1С:Архив
Версия
Код продукта
Цена
«1С:Архив» — прикладная конфигурация для платформы «1С:Предприятие», предназначенная для долговременного хранения электронных документов в соответствии с требованиями архивного хранения. Решение подходит организациям любого профиля и помогает обеспечить сохранность, целостность и юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения.
Система поддерживает защищенное хранение, контроль жизненного цикла документов, ведение журналов операций и работу с электронными подписями, а также предоставляет инструменты для структурирования и поиска архивных материалов.
Функциональные возможности
С помощью «1С:Архив» вы сможете:
- хранить документы в электронном виде в защищенном архиве;
- управлять жизненным циклом документов: создавать, регистрировать изменения и контролировать статусы;
- группировать документы в соответствии со стандартами классификации и правилами архивного учета;
- включать в архив документы, заверенные электронной подписью (в том числе усиленной квалифицированной);
- загружать и открывать документы различных форматов и проверять информацию об электронной подписи в PDF;
- поддерживать форматы электронной подписи, применяемые для долговременного архивного хранения;
- создавать связи между документами и их группами вручную или по заданным правилам;
- загружать и использовать отсканированные копии бумажных документов;
- ускорять поиск за счет распознавания текста и поиска по содержимому (при наличии соответствующих настроек).
Для чего используется 1С:Архив
Решение применяется для централизованного хранения и учета документов длительного срока хранения, включая:
- корпоративные документы и организационно-распорядительные материалы;
- документы по персоналу и кадровому делопроизводству;
- учетные и отчетные документы для проверок и контроля;
- нормативно-правовые документы и регламенты.
Особенности хранения и контроля целостности
- регулярная проверка контрольных сумм, электронных подписей и метаданных для подтверждения целостности и неизменности;
- ведение журнала операций и фиксация событий по документам;
- формирование годовых разделов и сводных описей в рамках архивного учета;
- поддержка механизмов подтверждения юридической значимости документов на протяжении всего срока хранения.
Лицензирование
Для многопользовательской работы требуется лицензирование платформы «1С:Предприятие 8» в редакции ПРОФ. Стоимость зависит от числа рабочих мест. Для клиент-серверного варианта дополнительно требуется лицензия на сервер.
Внедрение 1С:Архив
Специалисты компании «АйБиТи Консалт» внедряют «1С:Архив» для организации долговременного хранения документов: настраиваем структуру архива, правила учета, доступы, контроль целостности и процедуры приема документов в архив.
Что входит во внедрение
- обследование текущих процессов хранения и архивного учета, требований к срокам и видам документов;
- настройка структуры архива: классификаторы, разделы, правила группировки и связи документов;
- настройка жизненного цикла документов и регистрационных процедур;
- настройка прав доступа, ролей пользователей и журналирования операций;
- настройка правил контроля целостности, проверки ЭП и метаданных;
- настройка приема электронных документов и скан-копий, организация поиска;
- обучение пользователей и подготовка регламентов работы;
- опытная эксплуатация, запуск и сопровождение.
Порядок работ
- Согласуем цели внедрения, состав документов и требования к архивному хранению.
- Проводим обследование текущего архива и процессов приема/хранения.
- Проектируем структуру архива: классификацию, разделы, правила учета и доступа.
- Настраиваем конфигурацию, роли, журналирование и контроль целостности.
- Организуем загрузку документов (включая скан-копии) и сценарии поиска.
- Обучаем пользователей и запускаем опытную эксплуатацию.
- Переводим в промышленную эксплуатацию и обеспечиваем сопровождение.
Интеграции 1С:Архив
«1С:Архив» может использоваться как самостоятельный архивный контур и интегрироваться с информационными системами организации для приема документов на хранение и сохранения юридической значимости.
Прием документов из внутренних систем учета
Организация передачи документов и метаданных в архив для долговременного хранения по утвержденным правилам.
- снижение ручного переноса документов в архив;
- сохранение атрибутов документа и истории;
- единые правила классификации и хранения.
Электронная подпись и юридическая значимость
Поддержка сценариев работы с подписанными документами и контроля их целостности на протяжении срока хранения.
- проверка наличия и корректности электронной подписи;
- контроль неизменности содержимого через контрольные суммы и метаданные;
- ведение журналов операций для подтверждения действий с документами.
Интеграции с прочими программами
Возможна интеграция с любыми внешними системами по задаче — через API, обмены данными, файлы и регламентные процедуры. Сценарии интеграции определяются по результатам обследования и требованиям к информационной безопасности.
Частые вопросы по 1С:Архив
Решение подходит организациям любого профиля, которым необходимо организовать долговременное хранение электронных документов и обеспечить их сохранность и юридическую значимость на протяжении установленного срока.
Чаще всего продукт используют, когда требуется единый архивный контур, понятные правила классификации и контроль действий пользователей с документами.
В архив можно помещать корпоративные документы, документы по персоналу, учетные и отчетные материалы для проверок, а также нормативно-правовые документы и внутренние регламенты.
Состав и правила хранения определяются внутренними регламентами организации и требованиями к срокам хранения.
- классификация и группировка документов по разделам;
- закрепление метаданных и связей между документами;
- ведение журнала операций и статусов.
Для подтверждения целостности используются контрольные суммы, метаданные и информация об электронных подписях. Периодические проверки помогают выявлять расхождения и подтверждать неизменность архивных материалов.
Дополнительно ведется журнал операций, который фиксирует действия пользователей с документами и позволяет восстановить историю работы.
Да, система поддерживает загрузку и хранение скан-копий бумажных документов. Это позволяет централизовать архив, даже если часть материалов существует изначально только на бумаге.
При наличии настроек распознавания текста можно ускорить поиск по содержимому и облегчить работу пользователей с большим объемом архивных данных.
Да, в «1С:Архив» можно создавать связи между документами и группами документов. Это удобно для формирования дел, подборок, комплектов по периоду, подразделению или процессу.
Связи можно задавать вручную или настроить правила, которые будут помогать структурировать архив по единым стандартам.
Для многопользовательской работы требуется лицензирование платформы «1С:Предприятие 8» в редакции ПРОФ. Число рабочих мест определяется количеством пользователей, которым нужен доступ к системе.
Если используется клиент-серверный вариант, дополнительно требуется лицензия на сервер. Оптимальный набор лицензий подбирается по результатам обследования и планируемой нагрузке.