1С:Фреш был интегрирован с ФНС России для автоматического заполнения авансовых отчетов

Новый функционал обеспечивает интеграцию между бух. приложениями «1С:Фреш» и сервисом ФНС России, что позволяет автоматически заполнять такие документы, как авансовые отчёты с использованием информации с кассовых чеков.

Технология дает возможность пользователям сканировать QR-коды на чеках через мобильное приложение «1С:Сканер чеков», после чего данные автоматически передаются в облачное приложение 1С Фреш. Интеграция поддерживается в следующих приложениях:

• 1С Бухгалтерия;
• 1С Предприниматель;
• 1C Бухгалтерия СПЕЦ/КОРП;
• 1С Садовод;
• 1С Гаражи;
• 1С Бухгалтерия НКО;
• 1С Бухгалтерия НКО КОРП.

Кроме того, планируется расширить доступ к этой функциональности для пользователей других приложений, таких как:

• 1С Бухгалтерия фермерских хозяйств (начиная с версии начиная с версии 3.0.145);
• 1C:Расчет квартплаты и бухгалтерия ЖКХ (начиная с версии 3.0.146).

Внедрение новой версии и использование данного функционала позволяет заполнять различные документы в автоматическом режиме, включая авансовые отчёты, используя информацию с квитанций, удостоверяющих совершённые покупки, выполненные через уполномоченных сотрудников.

Механизм автоматического заполнения авансовых отчётов кассовыми чеками стал доступен для пользователей 1С БизнесСтарт с 2020 года и успешно показал себя.

Стоимость сервиса

В текущей момент для пользователей 1С Фреш эта новая возможность предоставляется бесплатно. Однако в дальнейшем планируется взимать плату за автоматическое заполнение документации.

Согласно предварительным планам, обработка до 70 чеков в месяц данная функция станет бесплатной, а сверх лимита будет взиматься какая-то абонентская плата за использование сервиса.

Примеры использования

1. Некий бухгалтер, работающий на аутсорсе, занимается ведением учета для руководителя, управляющего малым предприятием. Директор предприятия регулярно передаёт бухгалтеру набор чеков за свои расходы во время поездок или покупок. Бухгалтер добавляет эти траты в налоговые отчёты предпринимателя.
2. Работники компании очень часто приобретают товары для предприятий в торговых точках, совершают служебные поездки и заправляются на заправочных станциях, не используя топливные карты. Они отдают чеки в бухгалтерию для составления авансовых отчетов или путевых листов.

До того как появилась эта функция, бухгалтеры ручным способом вносили данные из чеков в авансовые отчёты, что часто вызывало потенциальные ошибки:

• Неверные реквизиты документов;
• Неправильная информация о покупке;
• Дублирование записей в учете.

С появлением приложений в облаке 1С:Фреш, возможность получить данные чека и его содержание по QR-коду открывает новые перспективы. Эта инновация позволяет избежать ручного ввода, предоставляя автоматически реквизиты и детализацию покупки из ФНС.

Преимущества интеграции Фреш с ФНС

• Снижение налоговых рисков, связанных с неправильным учетом трат, сделанных персоналом на подотчётные средства.
• Повышение уровня автоматизации при подготовке авансовых отчётов, так как данные, полученные из чеков через приложение "1С", могут автоматически заполнять отчёты сотрудников.
• Работа с проверенной и надежной информацией, предоставленной ФНС.

В соответствии с письмом ФНС РФ АБ-4-20/4292, кассовые чеки могут сохраняться только в электронной форме без печатной копии на бумаге. Информация о всех отсканированных чеках хранится в Фреш. Это позволяет легко найти и получить кассовые чеки через мобильное приложение «Проверка чеков ФНС России». Такие чеки приравниваются к бумажным и также подтверждают произведённые затраты.

Порядок подключения и работы

Для получения доступа к мобильному приложению "1С:Сканер чеков" в облаке 1С Фреш, пользователю необходимо:

1. Зайти в нужное приложение в облаке 1C Fresh и получить код доступа для мобильного приложения:
   — Для упрощённого интерфейса: перейти в меню "Настройки", а там в пункт "1С:Сканер чеков".
   — Для полноценного интерфейса: перейти во вкладку "Главное", в ней найдите пункт "1С:Сканер чеков".
2. Установите приложение «1С:Сканер чеков» из магазина приложений на смартфон бухгалтера, либо того служащего, который осуществляет закупки. На форме приобретения кода доступа вы обнаружите QR-коды для загрузки этого приложения на мобильный телефон. После этого введите полученный код доступа в самом приложении «1С:Сканер чеков».
3. Выполните сканирование чека через мобильное приложение. Эта информация будет проверена в ФНС и станет доступной в Фреш.
4. Когда вы будете создавать авансовый отчет, путевой лист или расходы для предпринимателя, система автоматически предложит заполнить эти документы подробной информацией из проверенных кассовых чеков.

С 8 декабря 2023 года пользователи 1С-Фреш могут бесплатно подключить интеграцию, если у них есть активная подписка. Однако это предложение не распространяется на пользователей тарифов «1С:Нулевка» и «1С:Электронная трудовая книжка».

Пользователи иных облачных сервисов или устаревших локальных версий 1С могут получить автоматическое заполнение отчётов перейдя в 1С:Фреш. Пользователи с активным соглашением 1С:ИТС/КП ПРОФ могут делать это без дополнительной оплаты, обратившись к специалистам компании «АйБиТи Консалт».

Пользователи коробочных версий уже имеют возможность включать подобные функции через раздел «Сервис распознавания документов».