Как закрыть месяц в 1С:УНФ? Проверка по чек-листу

Закрытие месяца в 1С:Управление нашей фирмой – это обязательная процедура, позволяющая привести в порядок учетную документацию перед началом нового финансового периода.

В программе создаются подробные отчеты, позволяющие проанализировать эффективность принимавшихся в предыдущем месяце управленческих решений, скорректировать их, а также составить план развития бизнеса на ближайшее время. Это достаточно сложный процесс, включающий в себя множество обязательных шагов, пропуск каждого из которых чреват серьезными последствиями. Поэтому мы решили составить чек-лист, следуя пунктам которого вы не упустите ничего важного для успешного закрытия месяца в 1С:УНФ.

Основные цели закрытия месяца в 1С:УНФ

1. Подготовка к новому периоду. Это главная цель данной процедуры. Если в учетной документации были допущены ошибки, без их исправления высока вероятность усугубления последствий в следующем месяце.
2. Проверка финансового состояния. При закрытии месяца проверяются все связанные с денежными средствами документы, так что сотрудники бухгалтерии и руководство получают полную картину в реальном времени.
3. Полная уверенность в корректности управленческой отчетности компании. Закрытие месяцев на регулярной основе в 1С УНФ позволяет не сомневаться в точности указанной информации в конце года.

Процедура состоит из двух неразрывно связанных между собой частей – технического и финансового закрытия месяца, о каждой из которой мы поговорим в отдельности.

Техническое закрытие месяца

Этот процесс подразумевает автоматическую проверку корректности всей заведенной в 1С:УНФ документации относительно себестоимости и движения ТМЦ. То есть, смысл заключается не в поиске ошибочной информации в документах, а в соответствии их статуса фактическому состоянию. В результате сканирования выявляется следующее

• проведение всех документов;
• отрицательные остатки;
• помеченные на удаление документы;
• дубли;
• себестоимость ТМЦ.

Разберем каждый пункт по отдельности, чтобы было понятно как все происходит на практике.

1. Повторное проведение документов

Для обнаружения не проведенных документов следует воспользоваться присутствующей в разделе Администрирование обработкой Групповое перепроведение документов. Сканирование запускается при нажатии на одноименную гиперссылку.

Можно дождаться полного окончания процесса или исправлять недоработки в его ходе. Во втором случае отметьте чекбокс Остановка по ошибке – тогда сканирование будет остановлено при нахождении каждого не проведенного документа и пользователь сможет сразу же перепровести его. В конце проверки будет доступен полный список ошибок.

2. Отрицательные остатки

Наличие таких ошибок означает неточности при списании ТМЦ по учетным счетам – то есть, списано больше объектов, чем имелось в наличие. Для обнаружения таких проблем 1С:УНФ создает отчет Запасы отрицательных остатков, где можно найти несоответствия начального и конечного остатков.

3. Не удаленные документы

Нужно убедиться в том, что все предназначенные для удаления документы выведены из базы данных. Для этого существует инструмент Удаление помеченных объектов, который можно найти в разделе Обслуживание. После открытия соответствующей гиперссылки в окне появится перечень. Отметьте чекбоксы и нажмите кнопку Удалить выбранные. Возможно возникновение ошибок, вызванных наличием ссылок на указанный документ из других. В таком случае обязательно следует убедиться, что при удалении документа не будут нарушены никакие логические связи, что может привести к сбоям в работе системы.

4. Обнаружение дублей

Для этого опять же применяется обработка Обслуживание. Гиперссылка Поиск и удаление дублей находится в разделе Корректировка данных. В открывшемся окне необходимо настроить фильтр поиска и область. В первом случае в поле Сравнивать выбирается Наименование и далее Совпадает. После того, как вы нажмете кнопку Найти дубли, программа автоматически просканирует базу данных и соберет все документы с одинаковым названием в единый список. Оператору останется только выбрать опцию Удалить выбранное.

5. Себестоимость ТМЦ

Закрытие месяца может оказаться невозможным по причине того, что для одной или нескольких позиций проставлена нулевая или отрицательная стоимость. Обычно такая ошибка возникает в результате того, что товар был добавлен в какой-либо заказ до того, как он поступил в распоряжение компании. В большинстве случаев подобные ошибки исправляются 1С:УНФ автоматически, но есть и исключения. Например, в том случае, когда оприходование и списание товара происходит в разные отчетные периоды. Но найти эти несоответствия достаточно просто – для этого проверяется отчет Запасы. Не должно быть пустых ячеек, нулевых или отрицательных значений суммы, при наличии товаров в графе Количество. И наоборот – при наличии положительной суммы обязательно должно быть проставлено количество.

Финансовое закрытие месяца

Этот процесс предназначен для того, чтобы руководство могло убедиться в корректности данных из управленческих отчетов. Чтобы понять, какой именно информации не хватило для закрытия месяца, нужно проверить следующие пункты нашего чек-листа:

• проведение инвентаризации в течение отчетного месяца;
• соответствие фактического объема остатков безналичных финансовых средств на счетах и наличности указанному в отчетах 1С:УНФ;
• корректность статей ДДС в кассовых и банковских документах;
• корректность статей затрат в документах по отгрузке;
• вся документация по отгрузке присутствует в отчете Доходы и расходы;
• вся документация по движению ДДС включена в отчет Денежный поток Анализа бизнеса;
• соответствие фактического и указанного в документах 1С:УНФ остатка денежных средств у подотчетных лиц;
• корректный фактический остаток средств по расчетам с контрагентами;
• соответствие суммы остатков, указанных в Оборотно-сальдовой ведомости с данными из отчетов Расчеты с покупателями и Расчеты с поставщиками;
• в расчетах с контрагентами не присутствует развернутое сальдо;
• корректность остатков по расчетам с сотрудниками;
• сделаны необходимые отчисления в налоговую службу;
• совпадение информации по кредитам фактическим данным;
• значение оборотных активов на балансе равняется нулю.

На некоторых из перечисленных выше пунктах чек-листа мы решили остановиться подробнее, чтобы объяснить, каким образом получить необходимую информацию с использованием средств 1С:УНФ.

Корректность статей ДДС в кассовых и банковских документах

Необходимо открыть отчет Деньги, перейти во вкладку структура и отметить все имеющиеся в окне чекбоксы (Статья, Аналитика, По документам движения). Здесь же, в разделе Поля и сортировки выделяются пункты Начальный остаток, Поступление, Расход и Конечный остаток. Таким образом вы выведете только те данные отчета Деньги, которые нужны для определения статей движения денежных средств, чтобы лишняя информация не мешала проверке. Рекомендуется сохранить настройки отчета, чтобы в следующий раз можно было сразу же приступать к проверке.

Отслеживание статей затрат

Главным образом все сводится к проверке корректности указанных счетов затрат для номенклатуры. Для этого нужно открыть раздел Анализ статей учета затрат в номенклатуре и просмотреть данные отдельных счетов по каждой позиции в иерархической структуре.

Показатели в надстройке Анализ бизнеса

Сюда интегрируются все сводные данные по движению денежных средств, так что проверять статьи расходов с помощью данного инструмента достаточно удобно. Однако, следует учитывать, что все данные вносятся вручную, поэтому какой-то информации может не хватать. Поэтому лучше параллельно открыть отчет Доходы и расходы, чтобы сверяться с ним по ходу проверки.

Остаток средств у подотчетных лиц

Здесь все просто – данные собираются в одном отчете Расчеты с подотчетниками. Указываются все суммы с привязкой к определенному сотруднику и отчету. Можно произвести группировку строк для удобства поиска нужной информации.

Расчеты по кредитным обязательствам

Сведения по кредитным выплатам добавляются в 2 отчета – Баланс и Кредиты (полученные), поэтому проверка осуществляется в сверке данных из них. При наличии несовпадений, необходимо также свериться с банковскими документами, чтобы определить фактическое состояние кредита.

В заключение

Если вы провели закрытие месяца по представленному в нашем материале чек-листу, можете быть уверены в успехе операции и беспроблемном переходе к следующему отчетному периоду в УНФ.

Для приобретения программы 1С:Управление нашей фирмой вы можете обратиться к специалистам компании «АйБиТи Консалт». Предоставляется как типовая конфигурация, так и возможность доработки открытого кода для оптимизации под требования заказчика. Также мы предлагаем обучение сотрудников работе с программным обеспечением и техническую поддержку на протяжении всего времени использования 1С:УНФ.