В связи с изменениями, внесенными Федеральной налоговой службой в правила начисления НДФЛ при имеющейся северной надбавке, а также с учетом районного коэффициента, организации, подпадающие под данные условия должны произвести перерасчет налоговых выплат.
Ранее доли СН и РК выделялись в выплатах по средней заработной плате, но сейчас эти начисления отнесены в разряд компенсационных, поэтому расчет налога на доход требует корректировки. В конфигурации 1С: Зарплата и управление персоналом предусмотрен набор инструментов для упрощения решения этой задачи. В частности, в разделе Налоги и взносы появилась дополнительная обработка Уточнение учета НДФЛ по налоговым базам при отмене долей РК и СН.
Как происходит перерасчет НДФЛ?
Для правильного определения статуса выплат по РК и СН и соответствия отчетных документов новым требованиям потребуется осуществить перерасчет тех выплат, которые были оформлены до изменения политики ФНС в отношении данных начислений.
В первую очередь необходимо составить полный перечень выплат, проведенных с учетом районного коэффициента или северной надбавки. Данный перечень вносится в специально предназначенный для этого документ Полный свод начислений, удержаний и выплат, находящийся в разделе Стандартные отчеты.
В настройках этого объекта потребуется указать наименование организации и ее департаментов, выплаты сотрудникам которых осуществляются с учетом СН и/или РК. Обязательно нужно отметить чекбокс Детализировать начисления по среднему заработку, чтобы видеть все типы выплат в отдельности. После создания отчета появляется возможность выделить подлежащие перерасчету начисления из общего списка (они будут отличаться от других добавлением отметки До 2025 года).
Следующий шаг – расшифровка всех найденных начислений до документов, являющихся основанием для выплат. В них потребуется найти и зафиксировать информацию из вкладки Начислено, удержано и средний заработок.
В соответствии с обновленными требованиями 1С:ЗУП автоматически разделяет выплату на 2 статьи – основную заработную плату и РК с СН. Суммы прописываются в две отдельные строки. Обратите внимание, что общая сумма выплат по этим 2 строкам должна быть равной цифре в предыдущих документах. То же самое касается суммы НДФЛ. Если имеются отличия, значит при перерасчете были допущены ошибки.
В том случае, если расчет отпускной выплаты был осуществлен перед внесением изменений в сумму среднего заработка, необходимо пересчитать ее по встроенной в отчет формуле. Считать самостоятельно ничего не потребуется – достаточно вставить цифру первоначального среднего заработка в окно с формулой, после чего система автоматически разделит начисления на основное и РК с СН. Теперь они будут показаны в разных строчках, но суммарное значение останется прежним.
На следующем этапе понадобится зафиксировать изменения, внесенные в результате перерасчета, в документе Все ведомости на выплату. Откройте объект и найдите документ Отпуск для перерассчитанных отпусков. В нем есть кнопка Обновить налог – нажмите ее для автоматического обновления информации или введите данные самостоятельно. Перейдя на вкладку НДФЛ к перечислению.
После этого рекомендуется провести проверку корректности отображения и начисления НДФЛ. Для этого откройте ведомости по отпускам каждого сотрудника и убедитесь, что общая сумма налога разделена на 2 строки.
Результатом всех описанных выше действий становятся следующие изменения в ведомостях:
- Все начисления, проведенные до вступления в силу изменений в налоговой политике (то есть, до 2025 года) разделяются на 2 составляющие – основная и компенсационные выплаты с сохранением общей суммы.
- НДФЛ рассчитывается на каждое из начислений в отдельности.
- Все документы, связанные с НДФЛ приводятся в полное соответствие обновленным требованиям ФНС.
Благодаря этим операциям в 1С:Зарплата и управление персоналом вы избежите санкций за некорректное начисление НДФЛ и ошибок при составлении отчетов.
Работа с помощником по переходу
Данный инструмент присутствовал в 1C:ЗУП еще до перехода на новые правила и применялся для формирования долей СН и РК в среднем заработке. Теперь его назначение изменилось – он используется для архивации сделанных по старой схеме начислений и автоматического переключения на новый способ расчетов.
Помощник запускается из пункта сервис в разделе главного меню Настройка. Применение данного функционала позволяет сохранять взаимосвязь между заархивированными начислениями и новыми, сформированными на основании актуальных формул.
Таким образом гарантируется отсутствие ошибок, которые могут возникать при ручном вводе данных, что очень удобно для крупных компаний с несколькими отделениями, использующих несколько различных типов начислений.
Формирование уточненного отчета 6-НДФЛ
Актуализация начислений в соответствии с изменениями в налоговом учете подразумевает создание уточненного отчета по форме 6-НДФЛ. В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом в разделе Налоги и взносы присутствует специально предназначенная для этого обработка. Она позволяет осуществить перенос всех начислений и налоговых вычетов с РК и СН на основную выплату.
Запустите обработку и перейдите во вкладку Физическое лицо, в которой нужно нажать кнопку Заполнить доходы, налоги. Результатом становится автоматическое формирование документа под названием Операция учета НДФЛ, в который добавляется информация по поводу перехода на новую схему расчета начислений и зачет между старой и актуальной базой налоговых вычетов.
В случае предварительного создания документов, предназначенных для сторнирования выполненных ранее начислений, данные из них попадают в эту же обработку во вкладку Исправления. Здесь появляются записи, свидетельствующие о дате произведенного начисления и проведении доходов сотрудников по обновленной базе.
После внесения всей необходимой информации, потребуется нажать кнопку Создать документы по исправлениям, в результате чего система автоматически создаст нужные отчеты по операциям учета НДФЛ.
Дальнейшие действия связаны с перерасчетом налоговых отчислений по месяцам, так как в автоматическом режиме в обновленную базу добавляются исключительно общие суммы выплат НДФЛ за выбранный период. Если при расчетах образовались суммы как к возврату налога, так и к дополнительным выплатам, уточнить их можно в созданных ранее документах Операция учета НДФЛ.
В случае обнаружения несоответствия цифр не более, чем на 1 рубль, они считаются незначительными и могут быть просто удалены. По завершении проверки корректности указанной информации необходимо указать месяц проведения перерасчета, благодаря чему актуальные данные будут отражены в отчетности за текущий период.
На последнем этапе перерасчета налоговых отчислений в 1С:ЗУП пользователю необходимо сформировать непосредственно сам отчет 6-НДФЛ. Перед тем, как переходить к заполнению формы, удостоверьтесь, что все связанные с перерасчетом документы присутствуют в базе конфигурации. В том случае, если операции производятся в период, следующий за отчетным, эта форма приобретает статус уточненной и заполняется соответствующим образом.
При заполнении отчета сумма НДФЛ должна оставаться прежней, изменения касаются исключительно способа расчета, а точнее – распределение налога между основным и компенсационным начислениями. Во избежание ошибок можно воспользоваться опцией сравнения данных, нажав соответствующую кнопку в отчете.
В результате вы получаете полностью соответствующую актуальным требованиям учетную документацию и правильное распределение налоговых отчислений между статьями дохода сотрудников, а также соответствующие обновленной налоговой политике отчет по форме 6-НДФЛ.
Несколько советов по перерасчету НДФЛ в 1С:ЗУП
Для того чтобы избежать каких-либо проблем в процессе внесения корректив и по его завершении, соблюдайте следующие рекомендации:
- Обязательно создайте и сохраните резервную копию базы данных в том виде, в котором она существовала до начала работ по перерасчету. Таким образом вы всегда сможете выполнить откат корректировок и вернуться к изначальной конфигурации в случае возникновения ошибок.
- Обязательно обновите 1С:Зарплата и управление персоналом до актуальной версии, так как в старых может отсутствовать требующийся для автоматизации расчетов и переноса информации функционал.
- Проведите проверку исходных данных по начислениям с выделением долей РК и СН, во избежание попадания в обновленную БД некорректных сведений. Для этого существуют отчет Полный свод начислений, удержаний и выплат. Желательно воспользоваться функцией детализации списка.
- Сравните суммы начисленного по актуальной схеме НДФЛ с информацией в ведомостях по выплатам.
Также перечислим наиболее распространенные ошибки, допускающиеся пользователями при переходе на новую схему расчетов НДФЛ:
- В базе остаются не заархивированные данные, произведенные по старым правилам, в результате чего учетные документы дублируются.
- Устаревшие типы доходов и ведомостей по выплатам не обновляются, в результате чего система не может правильно распределить выплаты по статьям доходов.
- Суммы в старых и новых документах серьезно различаются по причине внесения некорректных данных в учетную документацию.
- Отчет 6-НДФЛ отправляется в ФНС без проведения тестового варианта, позволяющего своевременно выявить ошибки.
В заключение
Конфигурация 1С:Зарплата и управление персоналом позволяет оптимизировать процесс перехода на новую схему расчета НДФЛ с учетом северных надбавок и районных коэффициентов, а также избежать ошибок, неизбежно возникающих при ручном перерасчете в виду человеческого фактора. По поводу приобретения лицензии, установки программного обеспечения и обучения сотрудников работе в 1C:ЗУП обращайтесь к специалистам компании «АйБиТИ Консалт», являющейся официальным партнером фирмы 1С.
