Электронный документооборот через соответствующую конфигурацию 1С стал неотъемлемой частью деятельности большинства организаций, использующих платформу 1С:Предприятие. Но безопасное и эффективное использование данного функционала невозможно без четкого определения прав всех имеющих к нему доступ сотрудников.
Устанавливая права, системный администратор может ограничить доступ к различным объектам системы для определенных членов персонала. То есть, в таком случае все работники получают исключительно те полномочия, которые необходимы для выполнения их непосредственных обязанностей и не могут выполнять действия, не связанные с поставленными перед ними задачами.
На что влияют права пользователей в 1С:Документооборот?
Уровень доступа определяет, каким образом каждый из пользователей может использовать программный продукт. Они могут применяться в следующих разрезах:
- По объектам. Возможность просмотра и использования по назначению папок и содержащихся в них документов.
- По операциям. В этом контексте подразумевается набор действий, который сотрудники могут совершать с имеющимися в базе данных объектами. Например, редактирование, согласование, утверждение, удаление или только просмотр.
- По ролям. Заранее заданные настройки для определенных групп сотрудников, в зависимости от подразделения или других разграничивающих факторов.
Благодаря установке прав, не только гарантируется безопасность и защита документации, но также выстраивается логика инфраструктуры и взаимодействия сотрудников друг с другом в рамках присвоенных полномочий.
Если кратко сформулировать список задач, которые позволяет решить разграничение уровней доступа, то он будет выглядеть следующим образом:
- Возможность работы с конфиденциальной информацией предоставляется исключительно уполномоченным на это работникам.
- Уменьшение риска ошибок документооборота из-за человеческого фактора. Никто не сможет случайно совершить действие, не предусмотренное перечнем обязанностей занимаемой должности.
- Оптимизация процессов. Роли сотрудников распределяются с максимальной эффективностью, что позволяет ускорить и упростить реализацию бизнес-процессов.
- Отслеживание изменений. Системный администратор может быстрее выявить совершившего то или иное действие сотрудника.
Благодаря грамотному распределению прав финансовые вложения в приобретение тарифных планов сервиса 1С:Документооборот, обязательно окупятся в самые короткие сроки и принесут существенную пользу для развития бизнеса.
Что нужно знать о настройке прав в 1С:Документооборот?
Функционал настройки уровней доступа максимально оптимизирован. Пользователь с администраторскими правами может задавать установки для целых групп и департаментов, без необходимости заниматься отдельными разрешениями под каждого работника организации индивидуально. При распределении прав по ролям собирается перечень возможностей, применяющихся к группам входящих в систему пользователей, например, Бухгалтер, Мастер, Секретарь, Администратор и т.п.
Существуют следующие уровни прав пользователей:
- Неограниченный доступ. Пользователь может делать все, что угодно, в том числе корректировать настройки ПО и изменять права других сотрудников.
- Только чтение. Открываются все документы, но никакие действия, за исключением просмотра, не предусмотрены.
- Редактирование. Сотрудники могут как просматривать документы, так и вносить в них изменения.
- Удаление. Дополняет предыдущий уровень доступа возможностью не только корректировать объекты, но и удалять их из базы данных.
- Специальные права. Под этим подразумевается предоставление возможности совершать определенные действия, типа согласования документации, делегирования заданий, а также добавления объектов в БД.
Интерфейс настройки прав представляет собой матричную таблицу, в которую заносятся разрешения по ролям сотрудников. По стандарту секретарю позволено принимать и передавать документы на согласование, руководители департаментов – утверждать их, юристы согласовывать контракты без возможности их удаления. Но на самом деле все гораздо более гибко и в каждой организации могут применяться уникальные настройки, в зависимости от специфики деятельности.
Этапы настройки прав доступа
Для эффективного распределения прав пользователей необходимо пройти несколько этапов. Первый заключается в планировании конфигурации:
- Составление полного списка штатных должностей и определение для каждой из них уровня доступа.
- Сортировка сотрудников по ролям для группового применения настроек.
- Определение прав для каждой созданной роли.
Далее можно переходить непосредственно к настройкам ролей в системе:
- В 1C:Документообороте присутствует справочник Роли, содержащий стандартные роли с набором прав по умолчанию. Вы сможете отредактировать существующие или сформировать новые дополнительные роли с определенным перечнем полномочий.
- Следующий шаг – настройка ролей отдельных сотрудников. Откройте справочник Пользователи, в который заранее должны быть внесены данные всех сотрудников компании и присвойте им роли. Соответствующая вкладка есть в карточке каждого члена персонала. Сотрудник может иметь не одну, а несколько ролей, что позволит оптимизировать настройку при совмещении должностей.
- При необходимости присвоить пользователю индивидуальные привилегии, не входящие в список возможностей, предусмотренных его ролью, потребуется открыть документ (или папку с документами) и вручную установить права в настройках объектов.
В заключение
Настройка прав доступа в 1С:Документооборот позволяет оптимизировать работу всей инфраструктуры и повысить эффективность действий с документами внутри организации. Для покупки конфигурации 1С:Документооборот вы можете обратиться к специалистам компании «АйБиТи Консалт». Также наши сотрудники помогут настроить права доступа и предоставят техническую поддержку на протяжении всего времени использования ПО.
