Электронный документооборот (ЭДО) позволяет значительно упростить работу и отказаться от бумажных носителей. Процесс включает в себя все операции с документами, начиная от их передачи между ответственными лицами, заканчивая визированием с помощью электронной подписи. На сегодняшний день в Российской Федерации действует полностью сформированная система ЭДО, позволяющая в полной мере обеспечить полноценное взаимодействие между клиентами и поставщиками услуг или товаров, организациями, с контролирующими органами и т.п.

Преимущества внедрения ЭДО

  1. Экономичность. Нет необходимости в дополнительных расходах на бумагу, канцелярские принадлежности, оплату курьеров и почтовых услуг.
  2. Структурирование. При необходимости найти тот или иной документ в архиве или базе данных, это можно сделать за несколько минут.
  3. Мобильность. Можно работать с документами, пересылать их и подписывать из любой точки мира – главное, чтобы под рукой были компьютер или мобильное устройство с доступом в интернет и установленным ПО.
  4. Автоматизация. Многие документы заполняются автоматически на основании информации из справочников, что значительно ускоряет работу.

Основные возможности ЭДО

  • создание отчетов, касающихся документооборота компании;
  • контроль исполнения указанных в документации задач;
  • регистрация документов;
  • формирование справочников для упрощения и автоматизации работы в дальнейшем;
  • создание новых реквизитов и изменение существующих;
  • полный контроль над передвижением документации как в электронном виде, так и на бумажных носителях;
  • возможность работы со сканами документов;
  • устанавливать правила доступа к файлам для всех участников ЭДО.

Что входит в термин «Электронный документ»

Под этим понятием подразумевается совокупность данных в определенном формате файла, которыми пользователи могут обмениваться через интернет или локальные сети, а также с помощью автоматизированных систем управления (например, 1С:Предприятие).

В большинстве случаев электронные документы оформляются в соответствии с определенным стандартом, установленном на государственном уровне, хотя в некоторых случаях используются произвольные формы (в основном это касается документов для внутреннего использования). Для придания документам полноценной юридической силы они заверяются электронными подписями. При этом, электронные документы никак не отличаются по значимости от распечатанных на бумаге.

Переводу в электронную форму подлежит любой документ, если в российском законодательстве не предусмотрено прямого запрета. Например, в таком формате могут использоваться счета-фактуры, больничные листы, трудовые книжки и т.п.

Процесс электронного документооборота

По принципу ЭДО практически идентичен обработке бумажных документов, только он гораздо быстрее и проще. В общих чертах последовательность действий выглядит следующим образом. В программном обеспечении от 1С создается документ, после чего он добавляется в систему ЭДО. Он тут же появляется в личном кабинете клиента лица, ответственного за его утверждение. Все происходит в считанные секунды, кроме того, предпринимается минимальное количество действий.

Разновидности ЭДО

Понятие документооборота подразумевает обработку самых различных типов данных, связанных с деятельностью организации – их можно подразделить на следующие группы:

  • архивные;
  • кадровые;
  • управленческие;
  • производственные;
  • налоговые;
  • складские;
  • бухгалтерские.

Конечно, это далеко не полный список – в зависимости от направления деятельности компании могут добавляться и другие варианты. Также стоит отметить, что в различных организациях есть определенные особенности. Всего можно выделить 3 направления:

Также различия ЭДО заключаются и в другом критерии – типе взаимоотношений между вовлеченными лицами, среди которых выделим следующие: внутренний документооборот, внешний ЭДО, обмен документами с контролирующими государственными службами.

Внутренний электронный документооборот

Это движение документов, затрагивающих все аспекты деятельности организации, между ее сотрудниками. То есть, все данные остаются в организации и не уходят сторонним участникам. Это могут быть приказы, служебные записки, протоколы собраний и т.п. Внутренний ЭДО служит для обеспечения функционирования организации и практически не затрагивает внешние правовые связи. Поэтому государственного регулирования в этом случае как такового нет, благодаря чему руководство имеет широкий простор для установки собственных правил.

Внутренний корпоративный ЭДО позволяет решить 2 основные задачи:

  • ускорить и упростить обмен документами между сотрудниками;
  • обеспечить постоянный доступ к нормативным актам и приказам, касающимся работы организации.

Кроме того, системы ЭДО позволяют контролировать документы на каждом этапе, начиная от формирования, благодаря чему можно оценивать процесс исполнения работ в реальном времени, а также определять, за какой период совершается то или иное прописанное в документе действие.

Внешний документооборот

В данном случае имеется ввиду обеспечение обмена документами между компанией и ее партнерами, поставщиками или клиентами – таким образом обеспечивается оперативная связь. В таком документообороте участвуют накладные, счета-фактуры, бухгалтерские отчеты и т.п.

ЭДО с государственными службами

Еще с 2011 года по решению Министерства финансов России введена возможность передачи электронных счетов-фактур, в том случае, если у отправителя есть ЭЦП. Это стало первым шагом на пути к полноценному внедрению систем электронного документооборота.

После этого, государственные организации начали внедрять системы ЭДО, а ИП и юридические лица смогли снизить временные затраты на подачу налоговых деклараций, а также на взаимодействие с пенсионным и страховым фондами.

Алгоритм для обеспечения ЭДО с Федеральной службой страхования выглядит следующим образом:

  • Приобретается программное обеспечение, совместимое с использующимся ФСС.
  • Регистрируется электронная подпись.
  • Заключается договор на подключение электронного документооборота с этой службой.

С ФНС все немного проще – достаточно только получить квалифицированную электронную подпись, а программное обеспечение, использующееся для отправки документов, может быть абсолютно любым.

Для работы с операционным фондом добавляется еще 2 обязательных пункта – написание заявления о предоставлении документов в электронном виде и заключение соответствующего соглашения с ПФР. Подобные запросы рассматриваются службой от 14 дней до месяца.

У каждой службы собственные стандартные бланки, которые можно найти на официальных сайтах.

Основные преимущества электронного документооборота

  • Структурирование архивов и быстрый доступ к любому документу через поиск.
  • Не нужно место под документацию на физических носителях.
  • Не требуется тратиться на покупку принтера.
  • Отправлять и получать документы можно с любого устройства через интернет.
  • Упрощается процесс согласования и подписания.

Заключение

Переход компании на электронный документооборот требует определенного времени, а также затрат на приобретение лицензии и установку ПО, однако все безусловно окупится, причем довольно скоро, как в финансовом плане, так и в отношении работы с контрагентами.

Перевод организации на ЭДО подразумевает использование в течение какого-то периода смешанного документооборота – то есть какая та часть остается на бумажных носителях, а другая уже в электронном формате.

Подключение системы ЭДО – очень важный процесс, так что поручить его лучше профессионалам. Обратитесь к специалистам компании «АйБиТи Консалт» - все будет сделано максимально качественно и быстро.