Что такое ERP-системы, как выбрать подходящую и осуществить внедрение

Системы ERP (аббревиатура Enterprice Resource Planning) разработаны для комплексной автоматизации предприятий и удобного планирования ресурсов организации.

Небольшие предприятия могут обработать информацию «вручную». Если же речь идет о сотнях и даже тысячах наименований, комплектующих, а штат состоит из нескольких тысяч работников, без автоматизированных систем планирования не обойтись. Для этого и разработаны ERP системы. Они позволяют хранить и обрабатывать большие объемы разноплановой информации в рамках каких-то стандартизированных бизнес-процессов.

Это эффективное решение для грамотного распределения производственных ресурсов, принятия рациональных управленческих решений на основе собираемой из единой инфраструктуры информации.

Инструмент предназначен не только для хранения данных – встроенные модули обеспечивают оптимизацию ресурсов всех типов (производственных, финансовых, человеческих и др.).

Внедрение ERP-системы обеспечит доступ к актуальным данным, возможность её анализа и формирования слаженного взаимодействия между отделами и сотрудниками.

Основное отличие ERP от других систем автоматизации заключается в универсальности и комплексности. Если большинство программ разработано для ведения учета в отдельных подразделениях, то ERP позволяет работать со всеми направлениями компании при помощи единого механизма.

Это решение для тех, кто хочет отказаться от использования большого количества программ, и объединить все бизнес-процессы в рамках единой программы.

История ERP

Для того, чтобы вникнуть в суть ERP, предлагаем немного изучить историю образования системы. В 90-х годах, когда персональные компьютеры стали общедоступными, начался процесс постепенного перехода на цифровой формат.

Для компьютеров стало разрабатываться разнообразное ПО. Автоматизация бизнеса не заставила себя ждать. На рынке программного обеспечения появилось множество продуктов для оптимизации рабочих процессов для профильных специалистов (бухгалтеров, кадровиков, менеджеров, производственников и др).

На смену бумажной документации стали приходить электронные версии. Разработчики активно искали методы оцифровки, а также разрабатывали средства, которые могли бы автоматизировать процессы сбора, анализа и обмена информацией.

Результатом таких нововведений стала возможность целостной оценки деятельности предприятия, а также его отдельных направлений. Эта информация дала возможность повысить качество распределения ресурсов и обеспечить грамотный управленческий процесс. Позднее методика получила название ERP.

В 90х года на рынке ERP в России и СНГ лидировала система SAP, с которой до сих пор работает не так много специалистов, а её внедрение обычно получается крайне дорогим.

В 2013 году фирма 1С официально выпустила продукт «1С:ERP Управление предприятием 2.0», который успешно конкурирует с западными аналогами и постепенно вытесняет их.

Внедрение ERP позволит:

• Управлять всеми бизнес-процессами в соответствии с едиными стандартами в одной информационной системе;
• Повысить эффективность планирования;
• Объединить функционирование всех отделов и подразделений;
• Обеспечить контроль исполнения производственных задач;
• Сформировать прозрачную бизнес-среду;
• Проводить оценку работы сотрудников, а также подразделений;
• Принимать грамотные управленческие решения.
  
  

Кому будет полезна ERP

ERP-система будет полезна для крупных предприятий со сложной иерархией, большим объемом обрабатываемой информации, масштабным охватом.

С учетом высокой стоимости и сложного процесса внедрения, такую систему не целесообразно использовать малому и среднему бизнесу.

Функциональные возможности

1С: ERP обладает следующими полезными функциями:

• Планирование ресурсов по производству и продажам.
• Работа с технологическими картами.
• Анализ потребностей для заказа материалов и комплектующих с анализом сроков выполнения.
• Планирование закупок.
• Налоговый и финансовый учет.
• Работа с проектами и др.
  
  

Как устроена ERP-система?

Структура универсальной ERP-системы включает:

1. 1. Платформу. Это база, которая отвечает за работу всех элементов. Она представляет собой ядро (программную среду для выполнения действий) и некие базовые пользовательские функции.
   
   
2. 2. Модули. Компоненты, которые интегрируются с платформой. Простыми словами, пользователь может выбрать и подключить модули, необходимые для конкретного предприятия – блок CRM и управления продажами, документооборот, управление складами и т.д. Последовательный запуск модулей позволяет минимизировать влияние на рабочий процесс предприятия. В этом и состоит отличие системы от других программ для автоматизации бизнеса.
   
   

Преимущества ERP

С учетом всего вышесказанного, стоит выделить основные достоинства ERP:

1. 1. Масштабируемость. Современные системы можно использовать в сочетании с другими программными продуктами. ERP можно настроить исходя из направления деятельности и выполняемых бизнес-процессов, с учетом объема обрабатываемой информации. Это эффективное решение для централизованного управления всеми подразделениями.
   
   
2. 2. Универсальность. ERP можно внедрить для различных производственных направлений. В системе содержится обширный набор инструментов для решения разноплановых задач. Программы подходят как для промышленных отраслей, так и для других сфер (финансовой, торговой и пр.).
   
   
3. 3. Возможность создания единой информационной среды. С учетом того, что вся система построена на единой платформе, ее можно рассматривать как способ формирования единого информационного пространства для оптимизации работы в структурных подразделениях, а также для сотрудников и руководителей.
   
   
4. 4. Распределение и настройка пользовательских прав. Возможность настройки прав доступа для сотрудников позволит защитить коммерческую информацию от несанкционированного доступа, распределить права и полномочия.
   
   
5. 5. Оптимизация учета и планирования. Системы ориентированы на обработку больших объемов информации. Это необходимо для грамотного распределения производственных ресурсов, ведения учета и принятия обоснованных управленческих решений.
   
   

Недостатки ERP

Некоторые предприятия отказываются внедрять такие системы по двум причинам: высокая стоимость и трудоемкий процесс. Затраты в подключение такой системы следует рассматривать в долгосрочной перспективе. Это те вложения, которые окупятся и начнут приносить доход. По мнению экспертов, период окупаемости составляет около 2-3 лет.

Минусы ERP-систем:

• Сложность. Программа содержит множество инструментов, поэтому для освоения необходимо обучение сотрудников.
• Необходимость наличия мощного оборудования. Помимо ПК для запуска системы у пользователя, нужны серверы, на которых будут выполнятся расчеты, консолидироваться и хранится информация. Ключевой задачей для обеспечения нормального функционирования системы является создание надежной и оперативной инфраструктуры. Для этого требуется постоянное обслуживание.
• Защита коммерческой информации. Система предусматривает постоянное взаимодействие между подразделениями в сетевом режиме. Это говорит о необходимости обеспечения надежной системы безопасности.
  
  

Когда стоит думать о внедрении ERP?

О необходимости внедрения комплексной автоматизации говорят следующие признаки:

• Решения, принимаемые на данном этапе, не оказывают положительного влияния на развитие компании.
  Например, ранее бизнес обходился функционалом имеющегося программного обеспечения, а сейчас используемое ПО не позволяет повысить конкурентоспособность, а доработать его либо крайне долго/дорого, либо есть риск, что стоимость поддержки и сопровождения будет чрезмерно высокой.
• Предприятие работает с большим количеством программ разной направленности.
  Сложности возникают при необходимости интеграции программ для обеспечения беспрепятственного взаимодействия. Как правило, разнонаправленные программы сложно совместить между собой. Устаревшие решения постоянно выдают ошибки, а новые версии требуют существенных доработок. Верным решением может стать переход на комплексную автоматизацию с помощью ERP.
• Клиенты и сотрудники не могут использовать ваше ПО с мобильных устройств.
  Современное ПО должно отвечать требованиям современного рынка. Сейчас смартфоны всё больше и больше вытесняют компьютеры и ноутбуки. Во многих сферах именно смартфоны применяются как основной инструмент для работы. То, что было актуальным еще год назад, сейчас может считаться устаревшим. Для сохранения позиций на рынке важно постоянно следить за динамикой, своевременно внедрять функциональные IT-решения. Промышленные ERP системы, такие как 1С или её западные аналоги, регулярно дорабатываются и улучшаются, поэтому вы можете не переживать о том, что такая разработка со временем устареет.
  
  

Способы внедрения ERP

Внедрить систему комплексной автоматизации можно по трем стратегиям:

• Поэтапное внедрение. Такой подход заключается в подключении нескольких модулей с их последующей настройкой. После этого ERP внедряется на остальные участки компании. Преимуществом такого варианта считаются минимальные риски убытка и отрыва от работы большого количества сотрудников.
  К недостаткам отнесем длительность и трудоемкость процесса, невозможность оценить видимый результат сразу.
• Комплексное внедрение. В таком случае система устанавливается сразу на все направления бизнеса. Такой метод сопровождается довольно высокими рисками, поэтому его выбирают компании с относительно простой иерархической структурой. Перед внедрением специалисты изучают все бизнес-процессы предприятия, составляют их подробное описание и после этого разрабатывают техническое задание на внедрение для полной автоматизации. Данная стратегия предусматривает достаточно долгое внедрение и комплексное тестирование всех модулей системы / отладки всех бизнес-процессов.
• Комбинированное внедрение. Автоматизация внедряется сразу во все направления, но постепенно. Такой подход дает возможность сократить длительность внедрения, сохранить качество работы. Риски относительно невысокие.
  
  

Алгоритм внедрения

Сложность и длительность подключения связана с необходимостью полноценного анализа деятельности предприятия. Это нужно для того, чтобы оценить целесообразность автоматизации для конкретной организации. В некоторых случаях можно обойтись наладкой тех или иных бизнес-процессов.

Если результаты исследования говорят в пользу внедрения ERP, специалисты компании «АйБиТи Консалт» составляют проектный план. Требования к системе, сферы автоматизации и другие моменты оговариваются заранее.

Внедрение комплексной автоматизации средствами ERP осуществляется на основании универсальной технологии, которая включает:

1. 1. Подготовительный этап. Оценка целесообразности, плюсов и минусов для конкретного предприятия. Тщательный анализ позволит сопоставить цели с ожиданиями, оценить расходы по автоматизации.
   
   
2. 2. Исследование, разработка плана. Специалисты проводят анализ деятельности предприятия в целом, а также по отдельным подразделениям. На основании полученных результатов определяют цели для составления подходящего проектного плана.
   
   
3. 3. Установка с последующим тестированием. Установка предусматривает перенос учетной информации в новую базу данных. Затем система запускается в тестовом режиме, что позволяет выявить и устранить ошибки.
   
   
4. 4. Обучение персонала. Как правило, на предприятии проводится курс, охватывающий специфику работы с ПО. Во избежание ошибок в дальнейшем разрабатывается методическая литература.
   
   
5. 5. Официальное подключение. Специалисты проводят настройку учетных параметров для правильного функционирования системы. ПО мере необходимости проводятся доработки отчетных форм, устраняются ошибки.
   
   

1С: ERP Управление предприятием

Долгое время на рынке отечественного ПО среди ERP-систем не было аналогов западным решениям. Потом появилась платформа 1C:ERP, которая сразу же адаптирована под реалии ведения бизнеса в России и СНГ с учётом всех наших локальных особенностей. Именно её мы рекомендуем в большинстве случаев.

Конфигурация разработана для комплексного управления любым предприятием, будь то производство или крупная торговая компания. Это самая мощная программа в сегменте. Она включает всевозможные инструменты, необходимые для эффективной работы современного предприятия.

Компания «АйБиТи Консалт» является официальным поставщиком программного обеспечения фирмы 1С. К нам вы можете обратиться по всем вопросам относительно консультации, внедрению, подключению, настройке 1C:ERP.