Чем различаются версии 1С:Документооборот ПРОФ, КОРП и ДГУ

Конфигурация 1C:Документооборот предназначена для оптимизации процесса обмена электронными документами между частными компаниями, государственными учреждениями и контролирующими органами. Программный продукт представлен в нескольких версиях. Возможности редакции ПРОФ присутствуют во всех остальных, но приобретая лицензии КОРП и ДГУ, вы получаете дополнительный функционал. Сегодня мы рассмотрим разницу между этими редакциями.

Общие различия

Главным критерием при выборе той или иной версии 1C:Документооборота является масштаб организации.

1C:Документооборот ПРОФ предназначен для малого бизнеса с небольшим объемом документации. В состав входят все необходимые инструменты для хранения и пересылки отчетов, контроля их статуса и отправки документов по заранее намеченным маршрутам.

Версии КОРП и ДГУ по сути практически идентичны и способны решать более серьезные задачи. Отличие между ними заключается в том, что первая выпускается для частных копаний крупного и среднего бизнеса, а вторая – для государственных организаций. В связи с этим в 1C Документооборот ДГУ используется более специфическая терминология, например, в справочниках компаний или департаментов вместо «Организации» фигурирует «Учреждение».

Единственное отличие по функционалу – поддержка ДГУ межведомственного документооборота (МЭДО). Обе редакции позволяют выстраивать многоступенчатые маршруты согласования, расширенный перечень прав доступа, а также интегрируются с 1C:ERP и другими продуктами 1С, что позволяет создать целостную инфраструктуру управления бизнес-процессами.

Список различий между версиями 1C:Документооборот

Далее мы приведем перечень возможностей, отсутствующих в редакции ПРОФ, но имеющихся в КОРП и ДГУ, распределив их по разделам.

Файлы и документы

1. Учет данных в разрезе проектов. Позволяет группировать документы в зависимости от того, к какому проекту они относятся, а также контролировать исполнение задач по каждому из них в отдельности.
2. Работа с многосторонними договорами. Ведется учет соглашений с участием нескольких контрагентов. Если с некоторыми из них договоры заключаются регулярно, можно создать шаблон – при его выборе перечень субъектов со всей сопутствующей информацией о них будет автоматически включен в документ.
3. Множественные состояния. Каждому документу можно присваивать одновременно 5 состояний из следующих групп:
   — регистрация;
   — рассмотрение;
   — согласование;
   — утверждение;
   — исполнение.
   
   Из каждой группы выбирается одно состояние. Изменение может происходить автоматически, в результате завершения какого-либо связанного с документом процесса, или ручным (последнее можно запретить во избежание ошибок).
4. Штрихкодирование документов и файлов. Упрощает поиск в базе данных или на бумажных носителях – штрихкоды, при включении этой функции в настройках, автоматически добавляются не только в электронные, но и в печатные формы. Также этот функционал позволяет оптимизировать потоковое сканирование. При необходимости прикрепить к товарным карточкам документы – достаточно просто провести их через сканер, а программа, распознав штрихкод, автоматически добавит каждый к соответствующей карточке.
5. Добавление штампа на документы. В штампе содержится дата регистрации компании и ее номер, а также другие произвольные данные.
6. Учет этапов обработки. Данный функционал предназначен для определения и контроля этапов оформления документов с указанием сроков для каждого действия.
   
   

Контроль задач и процессов

1. Мониторинг процессов. Служба автоматического контроля показателей по процессам. Отслеживается до 100 различных критериев, например, количество циклов согласований, соблюдение сроков и т.п.
2. Принятие задачи. Новая задача выделяется в списке жирным шрифтом, чтобы ее было легче определить ответственному за исполнение сотруднику. После этого ему достаточно нажать соответствующую кнопку, чтобы изменить статус на «Принято к исполнению».
3. Эскалация или автоматическая переадресация задач. Есть возможность выставить условия, при которых задача передается на исполнение от одного сотрудника к другому, например, при просрочке на определенное число дней, за какое-то время до завершения установленного срока.
4. Запрет исполнения. Таким образом можно предотвратить принятие в работу задач по документам, в которых не указаны обязательные данные. Например, если не проставлены срок или сумма, при попытке присвоить задаче статуса «Выполнена», программа выведет уведомление с блокировкой действия и причиной.
5. Исполнение по почте. Позволяет ставить задачи сотрудникам, не имеющих доступа непосредственно к 1С Документообороту, по электронной почте. Ответственному достаточно сформировать задачу в программе и отправляет оповещение исполнителю на E-Mail. Этот факт фиксируется системой, а, после ответного действия исполнителя, например, отправки запрошенного документа инициатору процесса, задача переходит в статус выполненной.
6. Установка флажков. Дополнительный инструмент выделения задач из общего списка по степени важности, срочности или другим критериям.
7. Иерархическая цепочка. Процессы могут быть расположены последовательно, начиная от исходного, заканчивая финальным, в строгом порядке. Главную задачу следует выбрать вручную.
8. Шаблоны резолюций. Руководитель может создать несколько стандартных резолюций, а затем применять их к отдельным документам, вместо того, чтобы вводить текст вручную – для этого в окне для резолюции есть функция «Заполнить по шаблону».
9. Прерывание и остановка процессов. Это 2 разных процедуры, отличающиеся тем, что остановленный процесс и все сопутствующие задачи впоследствии можно возобновить, а прерванные – нет. Все действия производятся в карточке процесса.
10. Изменение сроков исполнения. В контекстном меню каждой задачи присутствует пункт «Согласовать изменение срока». Перенос даты может быть запрошен как исполнителем, так и инициатором задачи.
11. Периодические процессы. Если некоторые процессы повторяются в течение определенного времени, можно настроить их автоматический отложенный запуск.
12. Комплексные процессы. Так обозначается выполнение одной общей задачи, с разделением на несколько этапов. Для того, чтобы постоянно не создавать цепочки вручную, можно сформировать шаблоны и подставлять в них нужные значения.
13. Условия маршрутизации процессов. Назначаются ответственным за исполнение задачи сотрудником, чтобы при невыполнении одного из требований, например, согласования документа, создание процесса блокировалось.
    
    

Проектный учет

1. Контрольные точки. Используются для определения прогресса проекта на определенном этапе. Устанавливаются ответственным лицом или руководителем на их усмотрение.
2. Диаграмма Ганта. Графическое отображение прогресса по каждой задаче проекта. Позволяет наглядно определить длительность срока исполнения (соответствует длине полосы) и зоны риска (по цвету).
3. Автоматический расчет плана проекта. При отметке соответствующей функции даты исполнения проектных задач определяются без участия пользователя на основании имеющихся в базе документов. Режим можно отключить для возможности изменения сроков вручную.
4. Сводные отчеты. Программный продукт позволяет вносить данные о нескольких проектах в один отчет для получения общей картины деятельности компании.
5. Загрузка проектов. У пользователя есть возможность добавлять готовые проекты из Microsoft Project.
6. Учет трудозатрат в разрезе проектов. В карточках проектов или относящихся к ним задач указывается время, затраченное каждым сотрудником на их исполнение.
   
   

Справочная информация

1. Автоматическое заполнение реквизитов контрагентов. Для использования этой функции необходимо подключение к ЕГРЮЛ – информация добавляется из этого реестра. Также есть возможность просмотреть полную информацию по деятельности организации через отчет «Досье контрагента» - данные добавляются из ЕГРЮЛ и ЕГРИП.
2. Указание места хранения документов на бумажных носителях. – дополнительный пункт, который включается по усмотрению пользователя для облегчения поиска документов в архиве.
   
   

Совместная работа с документами

1. Делегирование прав по областям. Под областью подразумевается список действий, исполнение которых может передаваться от одного сотрудника другому в случае временного отсутствие основного исполнителя.
2. Видео и аудио связь через мессенджер Skype или IP-телефонию. Звонить и организовывать конференции можно непосредственно из 1С:Документооборот КОРП и ДГУ.
3. Графики работ. Позволяют назначать сроки выполнения задач с учетом рабочего графика сотрудника.
4. Протоколирование активности пользователей. Предназначено для отслеживания деятельности сотрудников в программе с возможностью пошагового анализа – сохраняется каждое действие.
5. Расширенный поиск. Любые документы и файлы можно находить не только по названиям, но и по заполненным реквизитам.
6. Рабочий стол руководителя. Окно, в котором собраны все наиболее важные для работы объекты, с возможностью прямого перехода к ним в один клик.
7. Автоматическая рассылка отчетов. Заранее выставляется время и список получателей с адресами электронной почты, так что отправка происходит без участия пользователя.
   
   

Управление мероприятиями

1С:Документооборот КОРП и ДГУ открывают широкие возможности по контролю проведению мероприятий собственными силами или с привлечением для их организации сторонних контрагентов. В том числе учет бронирования помещений, затраченных средств, исполнения намеченных пунктов протокола.

Рабочий календарь

Этот инструмент предназначен для планирования задач и времени сотрудников на длительный или краткосрочный период. Достаточно установить дату начала и запланированного окончания работ или мероприятий, после чего в календаре будут отмечены необходимые ячейки за период их проведения. Календарь выдает напоминания о предстоящих событиях.

Встроенный почтовый клиент

Предоставляет пользователям полноценный функционал корпоративной почтовой программы. Создаются рассылки, настраивается маршрутизация писем, сохраняется история переписки. Возможно перенаправление писем, добавление HTML-кода для оформления, создание шаблонов. Руководитель получает возможность контролировать почту сотрудников.

Приложение для мобильных устройств

Если при использовании версии ПРОФ доступ 1С:Документооборот с мобильного устройства возможен только через веб-браузер, то вместе с коробочной или электронной поставкой КОРП и ДГУ вы получаете полноценное приложение для смартфонов и планшетов, с полным функционалом версии для ПК.

Полный список сравнения возможностей различных поставок 1С Документооборот

	ПРОФ	КОРП/ДГУ
Работа с документами и файлами
Учет по организациям	✓	✓
Учет по вопросам деятельности	✓	✓
Учет входящих, исходящих и внутренних документов	✓	✓
Учет договоров	✓	✓
Учет обращений граждан в соответствии с 59-ФЗ	✓	✓
Учет скан-копий оригиналов документов	✓	✓
Комплекты документов	✓	✓
Многовалютный учет сумм в документах	✓	✓
Вывод документов в разных классификационных разрезах	✓	✓
Настройка шаблонов документов (нумерация, файлы, реквизиты, шаблон процесса обработки, права доступа и др.)	✓	✓
Наименование документа по шаблону	✓	✓
Автозаполнение шаблонов файлов	✓	✓
Изменение срока действия документов	✓	✓
Создание документа на основании нескольких файлов	✓	✓
Создание связей между документами	✓	✓
Быстрый доступ к файлам связанных документов	✓	✓
Автоматическая загрузка файлов из каталогов	✓	✓
Сканирование документов	✓	✓
Распознавание изображений	✓	✓
Печать файлов без открытия в ассоциативном приложении	✓	✓
Групповая печать файлов документов	✓	✓
Групповое сохранение файлов документов	✓	✓
Учет и контроль переадресации входящих документов	✓	✓
Учет и контроль передачи документов	✓	✓
Коллективная работа с файлами любых типов	✓	✓
Хранение файлов в информационной базе и в томах на диске	✓	✓
Хранение и контроль версий	✓	✓
Общие дополнительные реквизиты и сведения	✓	✓
Настройка личного доступа к документам	✓	✓
Учет данных в разрезе проектов		✓
Многосторонние договоры		✓
Множественные состояния документов		✓
Штрихкодирование документов и файлов		✓
Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов		✓
Печать регистрационного штампа		✓
Учет этапов обработки документов		✓
Работа с процессами и задачами
Типовые процессы (Рассмотрение, Исполнение, Согласование, Утверждение, Регистрация, Ознакомление)	✓	✓
Составные процессы обработки внутренних/входящих/исходящих документов	✓	✓
Просмотр процессов единым списком	✓	✓
Результат выполнения задач в окне «Мои задачи»	✓	✓
Многопредметные процессы	✓	✓
Шаблоны процессов	✓	✓
Автоподстановка ответственных в шаблоны процессов	✓	✓
Добавление предметов и файлов в задачу	✓	✓
Подбор сразу нескольких исполнителей в процессах	✓	✓
Печать, сохранение и сортировка списка исполнителей процессов Согласование, Ознакомление и Исполнение	✓	✓
Последовательное выполнение задач процесса Исполнение	✓	✓
Разные сроки согласования для участников процесса	✓	✓
Расширение списка согласующих после старта согласования	✓	✓
Печать листа согласования с историей	✓	✓
Установка сроков процессов с точностью до минут	✓	✓
Решение вопросов выполнения задач	✓	✓
Отмена выполнения задачи	✓	✓
Исключение задач из процессов	✓	✓
Ролевая маршрутизация процессов	✓	✓
Просмотр всех процессов и задач по предмету или процессу	✓	✓
Мониторинг процессов		✓
Принятие задач к исполнению		✓
Эскалация задач - автоматическое выполнение или перенаправление задачи при наступлении определенного условия		✓
Запрет выполнения задачи по условию		✓
Выполнение задач по почте		✓
Пометка задач флажками		✓
Иерархия процессов		✓
Прерывание и остановка процессов		✓
Перенос сроков выполнения задач		✓
Периодические процессы		✓
Процессы с отложенным стартом		✓
Комплексные процессы		✓
Шаблоны комплексных процессов		✓
Шаблоны резолюций для руководителей		✓
Условия маршрутизации процессов		✓
Сложное согласование документов		✓
Учет нескольких резолюций по документу		✓
Визы согласования	✓	✓
Ролевые визы согласования	✓	✓
Постановка объектов на контроль: документов, файлов, мероприятий, проектов, корреспондентов, процессов, писем		✓
Использование электронной подписи
Использование ЭП для подписания и шифрования документов и файлов	✓	✓
Подписание ЭП нескольких файлов	✓	✓
Шифрование обязательным сертификатом ЭП	✓	✓
Работа с несколькими провайдерами ЭП	✓	✓
Регистрация личных сертификатов пользователей	✓	✓
Проверка сертификата ЭП	✓	✓
Статус проверки электронной подписи и сертификата	✓	✓
Сохранение пароля сертификата ЭП	✓	✓
Автоматическая вставка отметки об электронной подписи		✓
Проектный учет
Управление проектами по контрольным точкам		✓
Диаграмма Ганта		✓
Автоматический расчет плана проекта (с возможностью отключения)		✓
Сводные отчеты по нескольким проектам		✓
Учет трудозатрат в разрезе проектов		✓
Контроль сроков исполнения		✓
Загрузка проектов из Microsoft Project		✓
Ведение нормативно-справочной информации
Ведение учета по номенклатуре дел	✓	✓
Структура организации	✓	✓
Банковские счета	✓	✓
Привязка номенклатуры дел к подразделениям	✓	✓
Учет переходящих из года в год дел	✓	✓
Автоматическая генерация регистрационных номеров	✓	✓
Нумерация по связанному документу	✓	✓
Отказ от регистрации документа	✓	✓
Настройка правил учета в разрезе номенклатуры дел	✓	✓
Учет передачи дел в архив, уничтожение дел	✓	✓
Размещение файлов в томах по условиям	✓	✓
Автоматическая очистка устаревших версий	✓	✓
Учет товаров и услуг	✓	✓
Учет НДС в сумме документа	✓	✓
Онлайн-проверка ИНН и КПП контрагента через базу ФНС		✓
ОГРН контрагентов	✓	✓
Списки рассылки по контрагентам	✓	✓
Способы доставки	✓	✓
Просмотр всех документов по контрагенту	✓	✓
Отчет «Лента контрагента» – вся работа с контрагентом в хронологическом порядке	✓	✓
Заполнение реквизитов контрагентов из ЕГРЮЛ		✓
Отчет «Досье контрагента» из ЕГРЮЛ и ЕГРИП		✓
Категоризация данных		✓
Места хранения бумажных документов		✓
Расширенные разрезы независимой нумерации		✓
Уведомления
Подписки на уведомления о событиях	✓	✓
Подписки на уведомления об изменении данных	✓	✓
Уведомления по SMS, всплывающим окном, на электронную почту	✓	✓
Переопределяемые тексты уведомлений	✓	✓
Совместная работа сотрудников
Учет персональных данных в соответствии со 152-ФЗ	✓	✓
Управление согласиями на обработку персональных данных	✓	✓
Регистрация событий доступа к персональным данным	✓	✓
Учет затрат рабочего времени сотрудников	✓	✓
Ограничение права доступа к документам и файлам по папкам, видам документов, грифам доступа, вопросам деятельности	✓	✓
Управляемое делегирование прав	✓	✓
Делегирование прав по областям		✓
Рабочие группы	✓	✓
Учет недействительных пользователей	✓	✓
Инструкции для сотрудников в комплекте поставки	✓	✓
Подсказки ввода в карточках документов и проектов	✓	✓
Заметки	✓	✓
Просмотр адресов на онлайн-картах		✓
Звонки и сообщения Skype		✓
Звонки по интернет-телефонии		✓
Фотографии пользователей		✓
Учет отсутствий сотрудников		✓
Учет и использование графиков работ		✓
Протоколирование работы пользователей		✓
Настройка доступности по состоянию		✓
Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам		✓
Рабочий стол руководителя		✓
Ранжирование руководителей		✓
Ограничение доступа пользователей через веб-серверы		✓
Проверка сложности пароля		✓
Уведомления программы		✓
Автоматическая рассылка отчетов		✓
Форум: ссылки на сообщения, разделы и темы форума		✓
Работа с мероприятиями
Учет мероприятий		✓
Раздельное исполнение пунктов протокола мероприятия		✓
Учет мероприятий, организованных контрагентами		✓
Бронирование помещений		✓
Подбор времени и помещений при бронировании		✓
Рабочий календарь пользователя
Записи рабочего календаря на основании предмета		✓
Печать рабочего календаря		✓
Напоминания для записей календаря		✓
Доступ к рабочим календарям других пользователей		✓
Настройка доступного рабочего времени пользователей		✓
Повторение событий в календаре		✓
Организация мероприятий при помощи календаря		✓
Отображение отсутствий сотрудников		✓
Встроенная почта
Быстрый поиск писем		✓
Поиск писем по реквизитам и тексту вложенных файлов		✓
Общие почтовые ящики		✓
Ведение общих списков рассылки		✓
Доступ руководителей к почте своих подчиненных		✓
Создание процессов, документов, мероприятий на основании писем		✓
Правила автоматического разбора почты		✓
Автоматическое создание документов из писем		✓
Уведомления о новых письмах		✓
Адресная книга с фотографиями		✓
Внутренняя маршрутизация писем		✓
Шаблоны писем		✓
История переписки		✓
Автосохранение текста писем		✓
Вставка текста без форматирования в html-письмо		✓
Ограничение размера внешних исходящих писем		✓
Учет переписки в разрезе проектов		✓
Централизованное управление правилами переписки		✓
Пересылка и перенаправление писем		✓
Гиперссылки в письмах		✓
Письма в формате iCalendar		✓
Поддержка протокола безопасной связи SSL		✓
Другие возможности
«Легкая» почта	✓	✓
Распределенная информационная база		✓
Полнотекстовый поиск любых данных	✓	✓
Обмен данными с типовыми конфигурациями	✓	✓
Отложенные обработчики обновления	✓	✓
Дополнительные отчеты и обработки	✓	✓
Копирование и очистка пользовательских настроек	✓	✓
Быстрая очистка настроек всех пользователей	✓	✓
Бесповная интеграция с типовыми конфигурациями	✓	✓
Добавление печатных форм, дополнительных отчетов и обработок	✓	✓
Возможность подключить расширения	✓	✓
Нагрузочное тестирование	✓	✓
Скрытие конфиденциальной информации при передаче информационной базы	✓	✓
Метрики		✓
Мобильный клиент		✓
Использование системы внешнего документооборота: обмен документами в формате ГОСТ Р 53898-2013 между контрагентами		✓
Обмен данными: синхронизация нормативно-справочной информации с другими прикладными решениями «1С»		✓
Автоматический экспорт замеров производительности		✓
Отзывы о работе программы	✓	✓

В заключение

Различия между 1С:Документооборот ПРОФ и более высокими редакциями КОРП и ДГУ достаточно существенны, но только для предприятий крупного бизнеса. Поэтому для работы с большими объемами документации в сложной сетевой инфраструктуре лучше выбирать именно КОРП. Государственным организациям в любом случае потребуется ДГУ, в связи со специфической терминологией. Небольшим компаниям будет вполне достаточно версии ПРОФ.

Для приобретения и развертывания конфигурации 1С Документооборот рекомендуем обращаться к специалистам компании «АйБиТи Консалт» - официального партнера 1С.