройках – для этого отмечается чекбокс напротив пункта Регулярные платежи в разделе настроек Деньги. После этого, в документах Платежное поручение и Заявка на расход денег появляется возможность воспользоваться гиперссылкой Повторять платеж.
При переходе по ней открывается окно, в которой можно задать первую и последнюю дату регулярной выплаты (например, каждый месяц с 1 января по 1 апреля), а также настроить оповещение ответственного за проведение платежа сотрудника выбранным из представленных в соответствующих строках способом.
Интерфейс Платежного календаря
По умолчанию вы видите перед собой таблицу (хотя можно выбрать представление в виде графика, но об этом далее), в которой представлена вся информация по расходам и доходам компании за определенный период. Суммы отображаются в колонках, а в строках показаны такие данные, как кассы расчетные счета, документы и назначение поступлений или выплат.
Для удобства отслеживания потенциальных кассовых разрывов реализована цветовая кодировка. Даты, в которые баланс компании после всех выплат должен остаться положительным отмечаются зеленым, а при отрицательном значении ячейка выделяется красным. Это значительно облегчает анализ ситуации, особенно, если календарь составлен на длительный срок.
Календарь предоставляет широкие возможности по настройке аналитики. Устанавливаются фильтры по наименованию контрагентов, датам, суммам, счетам и другим параметрам. Это позволяет получить детализированную информацию по необходимому вопросу без необходимости выискивать ее среди других данных.
Если кому-то это удобнее, анализировать план по Платежному календарю можно на диаграмме. В таком представлении также возможно наложение фильтров, чтобы не тратить много времени на анализ сводного графика. Доступен выбор детализации по отдельным счетам и кассам. С помощью этого инструмента можно получить наиболее выгодное решение по перемещению средств в случае необходимости предотвратить кассовый разрыв.
Определить даты предполагаемой нехватки средств на диаграмме тоже достаточно просто – при негативных значениях линия графика уходит за нулевую отметку.
Удобное перемещение поступлений и выплат
При обнаружении вероятности кассового разрыва, пользователь может перенести платеж с одной даты на другую (при условии достигнутой договоренности об отсрочке). То же самое касается и поступлений, если заказчик согласился внести предоплату или внести средства раньше оговоренного срока.
Для перемещения не нужно выходить из Календаря – нужно просто перетащить сумму из одной ячейки в другую, после чего коррективы будут автоматически внесены в соответствующий документ. Точно также, путем перемещения, можно изменять счета и кассы для списания денежных средств по той или иной выплате.
Работа с плановыми платежами
Календарь в 1С позволяет сэкономить время на создании идентичных платежей не только посредством их перевода в разряд регулярных. Не нужно ничего оформлять с нуля, достаточно просто нажать на сумму правой кнопкой мыши (или удерживать ее, если вошли с мобильного устройства) и выбрать в контекстном меню платежного отчета опцию Копировать. В результате этого в новый документ автоматически подставляются значения из текущего.
Еще одна полезная опция – отмена платежа. Для этого нужно перейти в документ Закрытие планируемых платежей. Достаточно вызвать контекстное меню выбранной выплаты и выполнить команду отмены. После этого необходимый документ будет создан и заполен программой без вашего участия. Точно таким же способом происходит отмена операции получения средств, но уже в документе Поступление денег (план). Созданные на основе отмены документы появятся в журнале раздела Деньги.
Платежный календарь интегрируется с Журналом плановых документов, в котором присутствует опция согласования выплат. Благодаря этому при наличии соответствующего уровня доступа можно утвердить или отклонить платеж прямо в календаре через контекстное меню.
Преимущества платежного календаря
- Снижение финансовых рисков. Планирование расходов и доходов позволяет полностью исключить риски возникновения кассовых разрывов, благодаря чему компания остается платежеспособной.
- Упрощенная подача информации. Как в виде таблицы, так и в качестве диаграммы, календарь позволяет легко разобраться с цифрами и определить периоды с вероятностью недостачи финансовых средств.
- Отслеживание движения денежных средств. При выделении одной из ячеек выводится информация обо всех статьях расходов и доходов, по которым осуществляется движение денежных средств в указанный период.
- Детализированное планирование. Все выплаты и доходы распределены по дням, что позволяет провести глубокий анализ финансовой деятельность компании и внести коррективы в план на следующий период.
В заключение
Использование Платежного календаря позволяет предотвратить кассовые разрывы и сохранить платежеспособность компании. Инструмент доступен практически во всех конфигурациях, достаточно просто включить его и переходить к финансовому планированию.
Если вам нужна помощь по его настройке или требуется какое-то обучение использованию, то вы можете обратиться к специалистам компании «АйБиТи Консалт». Мы являемся партнерами фирмы 1С с 2005 года и имеем очень большой опыт по поддержке, внедрению и доработке программ учета.
