Автоматизация бухгалтерских задач в системе 1С

Наличие даже мелких ошибок в готовом бухгалтерском учете – это серьезная проблема, которая рискует привести к штрафам в крупных объемах, к замораживанию счетов и прочим финансовым ограничениям для компании. Монотонное выполнение большого количества рутинной работы сильно увеличивает риски возникновения ошибок, поскольку усталость накапливается и, как следствие, внимание становится рассеянным.

На сегодня есть два ключевых варианта как сделать бухгалтерскую работу проще. Во-первых, можно расширить отдел бухгалтерии, наняв больше сотрудников. Во-вторых, можно выполнить автоматизацию бизнеса и, в частности, настроить бухгалтерские задачи. И если на первый способ согласятся далеко не все руководители, второй – более практичный и экономичный.

В данном материале будут рассмотрены некоторые бухгалтерские задачи, а также то, каким образом на их выполнение повлияют сервисы 1С и их внедрение.

Составление отчетности

Период составления и сдачи отчетов является самым напряженным в графике специалиста, работающего с цифрами. Всю документацию – бухгалтерскую и налоговую – требуется предоставить к конкретным срокам, а наличие ошибок в ней можно буквально считать чем-то стандартным уже по той причине, что в законодательство часто вносятся определенные изменения.

Специалисты компании «АйБиТи Консалт» предлагают передать подготовку всех отчетных документов специальному сервису. К примеру, такому, как «1С-Отчетность». Данный сервис без проблем подключится к уже существующей конфигурации «1С» и в автоматическом режиме сформирует требуемые бумаги. Это не только существенно ускорит подготовку отчетов, но и заметно снизит риск ошибок и путаниц.

Благодаря внедрению сервиса 1С-Отчетность, можно:

• контролировать налоговую отчетность, не выходя из 1С;
• направлять отчеты в ключевые контролирующие организации, как, например, Банк России, Социальный фонд России, Федеральная налоговая служба, а также Федеральные службы по регулированию рынка и защите прав потребителей;
• обмениваться необходимыми данными с банковскими структурами;
• передавать реестры больничных листов в Фонд соцстрахования;
• получать выписки из Единых госреестров юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
• получать запросы от ФНС и оперативно отвечать на них;
• получать уведомления о том, что отчетные документы доставлены;
• сверять собственные расчеты с показателями Федеральной налоговой службы и Пенсионным фондом.

Специалисты компании «АйБиТи Консалт» благодаря своему многолетнему опыту не раз доказали, что посредством правильно подобранных сервисов обмениваться платежной документацией с банковскими структурами на порядок легче. Все поручения заполняются в программе, а отправить их в банк можно нажатием всего пары кнопок. Кроме того, есть возможность подгружать информацию из интернет-банкинга сразу в систему учета.

Специально для этой работы был создан сервис ДиректБанк. С его помощью можно не только заниматься отправкой платежных поручений, но также удобнее управлять реестром зарплат или выгружать выписки напрямую в 1С. Этот функционал поддерживается большинством банковских организаций, сотрудничающих с бизнесом.

Работа с первичной документацией

Каждому бухгалтеру известно, как бесконечно много времени занимает ввод актов, счет-фактур и прочих первичных документов, если делать все это вручную. Однако полностью ручная работа в данном случае заметно увеличивает риск возникновения ошибок.

В системе 1С можно все это автоматизировать. Такой подход не только позволит сэкономить существенное количество времени, но и понизит риски появления ошибочных данных. Среди сервисов автоматизации можно особенно выделить 1С: Распознавание первичных документов, который позволяет распознавать фото, Excel и PDF файлы, и после проверки заводить их в 1С.

ЭДО

Электронный документооборот является вспомогательной функцией, помогающей автоматизировать бухгалтерский учет. С ее помощью можно отправлять документы в электронном формате. Обычно сбор всех необходимых подписей отнимает много лишнего времени, но благодаря ЭДО можно в разы быстрее обмениваться нужной документацией, согласовывать ее и подписывать. Что в свою очередь существенно ускоряет процесс.

Электронный документооборот полезен, кроме прочего, для контроля контрактов и проектов, а также для оптимизации документооборота между отделами внутри компании, систематизации хранения документации и так далее.

Специалисты компании «АйБиТи Консалт» предлагают подключить не только 1С-ЭДО, но и сервис 1С ДОКИ. Какой из этих вариантов лучше подойдет под текущие задачи, можно узнать у консультантов.

Связь с рабочим штатом

Регулярно поступающие от сотрудников запросы о выписках, отпускных и других рабочих моментах могут сильно отвлечь бухгалтера. С автоматизацией этой задачи поможет сервис 1С: Кабинет сотрудника. Благодаря ему, работники предприятия могут запрашивать нужные справки, писать заявление на отпуск без личного посещения бухгалтерии, просматривать расчетные листы и так далее.

Проверка партнеров

В соответствии с налоговым кодексом РФ, компания обязана проявлять осмотрительность, в том числе и регулярно проверять способность партнерских фирм выполнять установленные договорами обязательства. Специально для этого были разработаны сервисы, позволяющие определить по основным данным характеристики потенциальных партнеров, которые могут вызвать сомнение или даже подозрение.

Чтобы в дальнейшем не пришлось сталкиваться с проблемами в сотрудничестве, специалисты компании «АйБиТи Консалт» рекомендуют обратить внимание на сервисы 1СПАРК Риски и 1С: Контрагент. Они удобны в использовании, а также быстро и легко интегрируются с программой 1С: Бухгалтерия.

Автозаполнение данных контрагентов

В процессе включения нового контрагента в «1С» необходимо вводить различные реквизиты, от ИНН до юридического адреса. Сервис 1С: Контрагент позволяет сократить время заполнения нужных форм до нескольких секунд. Процесс автозаполнения можно инициировать по названию компании. Если названия совпадают у нескольких контрагентов, программа предложит выбрать нужный вариант по уточняющим пунктам – например, по имени руководителя.

Сверка с контрагентами

Сервис 1С: Сверка подойдет для обмена документацией и сверки расчетов по сделкам с компаниями-партнерами. Программа автоматически сверит счет-фактуры. Весь процесс происходит прямо в 1С, что избавляет от хлопот в виде перехода на другую платформу. Если будут обнаружены расхождения, программа сразу укажет на источник проблемы, экономя время бухгалтера на самостоятельный поиск.

Соответствие законодательным требованиям

Время от времени налоговая служба может вернуть документы, отличающиеся по оформлению от вновь обновленных норм. Выполнять подобные правки – неприятные хлопоты.

От проблем подобного рода избавит 1С: ИТС, где можно найти последние новости, комментарии экспертов, рекомендации и многое другое, относящееся к налоговой и бухгалтерской сферам.

Если возник интерес сразу к нескольким сервисам, специалисты компании «АйБиТи Консалт» рекомендуют присмотреться к договору инфо-технологического сопровождения ИТС. В его цену уже включено более 15 сервисов, включая упомянутые ранее в статье. Дополнительно вместе с программами для 1С, клиент получит круглосуточный доступ к инструктажу по работе с ними, обновлениям программ 1С и пр.

Как подобрать подходящие сервисы для автоматизации?

Эти несколько пунктов позволят сделать выбор более обдуманным и взвешенным:

• Отследить время. На протяжении пары недель следить за количеством времени, которое затрачивается на ту или иную задачу. Определить те, которые выполняются дольше других – им и следует отдать приоритет в выборе.
• Составить список сервисов. Перечислить те, что вызвали интерес и могут быть полезны.
• Вычислить расходы и выгоду. При знании системы и суммы оплаты труда, бухгалтеру это будет несложно.
• Изучить отзывы. Для лучшего понимания не помешает прочесть отзывы тех, кто уже пользовался выбранным сервисом.
• Протестировать программы. Во многих из них доступен бесплатный пробный режим. Теория – это хорошо, но практическое применение поможет лучше понять, насколько полезен тот или иной сервис в повседневной работе.

Нет причин опасаться экспериментов в плане попыток упростить ежедневную рутину за счет автоматизации. Напротив, сэкономленное время можно будет потратить на развитие бизнеса или более праздные дела. Если возникли вопросы, клиент может послать запрос, и специалисты компании «АйБиТи Консалт» свяжутся с ним для дальнейших консультаций.