Инвентаризация – обязательная процедура для любой организации, независимо от сферы ее деятельности. В соответствии с законодательством, учет товарно-материальных ценностей и других активов должен осуществляться минимум раз в 12 месяцев, а именно, в конце декабря перед сдачей годовой отчетности. Но по факту он проводится значительно чаще, для получения актуальной информации об объемах и состоянии ТМЦ.

Если в небольших компаниях инвентаризация проходит достаточно быстро, то крупным организациям с несколькими складами и большими объемами товаров или материалов потребуется много времени на ручной пересчет. На помощь приходят системы, позволяющие автоматизировать и ускорить процедуру, а также минимизировать вероятность ошибок из-за человеческого фактора.

В большинстве конфигураций от 1С, например, Бухгалтерия или Управление торговлей, присутствует функционал для учета, но существует и отдельное узкоспециализированное ПО – 1C:Инвентаризация и управление имуществом.

Зачем нужна 1С:ИУИ при наличии других конфигураций?

Этот вопрос достаточно закономерен – многие могут подумать, что установка отдельной конфигурации является лишней тратой денег, но есть несколько весомых аргументов в пользу установки отдельной системы для инвентаризации.

  1. 1. Выделение учета имущества в отдельный контур

В том случае, если компания уже работает с какой-либо конфигурацией, развертывание 1С:ИУИ позволит отделить управление имуществом и его учет от остальных бизнес-процессов, в том числе, от бухгалтерии.

ПО ориентировано исключительно на оперативный контроль движения ТМЦ на каждом этапе, начиная от фиксации потребностей в тех или иных товарах и материалах, заканчивая их закупкой, хранением, продажей или списанием. 

Все данные синхронизируются с основной корпоративной информационной системой (далее КИС), в которой и осуществляет оформление бухгалтерских документов, а также контроль финансовой составляющей.

Такой подход позволяет ограничить доступ к бухгалтерским отчетам и документам всем, кто не имеет к ним прямого отношения. Материально ответственные лица занимаются исключительно учетом ТМЦ и при необходимости проводят инвентаризацию.

Сотрудники бухгалтерии работают в соответствующей конфигурации и выполняют контролирующую функцию, не отвлекаясь на учет и инвентаризацию. Четкое разделение обязанностей дает возможность снизить нагрузку на персонал и ускорить обработку процессов.

  1. 2. Детализация нормативно-справочной информации

В большинстве организаций возникает проблема из-за расширенного справочника Номенклатура в основной КИС. Дел в том, что него вносится абсолютно вся информация по каждой позиции. К примеру, помимо самого названия номенклатуры и артикула, необходимых для бухгалтерского учета, добавляются размеры, вес, цвет и прочие характеристики, которые требуются только сотрудникам отдела продаж. В результате справочник достаточно сложно читать и использовать из-за переизбытка информации.

Благодаря установке 1С:Инвентаризации и управления имуществом эта проблема нивелируется. В данной конфигурации используется разделение на 2 справочника – Номенклатура и Имущество. Первый синхронизируется с 1С:Бухгалтерия (или другой основной КИС) и содержит только необходимые для отчетности сведения. Во второй добавляется вся дополнительная информация.

Оба справочника связаны между собой, но в основную систему переносится информация только из Номенклатуры. Справочник Имущество используется для учета ТМЦ и проведения инвентаризаций.

  1. 3. Детализация склада

Для крупных предприятий, имеющих склады большой площади, будет полезна функция 1С ИУИ, позволяющая четко обозначит места хранения ТМЦ. Также это пригодится при наличии нескольких складов с определенной иерархией – центральному складу подчиняются дополнительные площадки или склады филиалов.

Достаточно сложно реализовать распределение имущества по зонам хранения в основной конфигурации, так как это создаст определенные сложности для сотрудников, не имеющих отношения к учету. Но для материально ответственных лиц и складских работников детализация крайне важна – это сократит время на поиск определенной номенклатуры в ходе инвентаризации или рутинного движения ТМЦ на большом складе. 1С:ИУИ позволяет загрузить полный справочник Склады из основной КИС и уже в ней разбить его на несколько частей по зонам хранения.

Приведем простой пример, чтобы понять, как это облегчает работу. При движении ТМЦ внутри склада из одной зоны в другую, информация об этом фиксируется только в справочниках 1С:Инвентаризации и управления имуществом – условно, номенклатура удаляется из справочника А и переносится в Б. При этом, никаких изменений в справочнике основной КИС не происходит, так как объект не покидал склад. То есть, информация о движении ТМЦ, которая имеет значение для МОЛ и инвентаризационной комиссии, но абсолютна не важна для всех остальных, показывается только заинтересованным в ней сотрудникам.

  1. 4. Детализация комплектов

Один из наиболее сложных вопросов для бухгалтерского учета – объекты, состоящие из отдельных комплектующих. Наиболее понятным примером будет офисный настольный компьютер. Для бухгалтерии гораздо проще провести его как одну имущественную единицу при покупке и постановке на учет. Но сотрудникам IT-отдела зачастую приходится заменять комплектующие, проводить апгрейды оборудования за счет добавления оперативной памяти или новых видеокарт и т.п. На приобретение комплектующих расходуются бюджетные средства, а значит, как старые, так и новые компоненты должны где-то учитываться.

При использовании 1С:ИУИ параллельно с 1С:Бухгалтерия, в первой конфигурации заводится отдельный документ, в котором фиксируется изначальная комплектация ПК, а, впоследствии и произведенные замены или дополнения. Так как системы интегрируются между собой, списание старых частей или приобретение новых, оформляются в 1С:Бухгалтериина основании информации из данного документа.

Это далеко не все возможности 1С ИУИ. Программа обладает широким функционалом, позволяющим эффективно распределить нагрузку на сотрудников и оптимизировать систему учета. При желании вы сможете ознакомиться с полным описанием возможностей конфигурации в разделе нашего сайта Продукты.

В заключение

Программа 1C Инвентаризация может использоваться не только как отдельная программа, но и как часть общей инфраструктуры совместно с другими конфигурациями. Она подходит для предприятий любого масштаба, но особенно полезной будет крупным компаниям.

По всем вопросам касательно приобретения и установки 1С:ИУИ вы можете обратиться к специалистам компании «АйБиТи Консалт». Мы гарантируем быструю и качественную интеграцию программы с уже имеющимися КИС, а также, при необходимости, корректировку стандартного функционала под ваши нужды.