При использовании конфигурации 1С:Розница имеется возможность контролировать товарные запасы в разрезе оставшегося срока годности. Этот процесс имеет важнейшее значение для любой торговой организации, особенно занимающейся реализацией продуктов питания. Проблема заключается в том, что руководство многих компаний не задумывается об этой опции на этапе развертывания ПО. На данной стадии включение функционала не подразумевает особых навыков и опыта. Но когда учет ОСГ внедряется уже после изначальной интеграции 1С:Розницы, возникает необходимость в дополнительных манипуляциях, о которых мы и поговорим в сегодняшнем материале.
Что не нужно делать при внедрении учета по ОСГ?
Ни в коем случае не стоит формировать новые номенклатуры ТМЦ, хотя многие инструкции, выложенные в интернете рекомендуют поступать именно так. Вот в чем причины такого подхода:
- Одинаковые товарные позиции формируют дублированные карточки.
- Теряется история продаж.
- Объем базы данных расширяется без необходимости.
Поэтому потребуется перевести учет по уже имеющихся в БД номенклатурам. Для этого необходимо настроить функционал перемещения товаров между складскими зонами и задействовать учет по ОСГ для одного или нескольких определенных площадок.
Пошаговое внедрение серийного учета по срокам годности
Вам потребуется открыть пункт Еще больше возможностей, в который можно попасть через основные настройки. Далее потребуется выбрать опцию Общие. Когда найдет подпункт Товары, установите флажок напротив Серии номенклатуры, гарантийные сроки, сроки годности.
1. Сразу следует предупредить, что деактивировать данную опцию без лишних мероприятий не получится. Для этого вам потребуется полностью удалить все номенклатуры, к которым будет применена политика учета по остаточному сроку годности. Таким образом рекомендуется сразу же закладываться на то, что данный тип контроля ТМЦ включается навсегда (либо придется заново формировать базу данных).
2. Следующий шаг – заведение в 1C:Pозница нового склада, к которому и будет применена политика учета товаров по ОСГ. Откройте раздел Склады и Магазины, после чего выберите опцию Создать (в выпадающем меню необходимо кликнуть по складу). В том случае, если с помощью конфигурации контролируется несколько компаний, необходимо указать название выбранной. Аналогично обстоит дело и с предприятиями, разделенными на несколько департаментов – допустим, имеется ввиду сеть магазинов. При этом вам потребуется указать наименование подразделения, переводящегося на учет по остаточному сроку годности.
Важное замечание! Наиболее эффективный контроль розничных торговых точек одной франшизы возможен при формирования для каждой из них собственной виртуальной зоны хранения товаров.
3. Далее переходите к товарной позиции, которую планируется контролировать по новой учетной системе. Допустим, что она одна (при работе со множеством номенклатур алгоритм не изменяется – разница исключительно в том, что вам потребуется выделить определенные товары). Перейдите в раздел главного меню Склад, откройте ссылку Перемещения и воспользуйтесь кнопкой Создать. В строку с наименованием отправителя вносится склад, на котором в данный момент находится товар, а в поле получатель прописывается созданное на предыдущем этапе складское хранилище. Нажмите на команду Перемещение и заполните табличную часть объекта. В ней должна стоять актуальная дата перевода номенклатуры на новый склад и объем перенаправляемых товаров в установленных ранее единицах измерения.
Вы заметите, что в документе уже присутствует новый столбец Серия, однако на данном этапе переходить к его заполнению рано. Также отметим, что вам потребуется перенести весь товар выбранной номенклатуры на новый склад – в противном случае настроить учет не получится.
Прежде чем подтверждать операции переноса товаров на новый склад, необходимо проверить их реальное наличие на исходном складе. Для этого можно воспользоваться отчетом Остатки товаров, встроенным в стандартную версию 1С:Розницы. Если все нормально, то весь объем имеющихся на складе товаров должен списаться с учета в первоначальном департаменте и перейти на вновь созданную зону.
4. Теперь самое время открыть карточку перемещенной номенклатуры.
Далее вам понадобится перевести ползунок переключателя со значения Не используется на Индивидуальные. В правой части экрана отобразится список реквизитов, которые можно добавить в карточку серии номенклатуры. Обязательным пунктом является непосредственно сам срок годности товара, но его можно указывать в различных форматах, вплоть не только до числа определенного месяца, но и с точностью до часа. В последнем случае вам потребуется изменить настройку Точность указания даты (выбирайте опцию До часов).
В карточке присутствует поле Дата производства, но его не советуется заполнять в описании товара с фиксированным сроком годности. Например, данный параметр можно внести в отношении электронных устройств, бумаги, одежды и т.п. Дело в том, что это два взаимоисключающих параметра, так что программное обеспечение может неверно рассчитывать ОСГ, если вы введете дату изготовления и окончания срока годности товара. Что касается серийных номеров, то их рекомендуется устанавливать в карточках штучных изделий, например, ювелирных украшений или сувениров.
5. На следующем шаге необходимо проставить параметры Политики учета серий. При формировании политики необходимо выбрать вид Справочное указание серий, чтобы в дальнейшем ее можно было применять для прочих товарных позиций. В принципе вы сможете сразу определить типы документов и объектов для которых будет применяться вновь созданная политика по корректируемому товару. Изначально выбраны все варианты, поэтому лучше ничего не менять (но, если специфика работы организации подразумевает, что некоторые пункты не используются – можно снять флажки с соответствующих чекбоксов). В верхней части открывшегося окна есть опция Автоматически создавать штрихкоды для новых серий – если вам это нужно, поставьте галочку.
Также отметим, что в этом окне потребуется активировать опцию Справочное указание серий. Это необходимо потому, что планируется ввести учет в разрезе ОСГ по уже фигурирующим в базе данных товарам. В связи с этим сразу же выставить функцию Управление остатками не получится.
6. Теперь следует перейти к пункту Индивидуальные настройки по складам. Первое, что нужно сделать – указать склад, на котором изначально хранилась перемещаемая номенклатура и проставить параметры учета по сериям товаров. Обязательно убедитесь, что не ошиблись с заполнением строки Склад, так как иначе 1С:Розница не сможет «понять», откуда в принципе взялся объем номенклатуры.
Далее укажите новый виртуально созданный склад и примените к нему сформированную политику. Таким образом она будет применена исключительно к этой области хранения товаров. Опять же не рекомендуем снимать флажки с чекбоксов – пусть все остается по умолчанию. Учтите, что новый склад будет запрашивать номер серии текущей номенклатуры при любых операциях с товаром (списании, продаже или переносе в другую зону хранения).
Теперь вам необходимо вернуться к карточке товарной позиции и сохранить внесенные ранее изменения.
7. Далее необходимо перевести номенклатуру с ранее созданного виртуального склада на физический. При этом вы получите возможность указать номер серии – это обязательный шаг. Необходимая строка будет отмечена красным ярлыком.
Сделайте двойной клик левой кнопкой мыши по полю. После этого откроется окно, в котором можно выбрать существующую серию товарно-материальных ценностей или создать новую. В последнем случае потребуется воспользоваться инструментом Ввод новых. Номер серии вводится в произвольном порядке, в зависимости от принятых в политике компании знаков.
Заполните поле Годен до, применив выбранные изначально параметры, а также укажите объем номенклатуры в установленных единицах. Причем параметры можно назначать не только для всей серии в целом, но и разделить ее на части. Это может быть полезно в том случае, когда товары физически размещены в разных зонах хранения. Допустим, на складе в общей сложности 100 единиц определенной номенклатуры – можно поделить их пополам и присвоить разным частям различные номера.
Общий объем номенклатурных позиций должен соответствовать общему количеству товаров в сериях. В противном случае вы не сможете оформить перемещение товаров – при нажатии кнопки Провести 1C:Розница выдаст ошибку. При корректном вводе количества единиц товара вы увидите, что индикатор № подсветится зеленым цветом.
После того, как вы проведете документ, номенклатура будет учитываться по серийным номерам на складе торговой точки. На всякий случай рекомендуется проверить отчет Остатки серий номенклатуры по складам. В нем должно отобразиться количество перенесенных обратно номенклатурных позиций.
Также после всех произведенных манипуляций, вам станет доступен дополнительный отчет Остатки товаров по срокам годности, позволяющий вести учет ТМЦ в разрезе ОСГ.
В заключение
Учет товаров по серийным номерам и срокам годности в 1С:Розница позволяет повысить эффективность контроля имеющейся на складе номенклатуры и снизить финансовые потери, связанные с порчей продукции. Заказать коробочную или электронную поставку конфигурации 1С:Розница, а также ее развертывание и обучение персонала работе с софтом можно специалистам компании «АйБиТи Консалт» - официального партнера фирмы 1С.
