Для повышения рентабельности любой организации руководство должно заботиться о многих нюансах, но один из самых основных критериев – оптимизация расходов. В этом плане будет очень полезна конфигурация 1С:ERP, позволяющая значительно упростить и автоматизировать работу. Сегодня мы решили описать преимущества, которые дает внедрение 1С ERP.

Для чего и кому нужна конфигурация 1С:ERP?

Программный продукт предназначен для крупных предприятий, в том числе, с разветвленной системой филиалов. Если в первое время после появления ПО пользовалось популярностью в основном в промышленности, то сейчас оно получило широкое распространение среди организаций, связанных с госэкономикой и компаний сферы услуг.

Существует несколько причин, по которым рекомендуется заказать специалистам компании «АйБити Консалт», являющейся официальным партнером разработчика, развертывание и настройку 1С:ERP:

  • Отсутствие раздутого штата. Для контроля всех бизнес-процессов через 1С ЕРП потребуется намного меньше сотрудников – большинство рутинных задач автоматизируется и не требует постоянного внимания.
  • Цифровизация. Переход с бумажных носителей на электронный документооборот необходима не только для соответствия современным трендам, но и для повышения имиджа организации – вряд ли клиент или партнер ожидает столкнуться с бумажной волокитой в офисе серьезной компании.
  • Автоматизация внесения данных в бухгалтерскую и прочую отчетность, а также полное соответствие формата документов нормативным требованиям.
  • Централизованный контроль бизнес процессов всех филиалов организации, независимо от их географического местоположения.
  • Повышение эффективности работы персонала и ускорение всех стандартных процессов.

Но самое главное, чего помогает добиться своевременная и корректная интеграция 1С:ERP – оптимизация расходов. Основной целью любого бизнеса является получение прибыли. Контроль затрат на сырье, оборудование, заработную плату сотрудников и прочие необходимые для деятельности организации статьи, позволяет значительно повысить доход.

Как 1С:ERP способствует оптимизации расходов?

В первую очередь следует сказать, что для успешного решения проблемы завышенных затрат требуется понимание какие задачи ставятся при внедрении 1С:ERP, а результат станет заметен только после полной отладки всех процессов по работе с финансами и материалами на каждом этапе. Рассмотрим, что именно делается в рамках управления компанией через присутствующие в стандартном пакете 1С:ERP возможности или с помощью дополнительных модулей.

1. Контроль финансов

Упрощенная работа с бюджетом в 1С:ERP достигается за счет следующих функциональных возможностей:

  • информация по поводу движения денежных средств во всех отделах или филиалах компании вносится в одну базу данных;
  • каждая статья расходов и прибыли максимально детализируется – это касается оборотного капитала, дебета/кредита, затрат на закупки, получения оплаты за товары или услуги и многого другого;
  • добавленная в систему актуальная информация становится доступна всем имеющим соответствующие права пользователям без каких-либо задержек.

Таким образом руководство и персонал компании имеет полное представление о текущей ситуации с финансами в режиме реального времени – каждый платеж, независимо от того на каком этапе они находится, будет представлен в соответствующих документах. То есть, суммы расходов становятся известны еще до того, как они переведены по факту.

Например, при проведении какого-либо мероприятия, длящегося несколько дней (конференция, выставка и т.п.) итоговый отчет о затраченных на него средствах создается только по его окончании. Но при использовании 1С:ERP затраты вносятся в базу данных поэтапно, то есть, руководство или ответственные лица видят, имеет ли место перерасход изначально заложенного бюджета и, при необходимости, могут урезать расходы или, наоборот, изыскать дополнительные средства, если это целесообразно.

Таким образом 1С:ERP применяется в бюджетировании для анализа текущей ситуации и позволяет оперативно принимать правильные управленческие решения. Кроме того, при использовании ПО на протяжении нескольких лет накапливается база данных расходов. Она может пригодиться в том случае, если затраты в определенные периоды стабильно выше, чем за все остальные – можно заранее определить месяц или сезон с повышенными по той или иной причине расходами и подготовиться к нему без стрессовых для финансового положения компании ситуаций.

Наличие собранной в течение нескольких лет информации по бюджетированию, позволяет проанализировать эффективность модели распределения средств по отдельно взятым отчетным периодам и, при выявлении узких мест или недочетов, внести соответствующие коррективы для построения бюджета в будущем.

2. Оптимизация кадровых процессов

Расходы организации связаны не только с бюджетированием, но и с подбором персонала. При решении рутинных задач по старинке – без использования программ для автоматизации – подразумевается значительно более широкий штат сотрудников, что, в свою очередь, приводит к дополнительным затратам на обеспечение работников всем необходимым для выполнения своих обязанностей и заработную плату. Кроме того, такой подход повышает вероятность ошибок из-за человеческого фактора.

Автоматизация кадрового учета позволяет избежать таких проблем, как, например, переизбыток должностей в одном отделе и нехватка сотрудников в другом, необходимость длительного времени на решение задач по причине недопонимания или отсутствия эффективной системы коммуникации.

1С:ERP позволяет прогнозировать необходимость найма новых сотрудников и начинать поиск квалифицированных кадров заблаговременно, так как найти подходящую кандидатуру на ответственную должность бывает достаточно проблематично.

Управление кадрами в 1С ЕРП дает следующие возможности в плане сокращения расходов:

  • построение эффективной системы взаимодействия между сотрудниками и департаментами;
  • уменьшение затрат на обеспечение и заработную плату персонала при повышении производительности;
  • оптимизации распределения нагрузки и обязанностей между сотрудниками для ускорения бизнес-процессов, что приводит к минимизации потерь из-за простоя проекта;
  • быстрая интеграция новых сотрудников в рабочую среду.

3. Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками

Эффективность построения работы организации с контрагентами напрямую влияет на суммы расходов. В информационную базу 1С:ERP заносится информация о поставщиках, предоставляемых ими услугами или продукции и расценках, а также история взаимодействий с каждым. То есть, при оформлении заказа можно проанализировать преимущества того или иного поставщика перед другими и получить необходимое на максимально выгодных условиях. Кроме того, таким образом можно избежать ошибок при оформлении и задержек – большинство данных уже введено, останется только дополнить документ заказа актуальной информацией. На основе сведений о сделанных ранее закупках можно делать прогнозы снижения или повышения расценок на рынке в целом или по каждому подрядчику и поставщику в отдельности.

Основные преимущества 1С:ERP при взаимодействии с контрагентами:

  • процесс закупок становится более прозрачным для всех участвующих сторон;
  • формирование заказа занимает намного меньше времени и не требует ручного заполнения большого числа бумажных документов;
  • прогнозирование будущих закупок на основе анализа предыдущих и текущей рыночной ситуации.

4. Работа с клиентской базой и повышение уровня продаж

В базу данных 1С:ERP заносятся данные обо всех совершенных продажах, что позволяет вести статистику потребностей каждого клиента и влиять на спрос. Например, по базе отслеживается, что компания (или частное лицо) регулярно совершает заказ на определенные товары или услуги через примерно одинаковые промежутки времени, но по прошествии обычного времени заказ не поступил. В данном случае менеджер может напомнить клиенту об этом, узнать причину и сделать скидку, при наличии у заказчика финансовых сложностей.

Возможности для маркетологов:

  • разработка акций на различных условиях с предварительным предоставлением информации клиентам, чтобы привлечь к ней как можно больше людей для окупаемости расходов;
  • настройка получения реальных отзывов об оказанных услугах или продукции от клиентов для последующего улучшения предложений или исправления ситуации при выявленных недочетах;
  • определение наиболее популярные товары или продукты в своем сегменте рынка и переориентирование производства на них;
  • выявление сезонности по каждому продукту, что позволяет заблаговременно подготовить сырье и ресурсы для изготовления достаточного относительно прогнозируемого спроса количества без лишних расходов.

В заключение

При заказе на установку конфигурации 1С:ERP специалистам компании «АйБиТи Консалт», вы получаете следующие возможности:

  • повышение прибыльности организации за счет исключения нецелевых расходов;
  • оптимизация затрат на человеческие и материальные ресурсы;
  • увеличение скорости и эффективности документооборота как внутри компании, так и при взаимодействии с контрагентами или контролирующими органами;
  • перевод решения рутинных задач из ручного режима в автоматический.